Ved hjelp av revisjonsbaner i QuickBooks - dummies

Hvis du bestemmer deg for å tillate flere brukere tilgang til QuickBooks-datafilen, vil du kanskje slå på QuickBooks Audit Trail-funksjonen. Funksjonen Audit Trail kan du holde oversikt over hvem som gjør hvilke endringer i QuickBooks-datafilen. Hvis du har mer enn én person, endrer informasjonen i QuickBooks - med andre ord, har du flere brukere som arbeider med QuickBooks datafil - du bør velge avmerkingsboksen Bruk revisjons spor. Vær oppmerksom på at bruk av revisjonsstien reduserer QuickBooks litt. For denne nedbrytningen i ytelse, får du imidlertid en permanent oversikt over hvem som gjør det i QuickBooks.

Hvis du arkiverer en firmafil og angir at firmafilen skal kondenseres, rydder QuickBooks revisjonssporet før "fjernet lukket transaksjon på eller før" dato. Med andre ord, for den tid hvor QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaksjoner, fjerner den også revisjonssporet av disse transaksjonene.

Følg disse trinnene for å slå på QuickBooks Audit Trail-funksjonen:

en. Velg Rediger-menyens Innstillinger-kommando.

QuickBooks viser dialogboksen Preferanser.

2. Angi at du vil endre en regnskapsinnstilling for bedriftens datafil.

For å indikere at du vil bruke regnskapsprinsippene, bruk ikonlinjen ved den venstre kanten av dialogboksen Innstillinger for å velge regnskapssett av innstillinger. (Ikonet for regnskapsprinsipper vises øverst i listen.) Etter at du har gjort dette, klikker du på fanen Firmainnstillinger.

3. Angi at du vil bruke en revisjonssti.

For å fortelle QuickBooks at du vil bruke et revisjonsspor, merk av for Bruk revisjonsspor og klikk OK. Fra det øyeblikket holder QuickBooks en oversikt over hvilke brukere som gjør endringer i regnskapet.

For å lage en revisjonsveiledningsrapport, velg bare kommandoen Rapportør-menyens regnskapsfører og skatt, og velg deretter kommandoen Auditspor fra undermenyen.