QuickBooks: 8 Finansielle tips for bedriftseiere

Bedriftseiere bør spille en aktiv rolle i den økonomiske siden av virksomheten for å forhindre forsøk på å bli forstyrret eller forfalsket. Se gjennom QuickBooks årsregnskap, hold øye med hvor pengene går, og vet hvem som håndterer økonomien. Hold forretningen trygg og i god stand ved å følge disse åtte økonomiske tipsene.

Skriv alle dine egne sjekker

Dette er ikke en slam mot bookkeepers. I en liten bedrift har folk (spesielt fulladministrative bookkeepers) muligheten til å bamboozle deg enkelt. Ved å signere alle kontrollene selv, holder du fingrene på pulsen av kontantutgangen. Ja, denne øvelsen kan være et problem - du må vade gjennom papirarbeid hver gang du signerer en sjekk med sjekk - men husk alternativet.

For øvrig, hvis du er i et partnerskap, bør du ha minst et par samarbeidspartnere medtegnet kontrollene - eller i det minste de store kontrollene.

Ikke signere en sjekk feil vei

Hvis du signerer mange sjekker, kan du bli fristet til å bruke en rask og rasende (uunngåelig ulestelig) signatur. Selv om skrapelodd ditt navn er ulovlig, gir stor mening når du signerer baseballs, ikke gjør det når du signerer sjekker. En klar signatur, spesielt en med følelse av personlig stil, er karakteristisk. En bølgete linje med et kryss og et par prikker er lett å smi på.

Gjennomgå avbrutt sjekker før bokholderen gjør

Pass på at du vurderer dine avbrutt sjekker (sjekk bildet som vises i kontoutskriften) før noen andre ser den månedlige kontoutskriften.

Denne informasjonen handler absolutt ikke om browbeating bookkeepers. Likevel kan en bedriftseier avgjøre om noen smider signaturer på sjekker bare ved å være den første som åpner kontoutskriften og ved å gjennomgå hver av signaturene på de kansellerte kontrollene.

Hvis du ikke undersøker kontrollene, kan skruppelløse ansatte - spesielt bokførere som kan oppdatere bankkontosjournaler - smidde din signatur med straffrihet. Og de vil ikke bli fanget hvis de aldri overtrer kontoen.

Har du ikke lyst til å følge disse prosedyrene? Da vil du - ikke banken - trolig spise tapene.

Velg en bokholder som kjenner datamaskiner og lønnsprosedyrer

Ikke bekymre deg, du trenger ikke å be om en FBI-bakgrunnskontroll når du ansetter en bokholder. Faktisk, hvis du bruker QuickBooks, trenger du ikke å ansette folk som er kjent med småbedrifts regnskapssystemer. Bare finn folk som vet hvordan man holder en sjekkliste og jobber med en datamaskin.De burde ikke ha et problem med å forstå QuickBooks.

Selvfølgelig vil du ikke ha noen som nettopp falt av tauet. Men selv om du ansetter noen som rides inn i byen på en, vil du ikke ha mye trøbbel for å få den personen raskere med QuickBooks.

En bokholder som vet bokføring med dobbel bokføring er superhelp. Men for å være rettferdig, er slik kunnskap sannsynligvis ikke avgjørende. Men husk: Når du ansetter, finn noen som vet hvordan du gjør lønn - og ikke bare de føderale lønnsskattene, men også statens lønnsskatteskapsaksjon.

Kontroller regelmessig årsregnskapet ditt

Regelmessig produser og se over resultatregnskapet som QuickBooks genererer uten problemer. Få vanlig å se over balansen din med sine lister over eiendeler og gjeld. Utforsk og finn en annen rapport eller to som gir deg nyttig innsikt i rytmene og rimene i bedriften din. (Eventuelle feil du gjør vil trolig dukke opp som goofy tall på balansen din, forresten.)

Sannsynligvis kan du holde et ganske godt håndtak på operasjonen ved å se på to eller tre lettforståelige rapporter. Og ved å regelmessig se på disse regnskapene - si en eller to ganger i uken - gjør du regnskapssystemet ditt til et verktøy som er nyttig både for å spotte fristende muligheter og for å unngå farlige feller.

Her er en måte å drive bedriftene dine ved å se på tre QuickBooks-rapporter:

• Et resultatregnskap som sammenligner nåværende års og forrige års årlige tall (slik at du kan se hvordan du '

• Summen av kundefordringer (slik at du kan se hvilke kunder og kunder som forfaller)

• Balansen (slik at du kan overvåke din kontanter og arbeidskapital og se noen morsomme ting).

Velg et passende regnskapssystem

Når du bruker QuickBooks, bruker du enten kontantbasert regnskaps- eller periodiseringsregnskap. Kontantbasert regnskapsmessig behandling er greit når en virksomhets kontantstrømmer sprer sitt salg og kontantutgangen reflekterer sine utgifter. Denne situasjonen er imidlertid ikke tilfellet i mange virksomheter. En kontraktbygger av eneboliger, for eksempel, kan få kontanter som kommer inn (ved lån fra banker), men kan ikke tjene penger. Alternativt kan en eier av pantelåner som låner penger på 22 prosent rente, skape penger, selv om kontanter løper ut av virksomheten daglig.

Når du kjøper og selger inventar, fungerer regnskapsprinsippene bedre enn kontobasert regnskap. Kontantbasert regnskapsskifte forsvinner imidlertid vanligvis inntektsskatt.

Hvis QuickBooks ikke fungerer for virksomheten din …

QuickBooks er et flott firma for småbedrifter. Men hvis QuickBooks ikke ser ut til å passe dine behov - hvis du for eksempel trenger et program som fungerer bedre for en produsent eller som inneholder noen spesielle bransjespesifikke funksjoner - kan du ha en av de mer kompliserte (men også kraftigere) småbedrifter regnskapspakker.

Før du hopper fra QuickBooks Simple Start eller QuickBooks Pro, sørg for å sjekke ut Enterprise Solutions-versjonen av QuickBooks, som koster mer, men fungerer også for større bedrifter. Bedriftsversjonen av QuickBooks ser ut og fungerer nesten identisk med "vanlige" versjoner. Hvis du kjenner QuickBooks Pro, vet du allerede (eller mest kjent) QuickBooks Enterprise.

Hvis Enterprise-versjonen av QuickBooks ikke virker, vil du kanskje snakke med regnskapsføreren om bransjespesifikke pakker. (For eksempel, hvis du er en kommersiell skriver, kan noen leverandører ha utviklet en spesiell regnskapspakke bare for kommersielle skrivere.)

Hold ting enkelt

Når du håndterer småbedrifts økonomiske forhold, hold det så enkelt som mulig. Faktisk, hold forretningsmessige forholdene dine enkle nok til at du enkelt kan fortelle om du tjener penger og om virksomheten er sunn.