Forstå dokumentbevarelse med QuickBooks 2011 - dummies

Selv med QuickBooks rundt, lurer bookholders ofte på hvor lenge de skal beholde gamle rapporter, kopier av fakturaer og andre biter av regnskapsinformasjon. Det finnes ikke et svar på alle størrelser, men QuickBooks kan hjelpe deg med dokumentoppbevaring. Det er imidlertid noen ting å tenke på:

• Vurder om den andre parten i en transaksjon noensinne vil ønske informasjonen. Hvis du for eksempel krangler med en leverandør om hvorvidt du har betalt noe regning, er det fornuftig å henge på disse leverandørregningene og eventuelle poster over betalingen din så lenge argumentet kan fortsette. Dette betyr at eventuelle papirer som dokumenterer leverandørregninger og utbetalinger ikke nødvendigvis beholdes hvis du ikke har et problem.

• Vurder skattekrav. Etter lov (mange mennesker forstår ikke dette), er det nødvendig med en virksomhet for å opprettholde regnskapsmessige poster for å rapportere resultat, tap, inntekt og fradrag til Internal Revenue Service. Dette betyr at noe som du trenger for å beregne fortjenesten din eller dokumentere elementer i beregningene dine, skal opprettholdes. Imidlertid finnes det en lovbegrensning som vanligvis går tre år fra datoen du sist sendte innkastet. Dette betyr at du i de fleste tilfeller ikke trenger å beholde papirarbeid som er eldre enn tre år forbi avkastningen den vedrører. Et ord med forsiktighet er i orden fordi det finnes et par unntak fra denne treårige vedtektsrammen:

  • Hvis du har vært veldig slurvet og gjennom din slumring utelatt bruttoinntekt i overkant av 25 prosent av det du ser tilbake, er loven om begrensninger seks år.

  • Hvis ingen retur er innlevert eller en falsk retur er innlevert, finnes det ingen lovbestemmelser om begrensninger.

• Vurder de gamle postene som du kanskje trenger i fremtiden for å beregne et element for selvangivelsen. Disse må beholdes. For eksempel, hvis du kjøpte en fabrikk for 30 år siden, behold de kjøpene før du har solgt fabrikken.

• Tenk på at det i noen bransjer finnes andre regler eller regler for dokumentbevaring. For eksempel, hvis du er en lege, beholder du dine gamle pasientrekorder - og dette kan inkludere pasientregnskapsinformasjon - i lengre tid enn bare tre år. Disse andre dokumentretthetsregler varierer etter bransje. Finn ut hva reglene gjelder for din bransje.

Du vil kanskje tenke to ganger om å bare kaste ut økonomiske poster.Du vil kanskje kutte dem. Noen store butikkkontorforsyningsbutikker tilbyr shredding i butikken til rimelige priser.