Sage Instant Accounts For Dummies Cheat Sheet (UK Edition) - dummies

Av Jane E. Kelly

Trenger du et håndtak på ny eller liten bedriftskonto? Bruk dette Cheat Sheet for noen raske og enkle tips om hvordan du bruker Sage Instant Accounts-programvare til å administrere regnskapsdetaljer i virksomheten din.

9 Sage Instant Accounts Funksjonstastens snarveier

Funksjonstastene Sage Instant Accounts kan spare deg tid og krefter midt i en hektisk arbeidsdag. For å bruke regnskapsprogramvaren til beste fordel i din nye eller småbedrift, må du huske disse tastekombinasjonene:

• F1: Uansett hvor du er på Sage, kan du trykke på F1 for å få relevante hjelpemner for den aktuelle skjermen.

• F2: Denne praktiske nøkkelen trekker opp en liten skjermkalkulator som du kan bruke til å sjekke tallene dine - for å se at en faktura legger til riktig før du skriver inn den, for eksempel.

• F3: Trykk på denne tasten når du skriver inn detaljer på en produktfaktura for å åpne vinduet Rediger elementlinje. Kontoer Profesjonelle brukere kan også bruke denne nøkkelen til å åpne vinduet Rediger elementlinje fra et salgs- eller innkjøpsordre.

• F4: Ved å trykke på denne funksjonstasten kan du se hele listen over et felt med en rullegardinpil. Den åpner en kalkulator i et tallfelt eller en kalender i et datafelt.

• F5: Denne nøkkelen åpner en valutaomformer i et numerisk felt og stavekontroll i et tekstfelt.

• F6: Trykk på denne tasten for å kopiere informasjonen fra cellen over til den gjeldende cellen du arbeider med. Denne funksjonen er nyttig når du legger inn en gruppe fakturaer.

• F7: Denne tasten legger inn en linje over den du jobber med.

• F8: Trykk på denne tasten for å slette linjen du er på.

• F9: Denne nøkkelen beregner nettobeløpet på en faktura og mva-elementet hvis du bare har bruttobeløp (beløpet inkluderer merverdiavgift).

3 Topptips for sikkerhetskopiering i Sage Instant Accounts

Å holde gode regnskapsposter er nøkkelen til suksess. Sikkerhetskopiering av bøkene er like viktig når du bruker Sage Instant Accounts-programvare. Sørg for at dataene dine alltid er beskyttet ved å følge disse tipsene og redusere risikoen for å miste arbeidet ditt.

• Pass på at du tar en sikkerhetskopi minst en gang om dagen hvis ikke mer. Jo større mengden data du oppgir, desto oftere må du sikkerhetskopiere.

• Gi sikkerhetskopiene fornuftige navn og bruk det siste transaksjonsnummeret der det er mulig. Dette kan virkelig hjelpe deg hvis du trenger å gjenopprette dataene dine.

• Hold alltid et dagboksbeskrivelse for det siste transaksjonsnummeret som ble angitt den dagen, og du kan krysse referanse dette mot sikkerhetskopienavnet du har gitt det.

Administrere dine månedlige kontoer i Sage Instant Accounts

Selv om din Sage Instant Accounts-programvare kan hjelpe deg med å holde oversikt over bedriftskontoene dine, må du utføre bestemte jobber hver måned for å være sikker på at alt er i orden. Her er en nyttig sjekkliste for å sikre at bedriftskontoene dine er oppdaterte og nøyaktige som de kan være:

• Skriv inn salg og kjøp av fakturaer.

• Skriv inn alle kvitteringer og betalinger fra sjekkstubber og innbetalingsskjemaer.

• Oppgi direkteavgifter, bankautomatiserte clearingtjenester (BACS), overføringer og så videre fra kontoutskrifter.

• Avstem bankkontoer, inkludert kredittkort.

• Skriv inn tidsskrifter (eller kjør veivisere) for periodisering, forutbetalinger, avskrivninger og så videre.

• Angi lagerjournaler eller kjør Open / Closed Stock-veiviseren

• Kjør Momsavkastning (hvis på grunn).

• Skriv inn PAYE-tidsskrifter og MVA-tidsskrifter, og kjør veiviserne om nødvendig.

• Forfallsgodkjente debitorer og eldre kreditorer rapporter for perioden.

• Kjør overskudd og tap og balanse for perioden.

• Kjør månedens slutt (Verktøy> Period-End> Month-End).