Avstemme bankkontoen din i salvie 50 - dummies

Før du begynner en bankavstemming i Sage 50, må du forsikre deg om at du har inngått hovedparten av dine finansielle transaksjoner i den perioden du forener. Tradisjonelt ville bokholderne forene bankkontoen ved slutten av hver måned, når de mottok sine kontoutskrifter. Tilkomsten av nettbank betyr imidlertid at det nå er lettere å forene bankkontoen din på en mye mer regelmessig basis. I teorien kan du forene dine transaksjoner hver dag, selv om ukentlig er kanskje mer sannsynlig.

Her er en liste over ting du må forsikre deg om at du har lagt ut før du avstemmer bankkontoen:

• Kontroller at alle salgsfakturaer blir lagt ut og oppdatert på kontosystemet. Dette sikrer at eventuelle mottatte overføringer kan tildeles til riktig faktura.

• Kontroller at alle kvitteringer som er betalt inn på bankkontoen manuelt, blir lagt inn i kontosystemet. Du kan legge inn eventuelle BACS kvitteringer direkte fra kontoutskrifter.

• Pass på at du har lagt inn noen sjekker på regnskapssystemet du har skrevet og sendt.

• Kontroller at du har lagt opp alle leverandørfakturaer på systemet. Dette sikrer at eventuelle betalinger du gjør til leverandørene dine, kan tildeles mot riktig faktura.

• Hvis du bruker Sage 50, må du sørge for at du har behandlet noen tilbakevendende bankoppføringer som du kanskje har konfigurert for regelmessige betalinger som er gjort eller mottatt.

Når du er fornøyd med at du har fullført alle oppgavene ovenfor, kan du starte avstemmingsprosessen.

1. Fra bankkonto-modulen velger du kontoen du vil forene, og klikker på Avstemm-ikonet.

   Dette åpner vinduet Statements Summary, hvor du må skrive inn en tittel for bankavstemming og angi balansen for bankkonto du er avstemt med og datoen for uttalelsen.

2. Når du klikker på OK, åpnes bankavstemmingsskjermbildet, og du kan bruke bankoppgjøret til å krysse av alle transaksjonene som nå vises i Sage 50 mot kontoutskriften selv.

   Hvis noen elementer ikke er merket av, for eksempel direkte debiteringer og BAC-kvitteringer, kan du legge til disse ved å bruke justeringsknappen og velge riktig type betaling eller kvittering.

   Ikke glem at du kan lagre forsoning når som helst, så hvis du blir avbrutt, kan du lagre forsoning og komme tilbake til det senere. Eventuelle kamper som du har laget, blir lagret. Bare vær sikker på at når du åpner bankavstemningen neste gang, klikker du på 'Used Saved' og ikke 'Discard Saved', ellers må du starte om igjen!

3. Når du er fornøyd med at du har matchet alle elementene i Sage med en oppføring i dine kontoutskrifter og at ingen gjenværende gjenstander ikke er merket i din faktiske kontoutskrift, er du i stand til å fullføre avstemmingsprosessen.

   Før du klikker på Avstem-knappen, må du imidlertid forsikre deg om at boksen "Difference" i nederste høyre hjørne viser null. Hvis ikke, må du kontrollere at du har riktig beløp for kontoutskrift oppgitt, og dobbeltsjekke alle elementene du har krysset av. Du har ved et uhell kanskje lurt et ekstra element ved en feil.

4. Når du er glad for at tallene dine er nøyaktige, og forskjellboksen er null, klikker du på Forson. Jobben er gjort!

   En kopi av bankavstemming blir lagret i arkivene for fremtidig referanse.