Hva skjer når du kondenserer QuickBooks Company File - dummies

QuickBooks-filkondenseprosessen gjør to ting: Kommandoen QuickBooks Condense lager en permanent kopi av QuickBooks-datafilen (kalt en arkivkopi av filen); filkondenseprosessen gjør datafilen mindre ved å oppsummere mange gamle lukkede, detaljerte transaksjoner som bruker store monsterjournaloppføringer.

Fordi denne kondensering og arkivering kan være litt forvirrende, er det et raskt sammendrag av nøyaktig hva som skjer når du kondenserer QuickBooks-firmafilen. Her er hva QuickBooks vanligvis gjør under prosessen:

• Lagrer en arkivkopi av firmafilene dine: Når du kondenserer QuickBooks-firmafilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av filen.

• Fjerner gamle lukkede transaksjoner: Som en del av kondensprosessen gir QuickBooks deg muligheten til å fjerne gamle, lukkede transaksjoner fra den nåværende, fungerende versjonen av QuickBooks-firmafilen. Husk at arkivering oppretter en arkivkopi av QuickBooks-firmafilen.

  Du har fortsatt den fungerende versjonen av QuickBooks-firmafilen, og det er denne nåværende, fungerende versjonen av QuickBooks-firmafilen som blir ryddet opp eller kondensert ved fjerning av gammel, lukket transaksjoner.

  Avsluttede transaksjoner er transaksjoner som QuickBooks ikke lenger trenger å spore i detalj. For eksempel er en gammel kundefaktura - etter at den er betalt - en lukket transaksjon. En gammel sjekk skrevet til noen leverandør - etter at banken har ryddet - er en lukket transaksjon.

• Oppsummerer gamle, lukkede transaksjoner: Fordi de gamle, lukkede transaksjonene fjernes fra QuickBooks-datafilen, oppretter kondensering vanligvis oppsummerte månedlige journaloppføringer for de gamle, lukkede transaksjonene og plasserer disse sammendragstransaksjonene i gjeldende, fungerende versjon av QuickBooks datafilen.

  Disse oppsummerte månedlige journaloppføringene tillater deg å fortsette å utarbeide månedlige regnskap. For eksempel, selv om arkivering fjerner alle de gamle, lukkede transaksjonene fra for eksempel januar 2011, kan du fortsatt produsere regnskap for januar 2011 i 2014. For å produsere månedlige regnskap for januar 2011 bruker QuickBooks oppsummering av månedlige journaloppføringer.

• Rydder revisjonssporet: QuickBooks opprettholder et revisjonsspor som viser hvem som har angitt hvilke transaksjoner. En nesten skjult effekt av opprydding av QuickBooks-datafilene gjelder revisjonssporet. Hvis du rydder opp en firmafil og viser at firmafilen skal kondenseres, rydder QuickBooks revisjonssporet før "fjernet lukket transaksjon på eller før" dato.

  Med andre ord, for tiden som QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaksjoner, fjerner den også revisjonssporet for disse transaksjonene.

Kondensfilprosessen betyr vanligvis å lage en kopi av QuickBooks-datafilen som du lagrer og legger bort et sted og deretter lager en nedskalert versjon av arbeidsfilen. Kommandoen som du bruker til å kondensere QuickBooks-firmafilen, tillater deg også å lage nesten tomme firmafiler.

De fleste trenger aldri å bruke dette alternativet. Bare én kategori av QuickBooks-brukere som kanskje vil lage nesten tomme firmafiler: CPAer og konsulenter (som ønsker å gjenbruke en firmafil for en annen forretningsenhet eller klient), vil kanskje bruke denne kommandoen til å lage bedriftsdatafiler som har mange av lister opprettet allerede.