Formålet med regnskap for å jobbe med QuickBooks 2012 - dummies

Det viktigste å forstå om regnskap for å få mest mulig ut av arbeidet ditt i QuickBooks 2012 er at den gir økonomisk informasjon til interessenter. Hver regnskapsfunksjon som beskrives her, utføres ably av hver av versjoner av QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise.

Stakeholders er de som jobber med eller samhandler med et firma; de inkluderer ledere, ansatte, investorer, banker, leverandører, myndigheter og byråer som kan beskatte et firma. Informasjonsbehovene til disse interessentene bestemmer hva et regnskapssystem må gjøre.

Informasjonsbehov for ledere, investorer og gründere

Den første kategorien av interessenter inkluderer firmaets ledere, investorer og gründere. Denne gruppen trenger økonomisk informasjon for å avgjøre om en bedrift tjener penger. Denne gruppen ønsker også all informasjon som gir innsikt i om en bedrift vokser eller kontraherer og hvor sunn eller syk den er.

For å oppfylle sine forpliktelser og plikter trenger denne gruppen ofte detaljert informasjon. For eksempel kan en leder eller gründer ønsker å vite hvilke kunder som er spesielt lønnsomme - eller ulønnsomme. En aktiv investor vil kanskje vite hvilke produktlinjer som vokser eller kontraherer.

Et relatert sett med informasjonskrav vedrører registrering av eiendeler og gjeld. En eiendel er noe firmaet eier, for eksempel kontanter, inventar eller utstyr. Et ansvar er noe gjeld eller forpliktelse som firmaet skylder, for eksempel banklån og leverandørgjeld.

Det er klart at noen hos et firma - kanskje en sjef, en bokholder eller en regnskapsfører - må ha svært detaljert oversikt over hvor mye penger firmaet har på sine bankkontoer, lageret som firmaet har på lageret eller på hyllene og utstyret som firmaet eier og bruker i sin virksomhet.

Enhver som jobber i en bedrift, driver en bedrift eller aktivt investerer i en bedrift, trenger god generell informasjon om firmaets finansielle forhold og i mange tilfeller svært detaljert informasjon om viktige eiendeler (slik som kontanter) og forpliktelser (som banklån).

Informasjonsbehov for eksterne kreditorer

En annen kategori av interessenter inkluderer eksterne firmaer som låner penger til en virksomhet og kredittrapporteringsbyråer som leverer informasjon til disse långiverne.For eksempel ønsker banker å vite om økonomi og finansiell tilstand til et firma før de låne penger. Regnskapssystemet må produsere den økonomiske informasjonen som en bank krever for å vurdere en låneforespørsel.

Hvilken informasjon vil långivere ha? Långivere vil vite at en bedrift er lønnsom og har en positiv kontantstrøm. Overskudd og positive kontantstrømmer gjør det mulig for en bedrift å betale tilbake gjeld. En bank eller annen utlåner ønsker også å se eiendeler som kunne likvideres, i verste fall, å betale et lån - og også andre gjeld som kan utgjøre et krav på firmaets eiendeler.

Leverandører krever vanligvis også økonomisk informasjon fra et firma. En leverandør låner ofte penger til et firma ved å utvide handelskreditten. Det som er bemerkelsesverdig om dette er at leverandørene noen ganger krever spesiell regnskap.

For eksempel er en av kategoriene av leverandører som et firma som Wiley Publishing, Inc., forfattere. For å betale forfatteren den royalty han eller hun har rett til, legger Wiley mye arbeid for å beregne royalty per enhet og deretter rapporterer og overfører disse beløpene til forfattere.

Andre firmaer har noen ganger lignende krav til finansiell rapportering for leverandører. Franchisetakere (for eksempel mannen eller kvinnen som eier og driver den lokale McDonald's) betaler en franchiseavgift basert på inntekter. Forhandlere kan utføre spesialregnskap og rapportering for å nyte rabatter og incitamenter fra produsentene av produktene de selger.

Informasjonsbehov for offentlige etater

Forutsigbare interessenter som krever økonomisk informasjon fra en bedrift, er føderale og statlige myndigheter med jurisdiksjon over firmaet. For eksempel må alle bedrifter i USA rapportere om sine inntekter, utgifter og fortjeneste, slik at firmaet kan korrekt beregne inntektsskatt på grunn av den føderale regjeringen og deretter betale den skatten.

Bedrifter med ansatte må også rapportere til føderale og statslige myndigheter om lønn til de ansatte - og betale lønnsskatt basert på beregninger, for eksempel antall ansatte, lønn til ansatte og arbeidsledighetstjenestene hevdet av tidligere ansatte.

Å gi denne typen finansiell informasjon til myndigheter representerer en nøkkelplikt for et firmas regnskapssystem.

Informasjonsbehov for generering av forretningsformularer

I tillegg til den finansielle rapporteringen som er beskrevet i de foregående avsnittene, utfører regnskapssystemer typisk en annen nøkkeloppgave for bedrifter: å produsere forretningsformer. For eksempel produserer et regnskapssystem nesten alltid kontrollene som trengs for å betale leverandører.

I tillegg utarbeider et regnskapssystem fakturaene og lønnskontrollene. Mer sofistikerte regnskapssystemer, for eksempel de som brukes av store firmaer, utarbeider mange andre forretningsformer, inklusiv innkjøpsordrer, månedlige kundeopplysninger, kredittnotaer til kunder, salgskvitteringer og så videre.