Video: Robert Wells & Sofia Källgren på kinesiska 2024
Arbeidet med å utarbeide regnskap - kalt regnskapsføring eller bokføring - krever enten en hel masse fiddle-faddling med tall eller lære å bruke dobbel bokføring. For å lage disse uttalelsene med et regnskapsprogram som QuickBooks 2012, må du bruke dobbeltregistrering av bokføring.
Du kan konstruere regnskap ved hjelp av fiddle-faddle-metoden. Men fiddle-faddle-metoden lider av noen virkelig svekkende svakheter. Disse svakhetene indikerer at du trenger et bedre verktøy. Spesielt trenger du dobbeltregistrering av bokføring.
De fleste små bedrifter - eller i det minste de små bedriftene der eierne ikke allerede er opplært i regnskap - har brukt fiddle-faddle-metoden. For eksempel, ta en titt på regnskapene som vises i følgende tabeller. Den første tabellen viser resultatregnskapet for den ene dagen i året som den imaginære hotdog-standen opererer.
| Salgsinntekter | $ 13 000 |
| Mindre: Kostnaden for solgte varer | 3 000 |
| Bruttomargin | $ 10 000 < Driftskostnader |
| Rent | |
| $ 1 000 | Lønn |
| 4 000 | Forbruksartikler |
| 1 000 | Sum driftsomkostninger |
| 6 000 | Drift fortjeneste |
| $ 4, 000 |
|
En enkel balanse for Hot Dog Stand
| Kontanter | |
| $ 1 000 | Investeringer |
| 3 000 | Sum eiendeler |
| $ 4 000 | Forpliktelser |
| Leverandørgjeld | |
| $ 2, 000 | Utbetalt lån |
| 1 000 | Eierandel |
| S. Nelson, hovedstad | |
| 1 000 | Sum gjeld og egenkapital |
| $ 4 000 |
|
Du kan kanskje komme opp med dette nummeret ved å huske hvert salg du gjorde over dagen. Eller, hvis du forbereder fakturaer eller salgskvitteringer, kan du kanskje komme opp med dette nummeret ved å legge til det enkelte salg. Hvis du har et kasseapparat, kan du også komme opp med dette nummeret ved å se kassekassettbåndet.
Andre inntekter og kostnadsnumre blir beregnet på samme grove måte. For eksempel blir $ 1 000 av leiekostnaden beregnet ved å enten huske hvilket beløp du betalte for leie eller ved å se i sjekklisten din og finne sjekken du skrev til leie.
Balansen verdier blir produsert på omtrent samme måte. Du kan utlede kontantbalansen på $ 1 000, for eksempel ved å se på sjekklisten eller, i verste fall, kontoutskriften. Du kan utlede beholdningsbalansen på $ 3 000 ved å legge til verdier for de enkelte varelagerene. Du kan beregne forpliktelsen og eierens egenkapitalbeløp på lignende måte.
Noen av verdiene som vises i en resultatregnskap eller på en balanse, får
plugget - noe som betyr at de beregnes ved hjelp av andre tall fra regnskapet. For eksempel ser du ikke opp profittbeløpet på et bestemt sted; I stedet beregner du fortjeneste ved å trekke ut kostnader fra inntekter. Du kan selvsagt også beregne balanseverdier, for eksempel samlede eiendeler, egenkapital og total ansvar for egenkapitalen. Den fiddle-faddle metoden for regnskap fungerer rimelig bra for en veldig liten bedrift så lenge du har en god sjekkliste. Så, for en veldig liten bedrift, kan du kanskje komme unna med denne grove, piecemeal tilnærming til regnskap.
Men uheldigvis lider fiddle-faddle-metoden av tre fryktelige svakheter for et firma som ikke har super-enkle finanser:
Det er ikke systematisk nok til å bli automatisert.
-
Du kan ikke bryr deg om at fiddle-faddle-tilnærmingen ikke er systematisk nok til automatisering. En systematisk tilnærming som dobbel bokføring kan automatiseres, slik QuickBooks gjør. Denne automatiseringen betyr at oppgaven med å utarbeide regnskap krever kanskje fem museklikk. Fordi det ikke kan automatiseres på fiddle-faddle-tilnærmingen, vil du eller noen dårlige medarbeider hver gang du vil produsere regnskap, gå til en enorm mengde arbeid for å samle tallene og alle de rå dataene som er nødvendige for å produsere informasjon.
Det er veldig enkelt å miste detaljer.
-
Du ser at varemerket står for bare tre driftskostnader: leie, lønn og forsyninger. Hvis du kjenner driftsutgiftskategorier som virksomheten oppstår, er det ganske enkelt å se gjennom kontrollregistret og finne sjekken eller sjekker som betaler leie, for eksempel. Du kan bruke en lignende tilnærming med lønns- og forsyningsutgifter. Men hva om du også har en reklamekostnadskategori eller en forretningslisensutgift, eller en annen lett å glemme kategori? Hvis du glemmer en kategori, savner du utgifter.
Det tillater ikke grundig feilkontroll.
-
Feilsøking er viktig med regnskaps- og bokføringssystemer. Med alle tallene og transaksjonene som flyter rundt, kryper feilene enkelt inn i systemet.
