QuickBooks 2008 For Dummies Cheat Sheet - dummies

Av Stephen L. Nelson

Din forretningsmessige eiendeler kan inkludere din evne til å jobbe med QuickBooks regnskapsprogramvare. Dette praktiske Cheat Sheet hjelper deg med å bygge opp bokføringskunnskapen din - fra datafilhåndtering til lønnspreparat, forsamling av elementlister for å kjøpe ordresporing med QuickBooks 2008.

Slik angir du et sluttdato og passord i QuickBooks

QuickBooks gjør ikke Ikke krever at du eller lar deg "lukke" måneder og år, slik gamle manuelle regnskapssystemer gjorde. (Når du "lukket" en gammel regnskapsperiode, har du faktisk nullstilt inntekts- og kostnadsregnskapet og overført nettobeløpet til eierens egenkapitalkontoer.)

Med QuickBooks kan du imidlertid bruke en sluttdato og et passord. Sluttdato forhindrer noen fra å angi transaksjoner tidligere enn den angitte datoen. Hvis du for eksempel angir et avsluttingspassord, må noen forsyne det passordet før du skriver inn en transaksjon eller endrer en transaksjon som er datert før sluttdatoen. Hvis du ikke angir et avsluttingspassord, blir noen som forsøker å legge inn eller endre en transaksjon som er datert før sluttdatoen, advart, men han eller hun kan fortsatt opprette eller endre oppføringen.

For å angi en sluttdato, velg Rediger → Innstillinger, klikk Regnskapikonet, klikk på fanen Selskapsinnstillinger, og skriv inn sluttdato (sannsynligvis slutten av det senest avsluttede året) i Dato gjennom hvilke bøker er lukket boks. For å bruke et avsluttingspassord, klikk på Set Password-knappen, og bruk dialogboksen som QuickBooks viser for å opprette avsluttingspassordet.

Gjør deg klar til å betale lønn med QuickBooks 2008

Hvis du vil bruke en av QuickBooks Payroll-tjenestene fordi du vil spare penger, er du ikke redd for et lite papirarbeid, eller kanskje vil du ha den ekstra fleksibiliteten som kommer med å gjøre det deg selv, du må registrere deg for riktig smak av tjenesten.

Gjør deg klar til å hoppe på Internett for å sette opp et lønnsalternativ. Følg disse trinnene:

1. I QuickBooks velger du Ansatte → Lønn → Bestill lønnservice.

   QuickBooks kobler seg til Internett og viser første side av et websider på flere sider som gjør det mulig å signere og sette opp QuickBooks Payroll-tjenesten.

2. Følg instruksjonene på skjermen.

   Merk: Ved å sette opp QuickBooks-lønnstjenesten krever du at du har nøyaktig, oppdatert lønnsinformasjon for alle dine ansatte, så vel som statlig informasjon om oppholdsrenter. Du vil ønske å samle all denne informasjonen før du begynner. Prosessen med å sette opp lønn - forutsatt at du har informasjonen tilgjengelig, og at du bare har en håndfull medarbeidere - bør ikke ta mye mer enn en halv time.

3. Planlegg lønnslisten din.

   Når du har registrert deg for (og indirekte satt opp) QuickBooks Payroll-tjenesten, må du planlegge dine kommende lønnsaktiviteter. For å gjøre dette, velg kommandoen Ansatte → Legg til eller Rediger lønnsplaner.

   Når QuickBooks viser vinduet Lønnsliste, klikker du på Lønnsliste og deretter Ny. Når du blir bedt om av QuickBooks, beskriv lønnslisten du planlegger. For eksempel, hvis du setter opp en ukentlig lønnsliste, oppgi lønnslisten noe som Fredagslønn. Beskriv frekvensen som ukentlig, hver uke, halvårlig, og så videre.

4. Beskriv dine ansatte.

   Du må beskrive hver enkelt av dine ansatte, og du må identifisere hvilken lønnskostnad de tilhører. Velg Medarbeider → Medarbeidersenter. Klikk på knappen Ny medarbeider. Bruk deretter fanene i vinduet som QuickBooks viser for å gi ansattes navn, adresse, personnummer, og så videre. Vær oppmerksom på at du bruker fanen Lønn og kompensasjon til å spesifisere lønn til arbeidstaker og tilordne ansatt til en planlagt lønn.

Inaktiverende listeposter i QuickBooks 2008

En av de fine funksjonene i QuickBooks er at den gjør det mulig å forenkle lister ved å gjemme elementer som ikke lenger er aktive, inkludert de som du forventer å være aktive igjen senere. Hvis du har sesongarbeidere, kan du gjemme dem fra din Medarbeiderliste under årstidene når de ikke fungerer. Eller hvis du bare selger hukommelseskjeder kun hvert femte år, kan du holde dem fra å rote opp varelisten din i off-årene. Du kan også inaktivere kunder og leverandører fra deres respektive lister.

For å inaktivere noe fra en liste, er alt du trenger å gjøre, åpne listen og dobbeltklikk på elementet. Når QuickBooks åpner elementet, ansatt, kunde eller leverandør du vil deaktivere, merker du av for elementet er inaktivt. (Navnet på avmerkingsboksen endres, avhengig av hva du prøver å deaktivere.) Klikk deretter OK. QuickBooks skjuler dette medlemmet fra listen din. Neste gang du viser listen, vises Inkluder Inaktiv-boksen.

For å se og redigere skjulte medlemmer av listen, klikker du bare Inkluder inaktiv-boksen. Eventuelle inaktive medlemmer vises med X-ikoner ved siden av dem. Hvis du vil reaktivere et medlem, er alt du trenger å gjøre, klikke på X-ikonet, og medlemmet er aktivert.

QuickBooks holder spor av innkjøpsordrer

Du kan lage QuickBooks PO'er selv om du bestiller varer via telefon eller via World Wide Web - det vil si når du ikke ber om varer skriftlig. Ved å fylle ut innkjøpsordrer kan du bestemme hvilke varer du har på bestilling og når varene kommer. Alt du trenger å gjøre er å spørre QuickBooks, "Hva skjer, og når kommer det, uansett? "Aldri igjen må du rake hjernen din for å huske om du har bestilt disse tingamajigs og doohickeys.

Og når regningen kommer, vil du allerede ha den spesifisert på PO-skjemaet. Etter at du har skrevet ut alle postene på posten din, trenger du ikke å fylle ut en faneblad på sjekken når du betaler regningen.Eller, hvis du betaler regninger med betalingsmåten, trenger du ikke å fylle ut fanen Innstillinger i vinduet Skriv inn regninger. Når varene kommer, er alt du trenger å gjøre, la QuickBooks vite; elementene blir umiddelbart lagt til i din beholdningsliste.

Bruk PO'er for varer du bestiller - det vil si for varer du vil motta og betale for i fremtiden. Hvis du kjøper varer over disken eller mottar varer du ikke har bestilt, trenger du åpenbart ikke en PO. Det du trenger å gjøre er bare å betale regningen og inventar elementene du nettopp har kjøpt.