QuickBooks 2012 Enterprise Solutions i et Multi User Environment - dummies

QuickBooks 2012 lar deg sette opp flere passord for QuickBooks 2012 datafilen. Det som er veldig pent om dette er at du kan fortelle QuickBooks 2012 å begrense bestemte brukere og passord for å bare gjøre visse ting.

Bedriftseieren kan for eksempel ha et passord som tillater henne å gjøre noe. Men en ny regnskapsfører kan for eksempel ha et passord som bare tillater ham å registrere regninger i systemet.

Hvis flere enn én person bruker QuickBooks 2012, vil du sette opp flere passord. For å gjøre dette i QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, følg disse trinnene:

1. Velg Company → Users → Set Up Users and Roller-kommandoen.

   QuickBooks 2012 viser dialogboksen User List, som vist på illustrasjonen nedenfor. Dialogboksen Brukere og roller identifiserer alle brukere for hvem QuickBooks-tilgangen er konfigurert og rollene QuickBooks kan fylle når du bruker QuickBooks. Brukerlisten, som vises på fanen Brukerliste i dialogboksen, identifiserer også hvem som er logget på systemet.

   

2. Fortell QuickBooks 2012 at du vil legge til en bruker ved å klikke på Ny knappen.

   Når du klikker denne knappen, viser QuickBooks dialogboksen Ny bruker, som vist.

   

3. Identifiser brukeren og oppgi et passord.

   Du må gi hver bruker for hvem du oppretter et passord et brukernavn. Du gjør dette ved å skrive inn et kort navn - kanskje brukerens fornavn - i Brukernavn-boksen. Etter at du har identifisert brukeren, skriver du brukerens passord inn i tekstboksen Passord og Tekstbekreft passord.

4. Identifiser brukerens rolle (r).

   Bruk listen Tilgjengelige roller for å velge roller (eller oppgaver) brukeren fyller. Legg deretter den valgte rollen til brukerens liste over tildelte roller ved å klikke på Legg til-knappen. Følgende figur viser bruker Susan med regnskapsfører oppført som en tildelt rolle. Hvis du vil fjerne en rolle fra en bruker, velger du rollen i listen Oppgitte roller og klikker deretter Fjern.

   

5. (Valgfritt) Endre roller etter behov.

   Du kan finjustere rollene du, med QuickBooks 'hjelp, tilordne. For å gjøre dette, velg fanen Roller i dialogboksen Brukere og roller, og klikk deretter på rollen du vil endre, og Rediger-knappen.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle (se illustrasjon nedenfor), velg en regnskapsaktivitet eller et område fra listen Område og aktiviteter, og bruk deretter områdestatusnivåknappene for å angi hva en bruker med den valgte rollen kan gjøre.

   

   Du kan angi at brukeren ikke skal ha tilgang ved å velge Ingen, Full eller Delvis tilgang via riktig alternativknapp.Hvis brukeren skal ha delvis tilgang, velger du Partial-knappen og merker av eller fjerner merket for boksen Lag, Endre, Slett, Skriv ut og Vis saldo, hvis det passer. Klikk OK for å lagre endringer i rollene og gå tilbake til dialogboksen Brukere og roller.

   Som regel, når det gjelder regnskapskontroll, vil du gi minimal tilgang. Hvis noen ikke trenger tilgang til QuickBooks datafil for daglige oppgaver, bør du velge Ingen-knappen.

   Jo mer evne du gir til å nudle rundt i ditt regnskapssystem, jo ​​større er risikoen for at noen kan introdusere feil i systemet og jo lettere du gjør det for at noen stjeler fra deg.

6. (Valgfritt) Gjennomgå brukerrettighetene dine.

   Når du har konfigurert en bruker, bør du (bare for å være forsiktig) gjennomgå tillatelsene du har gitt brukeren. For å gjøre dette, klikker du på brukerlisten-fanen i dialogboksen Brukere og roller, velger brukeren, og klikker deretter på Vis tillatelser-knappen.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tillatelser, velger du brukeren og klikker deretter Vis-knappen. Følgende illustrasjon viser vinduet Vis tillatelser, som viser en meget detaljert liste over hva brukeren kan og ikke kan gjøre.