Ved hjelp av QuickBooks for å administrere inventar i et produksjonsfirma - dummies

Sporing av inventar i et produksjonsfirma er vanskeligere enn i andre typer virksomheter. Når du koker ned alt til sitt essens i QuickBooks, stammer problemet fra et par vanskelige regnskapskrav:

• I et produksjonsmiljø kombinerer produsenten råvarer i ferdigvarer. Dette betyr - og dette er den utfordrende delen - at produksjonsprosessen reduserer beholdningstall og verdi for enkelte gjenstander (råmaterialene eller komponentene) og samtidig øker antallet og verdien av den andre, varer varer.
• I et produksjonsmiljø sier reglene at du ikke bare teller verdien av varer i varelagerets varelager. Du teller også kostnaden for arbeidskraft og fabrikkoverhead som brukes til å produsere varene.

QuickBooks løser det første problemet knyttet til produksjonsinventar, men det løser ikke eller adresserer det andre problemet. Heldigvis, så lenge du er en liten produsent, trenger du sannsynligvis ikke å bekymre deg for mye om det andre problemet. Du bør spørre CPA om dette. Men ikke bekymre deg - Kongressen og Internal Revenue Service har gitt en haug med smutthull som gjør regnskapet lettere for de små gutta.

Håndtering av produsert inventar på den enkle måten

Hvis du bruker QuickBooks Pro eller noen tidligere versjoner av QuickBooks Premier, har du ikke mulighet til å ta hensyn til fremstilling av lager i QuickBooks. Det beste du kan gjøre er gruppeposter for å kombinere i individuelle elementer i kundens faktura.

Denne tilnærmingen lyder slurvet, men det er ikke så ille som du kanskje tror ved første rødme. Du kan velge å bare vise gruppeposten i en kundefaktura. Dette betyr - å komme tilbake til eksemplet til blomsterhandleren som selger røde roser og vaser - at blomsterhandleren kan "produsere" en krystallvase av et dusin røde roser og deretter vise den produserte gjenstanden som en gruppeobjekt i kundens faktura.

Den ene tingen som er problematisk om "bare bruk en gruppeobjekt" -tilnærming er at den ikke gir deg mulighet til å spore ferdigvarens varelager.

Utføre beholdningsregnskap i QuickBooks

For å ta hensyn til produksjonen av inventar i QuickBooks Premier eller QuickBooks Enterprise Solutions, legger du til lagerinnsamlingselementer i produktlisten for de produktene du produserer. Du registrerer også produksjonen av varer som du … vel, produserer dem.

Anta at Pine Lake Porselen for det meste bare kjøper og videreselger kaffekruser og andre porselenodadser. Men antar også at Pine Lake Porselen en gang i året samler en samling av røde kaffekopper inn i en boks med St. Valentinsdag gaveesett. I dette tilfellet kan QuickBooks ta opp samlingen av et eske med esker som kombinerer for eksempel fire røde kaffekopper, en pappkasse og litt innpakning av vevspapir.

Legge til lagermonteringselementer

For å beskrive produserte gjenstander, følg disse trinnene:

1. Velg Lister → Elementliste.

   QuickBooks viser vinduet Item List.

2. Klikk på element-knappen i elementlistevinduet, og velg nytt fra rullegardinlisten.

   QuickBooks viser vinduet Nytt element.

3. Velg elementet Inventory Assembly fra rullegardinlisten Type.

   QuickBooks viser Inventory Assembly-versjonen av vinduet Nytt element.

4. Angi kontoen som skal brukes til å spore kostnaden for dette elementet når du selger det.

   QuickBooks foreslår at varen er solgt for varer. Hvis du har opprettet andre kontoer for COGS, velger du den andre aktuelle kontoen.

5. Beskriv det produserte elementet.

   Skriv inn en beskrivelse av elementet du vil se i dokumenter som kundene dine ser, for eksempel fakturaer. (QuickBooks antyder samme beskrivelse som du brukte i tekstboksen Beskrivelse på kjøpstransaksjoner som standard.)

6. Angi beløpet du belaster for elementet i salgsprisboksen.
7. Angi om det produserte varen er utsatt for merverdiavgift ved å bruke rullegardinlisten Skattekode.
8. Bruk rullegardinmenyen Inntektskonto for å angi hvilken konto du vil bruke QuickBooks til å spore inntektene fra salget av varen.
9. Identifiser komponentene som går inn i det ferdige elementet.

   Bruk listen over varemerker for å identifisere de enkelte komponentelementene og mengdene som trengs for å gjøre lagerinnretningen. Hver komponent element går på en egen linje i listen. Ikke for overflødig, men vær oppmerksom på at du identifiserer både komponentelementet og antall komponentelementer som trengs.

10. Identifiser aktivakontoen.

    Angi den andre nåværende aktivakontoen du vil at QuickBooks skal bruke til å spore verdien av dette varelageret.

11. Velg et byggepunkt.

    Bruk Build Point-boksene til å angi den laveste beholdningskvantiteten til dette elementet som kan forbli før du produserer mer. Når lagernivået faller til denne mengden, legger QuickBooks en påminnelse til påminnelseslisten, og gir deg beskjed om at du må gjøre mer av varen.

12. Ignorer På-hånden og Totalverdiene-boksene.

    Se på Hand-boksen? La det stille til null. For å skrive inn et nummer, er det å registrere en ikke-kategorisert transaksjon, og du vil ikke gjøre det. Gå videre og la feltet Totalverdier settes til null også.

13. La boksen As of empty, eller skriv inn gjeldende dato.

    Det spiller ingen rolle.

Inventory Assembly versjon av vinduet Nytt element.

Opptaksproduksjon eller montering av gjenstander

For å bygge noen montering, velg leverandør → Inventory Activities → Build Assemblies-kommandoen.QuickBooks viser vinduet Build Assemblies. Alt du gjør er å velge tingen du vil bygge fra rullegardinmenyen Assembly Item, og skriv deretter inn mengden som du (eller en ubarmhjertig medarbeider) bygget i boksen Quantity to Build i nederste høyre hjørne. Deretter klikker du enten Build & Close eller Build & New-knappen. (Klikk på Bygg og Ny-knappen hvis du vil ta opp samlingen av noen andre elementer.)

Versjonsversjonen av vinduet Nytt element.

Her er noen ting å huske om kommandoen Build Assemblies:

• I øverste høyre hjørne av vinduet viser QuickBooks mengden av enheten du har til hånden og antall kunder som har bestilt. Det er ganske nyttig informasjon å ha, så husk at det er der.
• En tabell i vinduet Build Assemblies viser hva som går inn i produktet. Ikke det du bryr deg om, men dette er en faktura.
• På bunnen av materiallistelisten viser QuickBooks det maksimale antall enheter du kan lage, gitt dine nåværende beholdningsbeholdninger.
• Når du bygger et element, justerer QuickBooks varelagerets teller. Hvis du lager boks gave sett, hver med fire røde krus og to innpakning vev, reduserer QuickBooks elementene teller av røde krus og innpakning vev, og øker varen teller av boks gave settene når du registrerer bygningen enheten.

Noen av komponentene som brukes i en samling, kan ikke være inventar. Du kan bruke ikke-inventariske deler i en montering.

Administrere flere lagerplasseringer

QuickBooks Enterprise Solutions lar deg håndtere opptaksutfordringen med å lagre inventar på flere steder. For å slå på denne funksjonen, kalt Advanced Inventory Tracking, velger du kommandoen Rediger → Innstillinger, klikker på Elementer og beholdning, klikker på fanen Firmainnstillinger, og klikker deretter Avansert innstillinger for lagerinnstillinger.

Hvis du bruker Enterprise Solutions-versjonen av QuickBooks, viser QuickBooks dialogbokser som lar deg bygge en liste over lagringssteder, og legger også til felt i aktuelle vinduer og dialogbokser, slik at du kan spore oppføringsobjekter etter nettsted. Hvis du ikke bruker Enterprise Solutions-versjonen av QuickBooks, viser QuickBooks informasjon om hvordan du kan oppgradere til Enterprise Solutions.