Innspill dine regninger med QuickBooks 2003 - dummies

Når en regning kommer inn, er det første som skal gjøres, å registrere det. Du kan registrere regninger gjennom vinduet Skriv inn regninger eller regnskapet som kan betales. Hvis du planlegger å spore regninger på bekostning og element, må du bruke vinduet Skriv inn regninger.

Følg disse trinnene for å registrere en regning gjennom dialogboksen Skriv inn regninger:

1. Velg Leverandører -> Angi regninger.

Alternativt, velg Leverandører fra listen Navigatorer og klikk deretter på ikonet Enter Bills. Du er uten tvil oppmerksom på at den øverste halvdelen av dette vinduet ser mye ut som en sjekk - det er fordi mye av informasjonen du legger her ender opp med å sjekke at du skriver for å betale regningen. (Hvis du ser ordet Kreditt øverst i skjemaet i stedet for Bill, klikker du på alternativet Bill i øverste venstre hjørne. Du kan også bruke dette skjermbildet for å legge inn kreditt fra leverandører.)

2. Velg navnet på leverandøren du betaler.

Hvis du vil betale denne regningen til en leverandør som allerede er på leverandørlisten, klikker du bare på nedpilen på slutten av leverandørlinjen og velger leverandøren. (QuickBooks fyller deretter vinduet Enter Bills automatisk med så mye informasjon som det kan huske.) Men hvis denne leverandøren er ny, ber QuickBooks deg om å legge til eller sette opp noen opplysninger om leverandøren - adressen, kredittgrensen, betalingsbetingelsene, og så videre. Du oppgir denne informasjonen i vinduet Nyleverandør.

Hvis du har en eller flere ubestillte innkjøpsordrer hos selgeren du velger, spør QuickBooks deg om du vil motta mot en innkjøpsordre. Klikk Ja hvis du gjør det eller Nei hvis du ikke gjør det. Hvis du velger å motta mot en innkjøpsordre, viser QuickBooks dialogboksen Åpne innkjøpsordrer. Det viser bare de åpne innkjøpsordrene du har registrert. Når du velger en eller flere innkjøpsordrer for å motta, fyller QuickBooks elementene og beløpene fra disse ordrene for deg, som du kan endre etter behov.

For å opprette en innkjøpsordre, som bare er en oversikt over varer du bestiller fra leverandører, velger du Leverandører -> Opprett innkjøpsordre. Når QuickBooks viser vinduet Opprett innkjøpsordre, beskriv bestillingen din. Du skriver ut og endrer innkjøpsordrer på samme måte som du skriver ut fakturaer og kredittnotaer.

3. Velg betalingsbetingelsene som beskriver når regningen forfaller.

I rullegardinmenyen, åpne rullegardinlisten og velg betalingsbetingelsene (hvis informasjonen ikke allerede er der fra når du konfigurerer leverandøren).

4. (Valgfritt) Skriv inn et notat for å beskrive regningen.

Du kan legge inn et notat i Memo-boksen. Notatet du skriver inn, vises på A / P-registeret.

5. Flytt markøren ned til Konto-kolonnen på Utgifter-fanen og skriv inn et kostnadskonto navn.

Sjansen er at du vil skrive inn navnet på en utgiftskonto som allerede er på kontoplanet. Hvis det er tilfelle, klikk på nedpilen for å se en liste over alle kontoene dine. Du må sannsynligvis rulle nedover listen for å komme til kostnadsregnskapet (en rask måte å flytte ned på listen er å begynne å skrive kontonavnet - du går rett ned i listen). Klikk på kontoen som denne regningen representerer (mest sannsynlig det er Forbruksartikler eller noe sånt).

Hvis du trenger å opprette en ny utgiftskonto kategori for denne regningen, velger du fra toppen av listen. Du ser dialogboksen Ny konto. Fyll ut informasjonen og klikk OK.

Hva om pengene du betaler ut på grunn av denne regningen kan deles mellom to, tre eller fire regnskapsregnskap? Bare klikk under kontoen du nettopp har skrevet inn. Pil ned vises. Klikk på den for å legge inn en annen utgiftskonto, og en annen, og en annen, hvis du vil.

6. Tast over til beløpskolonnen, om nødvendig, og endre tallene.

Hvis du deler denne regningen mellom flere kontoer, må du kontrollere at tallene i kolonnen Beløp legger til summen av regningen.

7. (Valgfritt) Skriv inn ord med forklaring eller visdom i Memo-kolonnen.

8. (Valgfritt) Tilordne utgiften til en kunde: Jobb.

Hvis du planlegger å bli refundert for disse utgiftene, eller hvis du bare vil spore utgiftene dine etter jobb, skriv inn kunden som skal tilbakebetale deg. Oppgi et beløp for hver konto, om nødvendig. Du kan bruke nedpilen til å finne kunder og deretter klikke på dem.

9. (Valgfritt) Tilordne utgiften til en klasse.

Du kan også spore utgifter i klassen ved å lage oppføringer i kolonnen Klasse. Legg merke til vanlig pil ned og klikk på den for å se en liste over klasser. (Du ser ikke en kolonneklasse med mindre du har fortalt QuickBooks at du vil bruke klasser.)

Hvis du vil at QuickBooks skal spore utgifter etter klasse, kan du sette opp det for å gjøre det. For å sette opp QuickBooks for å spore utgifter, velg Rediger -> Innstillinger. Når QuickBooks viser dialogboksen Innstillinger, klikker du på ikonet for regnskap, klikker på fanen Selskapsinnstillinger, og merker av for Bruk klassesporing.

Hvis du vil, klikker du på Kalkuler-knappen for å totale utgiftene.

10. Bruk fanen Elementer til å registrere de forskjellige elementene som regningen representerer.

Klikk på fanen Elementer. Skriv inn elementene du kjøpte og prisene du betalte for dem.

Hvis du skjønner at regningen faktisk har betalt en innkjøpsordre, delvis, klikker du på Velg post-knappen, som vises på fanen Innstillinger i vinduet Skriv inn regning.

I rullegardinlisten Leverandør klikker du navnet på leverandøren som sendte deg regningen. I listen over åpne innkjøpsordrer klikker du i kolonnen til venstre for å sjekke ved siden av innkjøpsordren (eller ordrene) som du betaler for. Enkelt nok? Klikk på OK når du er ferdig, og QuickBooks fyller ut fanen Elementer automatisk for deg.

11. Flytt til kolonnen Element og skriv inn et navn for elementet.

Merk nedpilen i denne kolonnen. Klikk på den for å se elementlisten. Viser varen du betaler for på denne listen? I så fall, klikk det elementet. Hvis ikke, velg fra toppen av listen og fyll ut vinduet Nytt element.

12. Fyll inn resten av rader med elementer på fanen Elementer.

Du kan legge inn alle elementene du kjøper her. Pass på at fanen Elementer viser nøyaktig de produktene du kjøper, deres kostnader og mengdene deres. Hvis du vil, klikker du på Beregn-knappen for å summere elementene.

13. Lagre regningen.

Klikk på Lagre og Ny for å lagre posten til regningen og deretter legge inn en annen regning. Eller klikk Lagre og Lukk for å registrere regningen din, men ikke betale en annen regning.