Med dobbel bokføring, dummier

Med dobbeltbokføring kan du beregne kontosaldoen for en konto ved å ta startkontosaldoen og deretter legge til debet og kreditter som har skjedd siden da. For hånden er denne aritmetikken litt uhåndterlig. Datamaskinen din (ved hjelp av QuickBooks 2012) gjør denne matematikken enkelt.

For omtrent 500 år siden utviklet en italiensk munk med navnet Pacioli en systematisk tilnærming til å holde øye med økningen og nedgangen i kontosaldoen. Han sa at økningen i eiendoms- og kostnadsregnskapene skulle kalles debetinger, , mens nedgangen i eiendoms- og kostnadsregnskapene skulle bli kalt .

Han sa også at økningen i gjeld, egenkapital og inntektsregnskap skal kalles kreditter, mens reduksjoner i gjeld, eierandel og inntektsregnskap skal kalles debet.

Du må huske dette

Konto	Debit	Kreditt
Eiendeler	Øk	Minst
Utgifter	Øk	Reduser
Forpliktelser	Reduser	Øk
Eierandel	Nedsatt	Øk
Inntekter	Færre	Øk

Ved bruk av Paciolis debitterings- og kreditsystem kan enhver transaksjon beskrives som et sett av balanseavgifter og kreditter. Ikke bare fungerer dette systemet som økonomisk stenografi, men det gir også feilkontroll. For å få en bedre ide om hvordan dette virker, se på noen enkle eksempler.

Ta eksempelvis en $ 1 000 kontantsalg. Ved å bruke Paciolis system, eller ved å bruke dobbeltbokføring, kan du registrere denne transaksjonen som vist her:

Kontanter $ 1 000 debet

Salgsinntekter $ 1 000 000

Se hvordan det fungerer? Kontantsalget på $ 1 000 vises som både en debet til kontanter (som betyr en økning i kontanter) og en $ 1 000 kreditt til salg (noe som betyr en økning i salgsinntekt på $ 1 000). Debiterer lik kreditter, og det er ingen ulykke.

Regnskapsmodellen og Paciolis tildeling av debet og kreditter betyr at en korrekt registrert transaksjon balanserer. For en korrekt registrert transaksjon, svarer transaksjonens debet til transaksjonens kreditter.

Ved konvensjonen viser regnskapsførere og bokførere transaksjoner, eller hvilke regnskapsførere og bokholdere kaller journalposter .

Tidsskriftinngang 1: Registrering av kontantsalg

Konto	Debit	Kreditt
Kontanter	1 000
Salgsinntekter	1 000

Se hvordan det virker? Hver konto som påvirkes av en transaksjon, vises på en egen linje. Debitter vises i den venstre kolonnen. Kredittene vises i den høyre kolonnen.

Du forstår faktisk hvordan denne kontobedriften fungerer. Du har en sjekkliste. Du bruker den til å holde oversikt over både balansen i kontoen din og transaksjonene som endrer kontokontoen.

Reglene for dobbeltregistrering av bokføring innebærer i hovedsak at du skal bruke et lignende rekordbehandlingssystem, ikke bare for kontokontoen din, men for alle andre kontoer må du også utarbeide regnskapet ditt.