QuickBooks 2013 Pro og Premier i et Multi User Environment - dummies

QuickBooks Pro og Premier 2013 lar deg sette opp flere passord for QuickBooks-datafilen. Det som er veldig pent om dette er at du kan fortelle QuickBooks å tillate bestemte brukere og passord for å bare gjøre visse ting.

Bedriftseieren kan for eksempel ha et passord som tillater henne å gjøre noe. Men en ny regnskapsfører kan for eksempel ha et passord som tillater ham å bare registrere regninger i systemet.

Følg disse trinnene for å konfigurere flere brukere og passord i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier 2013-utgaver:

1. Velg Company → Set Users and Passwords → Set Up Users.

   QuickBooks viser dialogboksen User List. Dialogboksen Brukere og roller identifiserer alle brukere for hvem QuickBooks-tilgangen er konfigurert og rollene QuickBooks kan fylle når du bruker QuickBooks. Brukerlisten, i brukerlisten-fanen i dialogboksen, identifiserer også hvem som for øyeblikket er logget på systemet.

2. Fortell QuickBooks som du vil legge til en bruker ved å klikke på Legg til bruker-knappen.

   QuickBooks viser den første dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang.

3. Identifiser brukeren og oppgi et passord.

   Gi hver bruker for hvem du setter opp et passord et brukernavn. Du gjør dette ved å skrive inn et kort navn - kanskje brukerens fornavn - i Brukernavn-boksen. Når du har identifisert brukeren, skriver du brukerens passord i både tekstboksen Tekstboksen og Bekreft passord-tekstboksen.

4. Identifiser brukerens rolle (r).

   Bruk listen Tilgjengelige roller for å velge roller (eller oppgaver) brukeren fyller. Legg deretter den valgte rollen til brukerens liste over tildelte roller ved å klikke på Legg til-knappen. Hvis du vil flytte en rolle fra en bruker, velger du rollen i listen Oppgitte roller og klikker deretter Fjern.

   Beskrivelsesboksen nederst i dialogboksen Ny bruker beskriver rollen mer detaljert, inkludert typen QuickBooks-bruker som typisk kan tilordnes den valgte rollen.

5. (Valgfritt) Endre roller etter behov.

   Du kan finjustere rollene du, med QuickBooks 'hjelp, tilordne. For å gjøre dette, velg fanen Roller i dialogboksen Brukere og roller, klikk på rollen du vil endre, og klikk på Rediger-knappen. Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle, velger du en regnskapsaktivitet eller et område fra listen Område og aktiviteter, og bruker deretter knappene for tilgangsnivå for område til å angi hva en bruker med den valgte rollen kan gjøre.

   Du kan angi at brukeren ikke skal ha tilgang ved å velge Ingen radioknapp.Du kan indikere at brukeren skal ha full tilgang ved å velge Full radio-knapp. Hvis brukeren skal ha delvis tilgang, velger du Partial-knappen og merker av eller fjerner merket for boksen Lag, Endre, Slett, Skriv ut og Vis saldo, hvis det passer. Klikk OK for å lagre eventuelle endringer og gå tilbake til dialogboksen Brukere og roller.

   Du kan se hvilken tilgang en rolle først har ved å velge en av oppføringene i listen Område og aktiviteter. QuickBooks bruker Area Access Level-knappene og boksene for å vise gjeldende innstillinger for rollen.

6. (Valgfritt) Gjennomgå brukerrettighetene dine.

   Når du har konfigurert en bruker, bør du (bare for å være forsiktig) gjennomgå tillatelsene du har gitt brukeren. For å gjøre dette, klikker du på brukerlisten-fanen i dialogboksen Brukere og roller, velger brukeren, og klikker deretter på Vis tillatelser-knappen.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tillatelser (ikke vist), velg brukeren og klikk deretter Vis-knappen for å se vinduet Vis tillatelser, som viser en svært detaljert liste over hva brukeren kan og ikke kan gjøre.

7. (Valgfritt) Gjennomgå rolleendringene dine.

   Hvis du gjør endringer i en rolles tillatelser, vil du sannsynligvis også vurdere disse endringene. For å gjøre det, klikk på Rolleliste-fanen i dialogboksen Brukere og roller, velg rollen, og klikk på Vis Tillatelser-knappen. QuickBooks viser en annen versjon av dialogboksen Vis tillatelser som viser rollene du og QuickBooks har satt opp.

   Velg rollen du vil se gjennom, og klikk deretter Vis permitteringer-knappen. QuickBooks viser en annen versjon av vinduet Vis tillatelser med en detaljert liste over hva noen med rollen kan og ikke kan gjøre.

8. Når du er ferdig med gjennomgang av bruker- og rolletillatelser, klikker du på Lukk for å lukke eventuelle åpne vinduer og deretter på Avbryt eller Lukk-knappen for å lukke eventuelle åpne dialogbokser.

   Fra dette punktet kan den nye brukeren bruke QuickBooks; Imidlertid er hans eller hennes rettigheter begrenset til det du angav.

Regnskapsførere vil ofte se rettighetene som bestemte brukere har. Dette gjelder spesielt hvis du revideres av CPA som en del av årlige nedleggelser. (Du kan bli revidert hvis banken ønsker reviderte regnskap, for eksempel.) QuickBooks Vis Tillatelsesvindu er en smart måte å se disse dataene på nettet, og hvis du vil skrive ut en kopi av tillatelsesinformasjonen, er alt du trenger å gjøre, klikk på utskriftsknappen på vinduet.