10 Tips for å forbedre kontantstrømmen med Xero-dummies

Kontanter er avgjørende for overlevelse av en bedrift, og Xero kan brukes til å spore det. Kontanter må flyte inn i virksomheten, slik at virksomheten har penger til å betale for generelle utgifter som leie, lønn og lager. Her er ti topptips for å sikre at du bruker Xero effektivt for å få penger til å strømme inn i bedriftskontoene.

Avstemme bankkontoer jevnlig

For å sikre at Xero dashboards og rapporter er riktige og oppdaterte, gjør det ofte med å forsone bankkontoer ofte. Med rettidig informasjon kan du være sikker på at rapporter om utestående fakturaer er korrekte og i stand til å kommunisere med kunden s omgående. Alternativet venter på å sjekke kvitteringene for alle pengene som kommer inn i virksomheten før du begynner å jage kunden for betaling.

Hold tabber på forventet kontantstrøm i virksomheten

På dashbordet i Xero er fakturaene som du skylder deg, drevet, som oppsummerer gjeldende kundefordringer og inneholder en graf. Du kan raskt klikke gjennom for å finne ut verdien av utestående fakturaer, gjeldende fakturaer og utkastsfakturaer, og bor ned for å se detaljene på salgsoversikten. En gang på salgsdashboardet kan du klikke på boksen i kolonnen Forventet dato og legge til notater og oppdatere forventet dato for fakturaen.

Tilpass Xero-fakturaer

Xero-fakturaer bør tilpasses for å inkludere bankdetaljer og betalingsbetingelser. Dette gjør det enkelt for kundene å betale deg. Betalingsgateway-detaljer kan også legges til fakturaen via faktura-merkevare-temaet. Skriv ut en kopi av fakturaen din og vis visst at det er enkelt for kundene å fastslå hvordan de skal betale virksomheten.

Send ut Xero-fakturaer straks

Fakturaer kan sendes fra Xero Sales-området (eller en hvilken som helst mobil enhet), og sparer kostnadene ved et frimerke og tidspunktet for å slå fakturaen inn i den vanlige betalingsprosessen. ofte noen dager hvis du hadde brukt postkassen.

Når du sender en faktura via Xero, har du muligheten til å sende den som en PDF via Xero-nettverket, og som en online-kobling. En klient kan laste ned PDF-filen, kutte ned et tre, skrive det ut, og fil det - boo! Eller de kan lagre PDF-filen på datamaskinen, slik at de har et vanlig sikkerhetskopieringssystem på plass.

Hvis de er en ultrakul Xero-bruker som deg, kan de minimere dataregistrering ved å koble til ditt Xero-system og kvittere fakturaen direkte inn i sine kontoer som et utkastforslag. Klienten kan klikke på en hyperkobling, automatisk generert i fakturaen du sendte dem, og se fakturaen online.Når de klikker du på linken den grønne tippen mot fakturaen på din salgsdashboardet mørkner slik at du vet at de har sett den. Deilig, hei?

Engasjere med mobilteknologi

Installer Xero-appen på iPhone og omfavn skyen ved å fakturere mens du er på vei. Jo raskere fakturaen er utstedt, jo raskere er den betalt og raskere kontanter er mottatt av banken.

Send Xero-uttalelser i slutten av måneden

Med bare noen få klikk via kontrollpanelet i Xero Sales kan aktivitet og utestående uttalelser som oppsummerer kundefakturaer, enkelt sendes til kunder som har enestående saldo.

Gjennomgå din gamle fordringsrapport

Rapporten Aldersfordringer er funnet på Xeros Rapporter-oversikt og viser alle fordringer per klient og etter måned. Du kan klikke på data for å avdekke ytterligere detaljer om fakturaen og kunden.

Gjennomgå Kontantposisjonrapporten

I Xeros Executive Summary-rapport kan du få tilgang til en Kontantposisjon-rapport. Den første informasjonsblokken i denne rapporten er en enkel oversikt over kontosituasjonen til virksomheten: Kontant mottatt, Kontant brukt, Kontantoverskudd (underskudd) og Avslutningsbankbalanse.

Positive avvik er markert grønt og negative variasjoner er uthevet rødt. Dette er en oversikt over bedriftens kontantposisjon på høyt nivå, og det kan føre til at du dypere dypere i detaljer om nødvendig.

Kontantposisjonsrapporten hjelper deg også med å forstå detaljene bak virksomhetenes netto kontantbevegelse. Ved å holde deg informert om kontantbevegelsen i virksomheten din, er du bedre i stand til å foreta proaktive beslutninger, for eksempel å forsinke utgifter dersom kontantstrømmen er sakte.

Hold også et øye med Total Cash In og Out stolpediagrammet på hjemmebordet, som fremhever de seks måneders kontantbevegelsene.

Ta tak i samarbeidsforholdet til skyen

Gi et virtuelt teammedlem eller konsulent tilgang til din Xero-fil, og de kan jage utestående regninger og oppdatere kundeoppføringer eksternt.

Invester i en tilleggsoppløsning for å samle inn gjeld

Ikke la kundene behandle deg som en bank. Invester i en av Xeros gjeldssporingsbaserte tilleggsløsninger som Debtor Daddy, Satago, Chaser eller Late Fee Manager. Disse tilbyr en rekke funksjoner, inkludert påminnelser om rettferdighet før en faktura forfaller, automatiske e-postpåminnelser etterfølger sen betaling, og muligheten til å sende tekstmeldinger, søke sen betaling, serviceavgift eller interesse for fakturaer.