QuickBooks 2012 Pro og Premier i et Multi User Environment - dummies

QuickBooks Pro og Premier 2012 lar deg sette opp flere passord for QuickBooks datafilen. Det som er veldig pent om dette er at du kan fortelle QuickBooks å begrense bestemte brukere og passord for å bare gjøre visse ting.

Bedriftseieren kan for eksempel ha et passord som tillater henne å gjøre noe. Men en ny regnskapsfører kan for eksempel ha et passord som bare tillater ham å registrere regninger i systemet.

Følg disse trinnene for å konfigurere flere brukere og passord i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier 2012-utgaver:

1. Velg Company → Set Users and Passwords → Set Up Users.

   QuickBooks viser dialogboksen User List, som identifiserer alle brukere for hvem QuickBooks-tilgangen er konfigurert og som er logget på systemet.

2. Fortell QuickBooks som du vil legge til en bruker ved å klikke på Legg til bruker-knappen.

   QuickBooks viser den første dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang.

3. Identifiser brukeren og oppgi et passord.

   Gi hver bruker for hvem du setter opp et passord et brukernavn ved å skrive inn et kort navn - kanskje brukerens fornavn - i Brukernavn-boksen. Etter at du har identifisert brukeren, skriver du brukerens passord inn i tekstboksen Passord og Tekstbekreft passord.

4. Klikk på Neste for å fortsette og angi om du vil begrense tilgangen til den nye brukeren.

   Når QuickBooks viser den andre dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang, angir du om du vil begrense tilgang og rettigheter for brukeren. Hvis du vil begrense tilgang og rettigheter ( rettigheter , er bare de tingene brukeren kan gjøre), velg de valgte områdene i QuickBooks-knappen.

   Hvis du vil at brukeren skal kunne gjøre noe, velger du Alle områder på QuickBooks-knappen. Hvis du angir at den nye brukeren skal ha tilgang til alle områder av QuickBooks, er du ferdig med å konfigurere brukerpassordet. Du kan hoppe over de gjenværende trinnene.

5. Klikk på Neste for å fortsette, og beskriv deretter tilgangen til salg og kundeopplysninger og oppgaver.

   Etter at du har fullført trinn 4, viser QuickBooks den tredje dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang. Dette er den første av ti dialogbokser som går deg gjennom et intervju, og spør detaljert spørsmål om hvilken type tilgang hver bruker skal ha til et bestemt område.

6. Klikk på Neste, og beskriv deretter kjøps- og leverandørrettighetene.

   Når du har fullført trinn 5 ved å klikke Neste, viser QuickBooks den fjerde dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang, som gir deg mulighet til å angi hvilken tilgang denne nye brukeren har i kjøpene og betalingsområdene.Du kan velge alternativknappen Ingen tilgang, Full tilgang eller Selektiv tilgang og en av Selective Access-subsidioknappene.

7. Klikk på Neste, og beskriv deretter de resterende brukerrettighetene og tilgangen.

   Når du klikker på Neste-knappen som vises nederst i hver versjon av dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang, viser QuickBooks flere andre versjoner av dialogboksen som QuickBooks bruker for å spørre deg om brukerrettigheter og tilgang.

   Du begrenser rettighetene i hvert av disse andre områdene på samme måte som du gjør for salgs- og kundefordringer og kjøp og betalingskrav. Bare vær gjennomtenksom når du går gjennom og begrenser muligheten til brukeren. Du vil at brukerne skal ha de rettighetene som er nødvendige for å gjøre jobben sin, men du vil ikke gi dem flere rettigheter enn de trenger.

8. Angi om brukeren kan endre eller slette transaksjoner.

   Når du har gått gjennom omtrent et halvt dusin versjoner av dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang som spør om bestemte områder for regnskap, viser QuickBooks versjonen Endre eller slette transaksjoner av dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang eske. Generelt vil du begrense brukernes muligheter til å endre eller slette transaksjoner.

9. Klikk på Neste og deretter gjennomgå dine rettighetsbeslutninger.

   Når du klikker Neste, viser QuickBooks den endelige versjonen av dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang. Den identifiserer brukerrettighetene du har tildelt eller tillatt. Du kan bruke denne dialogboksen til å gjennomgå rettighetene som noen har. Hvis du oppdager at du har feil tilordnede rettigheter, klikker du på Tilbake-knappen for å flytte tilbake gjennom dialogboksene til der du gjorde en feil.

10. Når du er ferdig med gjennomgang av brukerrettigheter og tilgang, klikker du på Fullfør.

    Fra dette punktet fremover, vil den nye brukeren kunne bruke QuickBooks; Imidlertid er hans eller hennes rettigheter begrenset til det du angav.