Elektroniske fakturering i Sage Timeslips - dummies

Noen selskaper - først og fremst advokater som arbeider med forsikringsselskaper - må sende elektroniske regninger til revisjonsfirmaer for tjenester som utføres. Ved å bruke Sage Timeslips Electronic Billing-tillegget, som støtter en rekke elektroniske faktureringsformater som brukes av de fleste av de store revisjonsfirmaene, kan du spore tiden, lage en regning i riktig elektronisk format og deretter eksportere det til revisjonen fast.

Besøk Sage Timeslips nettside for å lese om de elektroniske fakturaformatene som Timeslips kan støtte.

Konfigurere elektronisk fakturering

Hvis du vil bruke Sage Timeslips Electronic Billing tillegg, må du sette opp det ved å følge instruksjonene som følger med tillegget. Deretter kan du produsere regninger i riktig format for revisjonsfirmaet du arbeider med. Husk at hvert revisjonsfirma har unike innstillinger og filformater.

I tillegg må du identifisere klientene for hvem du bruker elektronisk levering. Begynn med å velge Navn → Klientinfo. I vinduet Klientliste som vises, dobbeltklikker du en klient for hvem elektronisk levering gjelder. Klikk deretter på Arrangement 2-fanen i Klientinformasjon-vinduet og sett feltet Elektronisk levering til det aktuelle revisjonsfirmaet.

I de fleste tilfeller må du også legge til egendefinerte felt og tildele dem til klientene som bruker mottakerfirmaet.

Vedlegget elektronisk fakturering sparer deg tid og lar deg legge til forhåndsdefinerte sett med egendefinerte felt knyttet til bestemte revisjonsfirmaer.

For noen revisjonsfirmaer må du bruke American Bar Association (ABA) Task Litigation Code Set eller Uniform Task-Based Management System for å identifisere oppgaver, utgifter og referanser. Hvis du opprettet timeslettdatabasen din ved hjelp av databaseformatet Legal with ABA Litigation Codes, finnes disse kodene allerede i databasen. Hvis du brukte en annen mal for å opprette timeslettdatabasen din, må du angi kodene for oppgaver, utgifter og referanser i feltet Kallenavn 2 i oppgaven, utgiften og referanse kallenavnet, og bruk feltet Kallenavn 1 for å skrive inn et beskrivende navn som du lett kan gjenkjenne som du lager slips.

I American Bar Association Task Litigation Code Set og Uniform Task-Based Management System, begynner koder med bokstavene A, E, eller L. Tilordne koder som starter med A på oppgaver, koder som starter med E til utgifter og koder som starter med L til referanser.

Undersøk den elektroniske faktureringsprosessen

Prosessen for elektronisk fakturalevering i Sage Timeslips ligner prosessen for å generere andre regninger.Du plasserer fortsatt regningene dine i bevisfasen i utgangspunktet, og deretter gjennomgår dem og foretar endringer. Men når du er klar til å sende regningene, eksporterer du dem og sender filene til et revisjonsfirma for gjennomgang.

Velg nederst på regningsmenyen, velg det aktuelle elektroniske fakturaleveransen eller revisjonsfirmaet, og klikk deretter Eksporter. Tidslinjer ber deg om en mappe for å lagre de eksporterte regningene. Etter at eksporten er ferdig, kan du sende regningene til revisjonsfirmaet.

I de fleste tilfeller, når eksporten er fullført, flyttes Sage Timeslips regningene fra bevisstadiet til revisjonsstadiet. For noen revisjonsfirmaer godkjenner Timeslips regningene.

Timeslips behandler regninger i revisjonsstadiet på samme måte som det behandler regninger i bevisstadiet: Timeslips låser regningene mens revisjonsfirmaet vurderer dem. Når firmaet kontakter deg med sin vurdering, godkjenner du regningene som ikke krever endringer, og du sletter regninger som krever endringer fra revisjonsstadiet ved å bruke Bill Stages-vinduet (velg regninger → Godkjenn eller fjern reviderte regninger → Godkjenn eller fjern regninger) og gjøre de nødvendige endringene. Deretter skriver du regningene på nytt og gjentar prosessen.

Hvis Timeslips godkjenner regningene du sender til revisjonsfirmaet og revisjonsfirmaet krever endringer, kan du fjerne valgte regninger fra kategorien Ubøyelig i vinduet Bill Stages, redigere dem, skrive dem ut på nytt og gjenta utskriften og elektronisk levering prosess.

Det er mulig at et revisjonsfirma ikke vil vurdere regningen før du er klar til å sende inn en annen. I så fall godkjenne regningen du allerede har sendt inn, og hvis revisjonsfirmaet krever endringer i det, prøv å angre det. Hvis du ikke kan angre regningen, må du angi en kredittforretning for kontoen for den opprinnelige regningen, skriv inn dataene som dukket opp på regningen, og generer en ny regning for å sende til revisjonsfirmaet.

Splitting elektroniske regninger

Hvis du bruker funksjonen Split Bills i Timeslips, som gjør at du kan opprette regler for å fordele eller splitte avgiftene på en regning blant tidtakere, vær oppmerksom på at ulike revisjonsfirmaer håndterer delt fakturering i forskjellige måter. Noen tillater det, men ignorerer det, andre tillater det og bruker det, og andre støtter ikke det.