Tips for å jobbe med MYOBs regler og bankmater - dummies

En av de store tingene med MYOB AccountRight er at du kan sette opp bankregler for å tildele transaksjoner automatisk. Her er noen tips for hvordan du oppretter regler som fungerer riktig hver gang.

• Hold regelbetingelsene så enkle som mulig. For eksempel kommer en nylig betaling til din mekaniker opp som 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Visst, du kan opprette en regel som forteller MYOB å allokere en transaksjon med disse eksakte ordene til motorkostnad, men i stedet ta et øyeblikk for å forenkle regelbetingelsene. For eksempel, opprett en regel som forteller MYOB å allokere en transaksjon med ordene "BAY AUTOMOTIVE" til motorkostnad. På denne måten, hvis du betaler med kredittkort i stedet for EFTPOS neste gang, eller mekanikeren endrer sin handlerfasilitet, slik at kontoutskriften viser forskjellig, er regelen mer sannsynlig å forbli riktig.

• Hold regelnavn informativ og lett å identifisere. MYOB standardiserer å bruke hele beskrivelsen fra teksten i kontoutskriften som regelnavnet. Ved hjelp av eksemplet ovenfor blir regelnavnet 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Ikke godta denne standarden, men rediger i stedet regelnavn for å gjøre reglene enklere å finne i fremtiden. For eksempel er et godt regelnavn for denne transaksjonen sannsynligvis "Bilautomater for bilkjøretøy", da dette navnet inneholder både den relevante bankoppgaven, samt typen av utgift.

• Når du oppretter en regel, gå alltid til Avanserte alternativer og skriv inn leverandøren eller kundenavnet nederst til høyre. Selv om du velger et kort, er det ikke obligatorisk, husk at med mindre du velger et kort, vil du ikke kunne se opp alle transaksjoner for denne kunden eller leverandøren i fremtiden. Dette fraværet av detaljert transaksjonshistorikk kan være en ekte smerte, så ta ekstra øyeblikk for å legge til denne informasjonen hver gang du oppretter en ny regel.

  Når du bruker Internett-banktjenester til å foreta elektroniske innbetalinger til leverandører, tenk nøye på hvordan beskrivelsen skal vises på kontoutskriften. Spør deg selv, skal du kunne lage en regel basert på denne beskrivelsen? Svaret på dette spørsmålet avhenger både av banken din og om betalingsmottakerens navn alltid vises på uttalelsen. Et tips er å lagre leverandørdetaljer og betalingsbeskrivelser i din internetbank, slik at nøyaktig samme tekst vises hver gang. På denne måten kan du opprette en regel basert på den spesifikke teksten.

• Hold øye med dupliserte regler. Gå gjennom listen over regler fra tid til annen, og kontroller hvordan du har angitt dine forhold.Hvis du kan se to regler som har de samme forholdene, kan du enten slette en av reglene eller variere regelbetingelsene.

• Få MYOB til å dele personlige prosenter automatisk. For utgifter du regelmessig deler mellom bedrift og personlig (for eksempel, kanskje du alltid tildeler 75 prosent bensin til bedrift og 25 prosent til personlig), bruk avanserte alternativer for å lage en regel som splittes automatisk.

• Når du er i Bank Feeds-vinduet, hvil alltid musen på ikonet Regel brukt før du klikker Godkjenne. På denne måten viser MYOB hvilken konto transaksjonen skal tilordnes til, og du kan kontrollere at regelen fungerer som den skal.

• Ikke opprett en regel under forutsetning av at enhver transaksjon som inneholder ordet "BP" blir tildelt bensin. Hvorfor ikke? Fordi hvis du gjør det, vil hver BPAY-transaksjon, uansett om den er for strøm, telefon eller skatt, bli tildelt bensin, fordi "BPAY" inneholder bokstavene "BP".

• Hvis du har et høyt volum av transaksjoner, bør du vurdere å spesifisere regelnavnet i Memo-feltet når du oppretter en regel. Hvis du for eksempel oppretter en regel under forutsetning av at hver transaksjon som inneholder ordene "Katoomba Au" er tilordnet til kjøretøyreparasjoner (fordi Katoomba Au i dette tilfellet står for Katoomba Automotive '), er det et triks å gå til Avanserte alternativer og som memo for denne regelen, skriv "Transaksjon opprettet ved hjelp av Katoomba Automotive Rule". På denne måten, hvis du vurderer transaksjoner ved utgangen av kvartalet eller slutten av året, og du finner ut at transaksjoner har blitt tildelt feil, vet du hvilken regel som har forårsaket at ting går galt.

Brukes riktig, kan bankregler lagre opptil 90 prosent av datainngangstid, og eliminere praktisk talt behovet for tidkrevende bankavstemming.