Slik registrerer du refusjoner i QuickBooks Online - dummies

Det skjer. Det er en bummer, men det skjer. Av og til må du returnere penger du har mottatt fra en kunde, og du må registrere den i QuickBooks Online.

Hvis en kunde returnerer varer til deg, utsted et kredittnota. Alternativt, hvis du trenger å refundere penger til en kunde - kanskje fordi varene er skadet og kunden ikke vil ordne dem igjen - utsted en tilbakebetalingskvittering.

Registrere et kredittnota

Hvis en kunde returnerer varer som er kjøpt tidligere, eller hvis du og din kunde er enige om at kundens utestående eller fremtidige saldo skal reduseres, ta opp et kredittnota i QBO.

Som standard gjelder QBO automatisk kredittnotater til utestående eller fremtidige fakturaer. Hvis du vil endre den oppførselen, åpner du dialogboksen Konto og innstillinger (velg Gear-meny → Konto og innstillinger) og klikk Avansert til venstre. Bla ned til Automasjon-delen til høyre, og klikk på alternativet Automatiser automatisk innbetalinger.

Du skriver inn en Credit Memo-transaksjon ganske mye på samme måte som du skriver inn en faktura; Hvis du vil vise Credit Memo-vinduet, kan du klikke på Opprett-menyknappen og velge Kredittnota eller på siden Transaksjonstransaksjoner kan du klikke på Ny transaksjonsknapp og velge Kredithemå.

Angi et kredittnota.

Velg kunden, fyll ut produktene eller tjenestene du utsteder et kredittnota for, fyll inn bunnen av Credit Memo-vinduet med riktig informasjon, og lagre transaksjonen. Dette transaksjonsvinduet ligner veldig på faktura-transaksjonsvinduet …

Du kan legge inn et kredittnota for en kunde, selv om kunden for øyeblikket ikke har noen utestående fakturaer; Når du legger inn kundens neste faktura, vil QBO bruke kredittnota til fakturaen.

Når du legger inn et kredittnota for en kunde som har utestående fakturaer, bruker QBO kredittnota til en utestående faktura; Hvis du ser Salgstransaksjonslisten for den aktuelle fakturaen, vil du legge merke til at statusen er Delvis, noe som betyr at fakturaen er delvis betalt.

Utstedelse av refusjon til en kunde

Bruk QBOs Refund Receipt-transaksjon hvis du trenger å refundere penger til en kunde i stedet for å redusere en utestående eller fremtidig balanse. I dette eksemplet vil en tilbakebetalingskontroll utstedes til en kunde, som vil trekke tilbake beløpet av refusjonen fra en bankkonto og redusere en inntektskonto. Kunden returnerte ikke noen varer.

For å ta hensyn til tilbakebetalinger du utsteder når en kunde ikke returnerer et element, må du først opprette en konto som heter noe som Returnerer og Tillatelser og tilordne denne kontoen til Kategori Type inntekt og et detaljert type rabatter / refusjoner gitt.Deretter setter du opp en tjeneste på listen Produkter og tjenester og kaller det noe som kundenes tilbakebetalinger eller til og med Returns & Allowances. Ikke velg Er skattepliktig for tjenesten. Tilordne tjenesten til Returns and Allowances-kontoen og ikke tilordne en standardpris / pris.

Fylling av Refund Receipt-vinduet ligner veldig på å fylle ut faktura-vinduet. For å vise Refund Receipt-vinduet, klikk på Opprett-knappen - pluss-tegnet (+) - og velg Refund Receipt i kolonnen Kunder. Velg en kunde, og QBO fyller inn relatert kundeinformasjon.

Utstedelse av tilbakebetalingskontroll.

Velg en betalingsmetode og en konto; Hvis du velger en bankkonto, viser QBO bankkontoens nåværende saldo og det neste sjekknummeret som er knyttet til kontoen. Hvis du vil, klikker du av for Skriv ut senere.

I eksemplet returnerer kunden ikke noen gjenstander, så tilbakebetaling og tillatelser ble valgt. Hvis kunden din returnerer elementer, velger du elementet i kolonnen Produkt / Service som kunden returnerer i bytte for tilbakebetaling og ikke velger tilbakebetaling og tillatelser.

Du kan bla ned til bunnen av Refund Receipt-transaksjonsvinduet og fylle ut all den informasjonen som er tilgjengelig nederst på en faktura.