Samtidige Multi-User QuickBooks 2014 Access - dummies

QuickBooks tillate samtidig bruk av QuickBooks-datafilen av flere brukere. Noen ganger trenger du bare en enkelt datamaskin og en enkelt kopi av QuickBooks, selv om du har flere ansatte ved hjelp av QuickBooks. For eksempel, hvis en liten bedrift kun har en administrativ assistent og eieren har tilgang til en QuickBooks-datafil, kan en kopi av QuickBooks som kjører på en personlig datamaskin, være alt som kreves.

For å muliggjøre samtidig bruk av QuickBooks-datafilen av flere brukere, forutsigbart må du først konfigurere flere brukere.

Når du har satt opp flere brukere, kan du installere QuickBooks-programmet på andre personlige datamaskiner og da - forutsatt at alle disse personlige datamaskinene kobler seg til et Windows-nettverk - bruk de andre kopiene av QuickBooks for å få tilgang til QuickBooks-datafilen lagret på den første eller hoveddatamaskinen.

For å bruke QuickBooks i et miljø med samtidig bruk av flere brukere, må du også fortelle QuickBooks at denne samtidig bruk er ok. For å gjøre dette, velg Fil → Bytt til Multi-User Mode-kommandoen. (Hvis du vil slå av denne multifunksjonsmodusen senere, velger du filen File → Bytt til Single User Mode-kommandoen igjen.)

QuickBooks støtter samtidig bruk av flere brukere gjennom en teknologi som kalles rekordlåsing, som låser alle postene at du jobber med, men ikke hele QuickBooks-datafilen. For eksempel, hvis du vil jobbe med selskap A, og en annen bruker ønsker å jobbe med firma B, er det greit. QuickBooks tillater det.

Hva du og den andre brukeren ikke kan gjøre, er imidlertid arbeid på samme firma (selskap A eller B) samtidig. Dette vil bety at du jobber med samme kundeoppføring.

Du kan ikke installere samme kopi av QuickBooks på flere maskiner og har lovlig et QuickBooks-system med flere brukere. Du må kjøpe en kopi av QuickBooks for hver maskin som QuickBooks er installert på. Vær imidlertid oppmerksom på at Intuit selger noen versjoner av QuickBooks med flere brukere, der du faktisk kjøper fem lisenser i en boks med QuickBooks.

(Enterprise-versjonen av QuickBooks støtter flerebrukernettverk med opptil 30 samtidige brukere, og de andre versjonene av QuickBooks støtter flerebrukernettverk med opptil 5 samtidige brukere.)

Du vil kanskje ha flere QuickBooks Brukere hvis salgsrepresentanter i firmaet forbereder fakturaer eller utarbeider bud for kunder. I dette tilfellet vil du kanskje ha hver selger satt opp på QuickBooks.Vær imidlertid oppmerksom på at disse selgerne kun skal ha mulighet til å opprette en faktura eller kanskje lage og skrive ut et fakturaestimat.

Du vil være veldig forsiktig med å la uerfarne regnskapsmessige brukere full tilgang til regnskapssystemet.