Hvordan du setter opp en ny bruker i QuickBooks Online Accountant - dummies

Video: Slet en enkelt faktura fra listen 2024

Hvis regnskapsfirmaet har mer enn én person som trenger tilgang til klient QuickBooks Online-selskaper, er personen som lager QBOA konto - kalt, i QBOA parlance, hovedadministrator - kan sette opp de andre brukerne. De andre brukerne får sine egne påloggingsinformasjon og tilgang til de klientene som masteradministratoren oppgir; For de klientene kan brukeren få tilgang til regnskapsverktøyet. Hovedadministratoren spesifiserer også brukerens tilgangsnivå til firmaets informasjon; En bruker kan ha grunnleggende, full eller tilpasset tilgang.

Ved hjelp av separate QBOA-påloggingsinformasjon bidrar det til å opprettholde sikkerheten i QBOA, fordi mye økonomisk informasjon (produktabonnementer og faktureringsinformasjon, for eksempel) er knyttet til innloggingsinformasjon.

Så, hva er forskjellen, status-vis, mellom grunnleggende, full og tilpasset tilgang?

De brukerne med full tilgang kan åpne og arbeide i firmaets bøker og i klientens QBO-selskaper og få tilgang til Team-siden og gjøre endringer i brukernes privilegier.
De brukerne med grunnleggende tilgang kan bare få tilgang til klientens QBO-selskaper.
De brukerne med tilpasset tilgang har ikke noe mer enn grunnleggende eller full tilgang med minst ett privilegisett som er forskjellig fra QBOAs standard for grunnleggende eller full tilgang.

For å sette opp flere brukere i en QBOA-konto, oppretter hovedadministratoren eller et fast medlem med full tilgangsrettigheter til QBOA andre medlemmer av firmaet; Under prosessen sender QBOA en e-post til de andre faste medlemmer som, for denne diskusjonen, blir referert til som inviterte. Når en inviterende aksepterer invitasjonen, ber QBOA invitereren å sette opp sin egen QBOA påloggingsinformasjon. Følg disse trinnene for å sette opp en ny bruker i en QBOA-konto:

Logg inn på QBOA.
Klikk på Team i navigeringsfeltet.
Lagsiden vises.
Klikk på Legg til bruker-knappen.
Veiviseren for å legge til bruker begynner.
På den første siden av veiviseren for bruker legger du inn navnet, e-postadressen og tittelen til teammedlemmet du vil legge til.
Lagmedlemmets tittel er valgfritt.
Klikk på Neste.
Den andre siden av Veiviseren for bruk av bruker vises. På denne siden identifiserer du rettighetene knyttet til firmaet du vil gi til medarbeideren.
Velg hvilken type tilgang du vil gi til medarbeideren.
Du kan tildele Grunnleggende, Full eller Tilpasset tilgang; En beskrivelse av hver type tilgang vises på høyre side av siden. Tilordne full tilgang til de teammedlemmene som skal ha tilgang til egne bursdags bøker.Tilordne grunnleggende tilgang for å gi et lagmedlem tilgang til kun QBO-klientbedrifter.

Du kan gjøre endringer i individuelle innstillinger; Hvis du gjør det, angir QBOA lagmedlemmets tilgang til Tilpasset som standard.
Klikk på Neste.
Den siste skjermen i Veiviseren for bruk av bruker vises. På denne siden identifiserer du klientene for hvem lagmedlemmet skal kunne utføre arbeid.
Fravelg klienter etter behov.
Klikk på Lagre.
QBOA legger til den nye brukeren i teamet ditt og tilordner en status som inviteres til brukeren. I tillegg indikerer Status-kolonnen på Team-skjermen at QBOA sendte en e-post invitasjon til brukeren, og inviterer brukeren til å bli med i teamet ditt. Etter at brukeren svarer på QBOA invitasjonen, endres brukerens status til Aktiv på lagsiden i QBOA.

E-post invitasjonen som QBOA sender, ser slik ut.

Mottakeren klikker på Godta invitasjonsknappen, og hvis invitasjonen ikke allerede har innloggingsinformasjon for QBOA, vises siden nedenfor. På denne siden konfigurerer invitereren QBOA-påloggingsinformasjon ved å gi en bruker-ID (som ikke trenger å være en e-postadresse) og et passord. Når invitereren klikker Opprett bruker, bekrefter QBOA at bruker-IDen er tilgjengelig, konfigurerer påloggingsinformasjonen, og viser en side der en innloggingsknapp vises. Ved å klikke på Logg inn, signerer brukeren inn QBOA med brukerens tilordnede privilegier.