Slik registrerer du regningene dine gjennom Enter Bills Windows i QuickBooks 2017 - dummies

Når en regning kommer inn, er det første å gjøre med å registrere det i QuickBooks 2017. Du kan ta opp regninger gjennom vinduet Enter Bills eller Regnskapet. Hvis du planlegger å spore regninger på bekostning og element, må du bruke vinduet Skriv inn regninger.

Følg disse trinnene for å registrere en regning gjennom vinduet Angi regninger:

1. Velg Leverandører → Angi regninger. Alternativt klikker du på Fyll inn regninger-ikonet i Leverandør-området på startsiden. Du merker uten tvil at den øverste halvdelen av dette vinduet ser mye ut som en sjekk, og det er fordi mye av informasjonen du legger her ender opp med å sjekke at du skriver for å betale regningen. (Hvis du ser ordet Kreditt øverst i skjemaet i stedet for Bill,, velger du alternativet Bill i øverste venstre hjørne. Du kan også bruke dette skjermbildet for å legge inn kreditt notater fra leverandører.)

   

2. Velg navnet på leverandøren du betaler. Hvis du vil betale denne regningen til en leverandør som allerede er på leverandørlisten, klikker du på nedpilen på slutten av leverandørlinjen og velger leverandøren. (Deretter fyller QuickBooks automatisk vinduet Oppgi regninger med så mye informasjon som det kan huske.) Hvis denne leverandøren er ny, ber QuickBooks deg om å raskt legge til eller sette opp noen opplysninger om leverandøren: adressen, kredittgrensen, betalingsbetingelsene og så videre. Du oppgir denne informasjonen i vinduet Nyleverandør.

   Hvis du har en eller flere ubestillte innkjøpsordrer hos selgeren du velger, spør QuickBooks deg om du vil motta mot en innkjøpsordre. Klikk Ja hvis du gjør det eller Nei hvis du ikke gjør det. Hvis du velger å motta mot en innkjøpsordre, viser QuickBooks dialogboksen Åpne innkjøpsordrer. Den viser de åpne innkjøpsordrene du har registrert.

   Når du velger en eller flere innkjøpsordrer for å motta, fyller QuickBooks elementene og beløpene fra disse ordrene for deg, som du kan endre etter behov. Når du er ferdig med dialogboksen Åpne innkjøpsordre, klikker du OK for å komme tilbake til vinduet Oppgi regninger.

   

   For å opprette en innkjøpsordre, som er en oversikt over varer du bestiller fra leverandører, velger du Leverandører → Opprett innkjøpsordre. Når QuickBooks viser vinduet Opprett innkjøpsordre, beskriv bestillingen din. Du skriver ut og endrer innkjøpsordrer, forresten, på samme måte som du skriver ut fakturaer og kredittnotaer.

3. Velg betalingsbetingelsene som beskrives når regningen forfaller. På rullegardinmenyen, åpne rullegardinlisten og velg betalingsbetingelsene (hvis informasjonen ikke allerede er der fra når du konfigurerer leverandøren).
4. (Valgfritt) Angi leverandørens referansenummer. Hvis du oppgir leverandørens referansenummer for regningen - dette er trolig bare faktura nummeret eller kontonummeret ditt - referansenummeret skrives ut på kupongen som er en del av den trykte sjekken.
5. (Valgfritt) Skriv inn et notat for å beskrive regningen. Du kan legge inn et notat i tekstboksen Memo. Notatet du skriver inn, vises på A / P-registeret.
6. Flytt markøren ned til Konto-kolonnen på Utgifter-fanen og skriv inn et kostnadskonto navn. Sjansene er gode at du vil angi navnet på en utgiftskonto som allerede er på kontoplanet. Hvis det er tilfelle, klikk på nedpilen for å se en liste over alle kontoene dine. Du må sannsynligvis rulle nedover listen for å komme til kostnadsregnskapet. (En rask måte å flytte ned på listen er å begynne å skrive kontonavnet, du går rett ned i listen.) Klikk på kontoen som denne regningen representerer. (Sannsynligvis er det Forbruksartikler eller noe sånt.)

   Hvis du trenger å opprette en ny utgiftskonto kategori for denne regningen, velger du Legg til Ny øverst i listen. Du ser dialogboksen Ny konto. Fyll ut informasjonen og klikk OK.

   Hva om pengene du betaler ut på grunn av denne regningen kan deles mellom to, tre eller fire regnskapsregnskap? Bare klikk under kontoen du nettopp har skrevet inn. Pil ned vises. Klikk på den for å angi en annen utgiftskonto, og en annen, og en annen hvis du trenger det.

7. Tast over til kolonnen Beløp, om nødvendig, og endre tallene. Hvis du deler denne regningen mellom flere kontoer, må du kontrollere at tallene i kolonnen Beløp legger til summen av regningen.
8. (Valgfritt) Skriv inn ord med forklaring eller visdom i Memo-kolonnen.
9. (Valgfritt) Tilordne utgiften til en kunde: jobb. Hvis du planlegger å bli refundert for disse utgiftene, eller hvis du bare vil spore utgiftene dine etter jobb, skriv inn kunden som skal tilbakebetale deg. Skriv inn et beløp for hver konto hvis nødvendig. Du kan bruke nedpilen til å finne kunder og deretter klikke på dem.
10. (Valgfritt) Tilordne utgiften til en klasse. Du kan også spore utgifter i klassen ved å lage oppføringer i kolonnen Klasse. Legg merke til vanlig pil ned og klikk på den for å se en liste over klasser. (Du ser ikke en klassekolonne med mindre du har fortalt QuickBooks at du vil bruke klasser.)

    Hvis du vil at QuickBooks skal spore utgifter etter klasse, kan du sette opp det for å gjøre det. Hvis du vil sette opp QuickBooks for å spore utgifter, velger du Rediger → Innstillinger. Når QuickBooks viser dialogboksen Innstillinger, klikker du på Regnskap-ikonet, klikker på fanen Selskapsinnstillinger, og merker av for Bruk klassesporing.

    Hvis du vil, klikker du på Kalkuler-knappen for å totale utgiftene.

11. Bruk fanen Elementer til å registrere de forskjellige elementene som regningen representerer. Klikk på fanen Elementer. Skriv inn elementene du kjøpte og prisene du betalte for dem.

    Hvis du skjønner at regningen faktiskt har betalt en innkjøpsordre delvis, klikker du på Select PO-knappen, som vises på hovedbåndet i vinduet Enter Bills.

    Fra selger-rullegardinlisten, velg navnet på leverandøren som sendte deg regningen. I listen over åpne innkjøpsordrer klikker du i kolonnen til venstre for å legge merke til ved siden av kjøpsordren (eller ordrene) som du betaler for. Enkelt nok? Klikk på OK når du er ferdig; QuickBooks fyller ut elementene kategorien automatisk for deg.

12. Flytt til kolonnen Element og skriv inn et navn for elementet. Legg merke til nedpilen i denne kolonnen. Klikk på den for å se elementlisten. Viser varen du betaler på denne listen? I så fall, klikk det elementet. Hvis ikke, velg Legg til nytt øverst i listen og fyll ut vinduet Nytt element.
13. Fyll inn resten av produktrader på fanen Elementer. Du kan legge inn alle elementene du kjøper her. Pass på at fanen Elementer viser nøyaktig de produktene du kjøper, deres kostnader og mengdene deres. Hvis du vil, klikker du på Beregn-knappen for å summere elementene.
14. Lagre regningen. Klikk på Lagre og Nytt for å lagre oversikten over regningen og deretter angi en annen regning. Eller klikk Lagre og Lukk for å registrere regningen, men ikke oppgi en annen regning.

Som i tilfelle med kunderelaterte vinduer (som vinduet Opprett fakturaer), viser QuickBooks historisk informasjon om en leverandør i høyre sidefelt. Du kan bytte mellom leverandøren og transaksjonene, kjøre raske rapporter og raskt knytte til tidligere eller utestående regninger, fakturaer og andre notater på en klient du gjør forretninger med.