QuickBooks: 4 måter å holde økonomiske poster Tidy - dummies

Påliteligheten og nytten av QuickBooks 2014-dataene avhenger i stor grad av hvor pent og ryddig du beholder dine økonomiske poster. For å hjelpe deg eller dine medarbeidere til å gjøre en bedre jobb på dette, bør du vurdere å bruke følgende fire teknikker.

Teknikk nr. 1: Forenkle dine QuickBooks bankkontoer jevnlig

Når du tar deg tid til å forene en bankkonto, forbedrer du ikke bare nøyaktigheten av bankkontooppføringene dine (inkludert kontosaldoer); men du kontrollerer også indirekte en rekke andre transaksjoner, inkludert alle inntekter som strømmer inn i en bestemt bankkonto. Og du sjekker utgiftene betalt av en bestemt konto.

Så bunnlinjen: Sann dine bankkontoer regelmessig.

Teknikk nr. 2: Oppdater lånekontosaldoer

Hvis du har lånt penger fra banken, bør du dobbeltsjekke kontosaldoen. Og du bør oppdatere kontosaldoen hvis den ikke samsvarer med utlånerens årsskala.

Lånekontosaldoer går vanligvis "feil" over tid, fordi fordelingen av innbetalinger i deres hoved- og rentekomponenter er litt av. Denne feilen begynner å legge opp over tid.

Du kan ofte fikse lånekontosaldoer ved å legge til en journaloppføring som "fikser" den feilaktige kontosaldoen og kaster den nødvendige debet- eller kredittforskjellen til lånekostnadskategorien.

Teknikk # 3: Kontroller foreldreløse betalinger

Folk finner det overraskende enkelt å legge inn kundebetalinger, men bruk aldri betalinger på en faktura. Når denne forsømmelsesfeil oppstår, overtar virksomheten inntekter fra resultatregnskapet og understreker inntekter og fortjeneste. Så dette er en dårlig feil.

Du kan finne noen av disse foreldreløse betalinger i QuickBooks-filen ved å lage en kontantbasert balanse. Hvis en kontantbasert saldo viser en negativ verdi for kundefordringer, indikerer du at du har lagt inn betalinger i QuickBooks, men aldri brukt betaling til en faktura.

For å fikse denne feilen (eller fikse denne feilen flere ganger hvis du har gjort flere feil), må du bla gjennom kundens betalinger eller opprette en rapport om transaksjoner for en kunde for å finne de som ikke har blitt brukt.

Teknikk # 4: Gjennomgå balansen din

Du vet hvor regnskapsfeil ofte oppstår mest påfallende? På balansen din.

Av denne grunn, bli vant til regelmessig å lage en balanse. Se etter rare numre, for eksempel undeposited midler som totalt $ 40 000 (som betyr QuickBooks tror du har 40 store penger liggende rundt kontoret) eller en kontantbalanse som er $ 11 000 (det betyr at du har overført kontokontoen din med 11 grand).

Du kan undersøke morsomme balansenumre ved å dobbeltklikke på den merkelige verdien i rapportvinduet og deretter se gjennom transaksjonsdataene som legger til noe åpenbart feil verdi.

Ett siste punkt om denne feilkontrollteknikken: Ofte er feilen som gir en gal balanseverdi, ikke en transaksjon som er skrevet feil, men en transaksjon som er utelatt.