Hvorfor dumme

De fleste småbedrifter - eller i det minste de små bedriftene der eierne ikke allerede er opplært i regnskap - har brukt fiddle-faddle metoden. Regnskapet som følger viser en imaginær hotdog-stativvirksomhet. Den første viser resultatregnskapet for den ene dagen i året som den imaginære hotdog-standen opererer, og den andre viser balansen ved starten av den første driftsdagen.

En enkel inntektsfortegnelse for en pølsestativ

Salgsinntekter	$ 13 000
Mindre: Kostnaden for solgte varer	3 000
Bruttomargin < $ 10 000	Driftskostnader
Leie
$ 1 000	Lønn
4 000	Forbruksartikler
1 000	Sum driftsomkostninger
6, 000	Driftsresultat
$ 4, 000

Kontant $ 1 000

Investering
3 000	Sum anleggsmidler
$ 4 000	Forpliktelser
Leverandørgjeld	$ 2 000
Utbetalt lån
1 000	Eier
'	s egenkapital
S. Nelson, hovedstad 1 000 Sum gjeld og egenkapital
$ 4 000
Med fiddle-faddle metode for regnskap beregner du hver enkelt tall som er vist i regnskapet. For eksempel viser salgsinntektsfiguren vist i den første tabellen 13 000 dollar. Den fiddle-faddle metoden for regnskap krever at du på en eller annen måte kommer opp med dette salgsinntektsnummeret manuelt. Du kan kanskje komme opp med dette nummeret ved å huske hvert salg du gjorde over dagen. Eller, hvis du forbereder fakturaer eller salgskvitteringer, kan du kanskje komme opp med dette nummeret ved å legge til det enkelte salg. Hvis du har et kasseapparat, kan du også komme opp med dette nummeret ved å se kassekassettbåndet.	Andre inntekter og kostnadsnumre og balansenumre blir beregnet på samme grov måte. For eksempel blir $ 1 000 av leiekostnaden beregnet ved å enten huske hvilket beløp du betalte for utleie, eller ved å se i sjekkebokregistret og finne sjekken du skrev til leie.

Noen av verdiene som vises i en resultatregnskap eller på en balanse, får

plugget, noe som betyr at de beregnes ved hjelp av andre tall fra regnskapet. For eksempel ser du ikke opp profittbeløpet på et bestemt sted; I stedet beregner du fortjeneste ved å trekke ut kostnader fra inntekter. Du kan selvsagt også beregne balanseverdier, for eksempel samlede eiendeler, egenkapital og total ansvar for egenkapitalen.

Den fiddle-faddle metoden for regnskap fungerer rimelig bra for en veldig liten bedrift så lenge du har en god sjekkliste. Så, for en veldig liten bedrift, kan du kanskje komme unna med denne grove, piecemeal tilnærming til regnskap. Men uheldigvis lider fiddle-faddle-metoden av tre fryktelige svakheter for et firma som ikke har super-enkle finanser: Det er ikke systematisk nok til å bli automatisert.

En systematisk tilnærming som dobbeltbokføring kan automatiseres, slik QuickBooks gjør. Fordi fiddle-faddle-tilnærmingen ikke kan automatiseres, går du eller noen dårlige medarbeidere hver gang du vil produsere regnskap, til en enorm mengde arbeid for å samle tallene og alle de rå dataene.

Det er veldig enkelt å miste detaljer.

• Hvis du kjenner driftsutgiftskategorier som virksomheten oppstår, er det ganske enkelt å se gjennom sjekkeregisteret og finne sjekken eller sjekken som betaler leie, for eksempel. Men hva om du også har en reklamekostnadskategori eller en forretningslisensutgift, eller en annen lett å glemme kategori? Hvis du glemmer en kategori, savner du utgifter. Det tillater ikke grundig feilkontroll.

• Feilsøking er viktig med regnskaps- og bokføringssystemer. Med alle tallene og transaksjonene som flyter rundt, kryper feilene enkelt inn i systemet.