Opprettholde gode regnskapskontroller i QuickBooks 2012 - dummies

Når du introduserer flere brukere av regnskapssystemet i QuickBooks 2012, øker du behovet for regnskapskontroll. Ved å ha tilgang til regnskapssystemet kan brukere enten ved et uhell innføre feil i regnskapssystemet, eller dessverre kan enkelte brukere med vilje bedra en virksomhet.

Av disse grunnene har noen av QuickBooks regnskapskontrollteknikker for å minimere utilsiktede feil og minimere muligheten for tyveri:

• Sammenlign regelmessig fysisk beholdning med inventarregnskap. Lager, tydeligvis krymper. Folk - noen ganger ansatte, men ofte pseudokunder som butikklister - vil stjele beholdningen.

  Derfor må en av de tingene du må gjøre for å minimere tapene dine og for å opprettholde nøyaktige regnskapsmateriale, regelmessig sammenligne fysiske teller av lagerbeholdningen med hva regnskapstallene dine viser.

  En liten dagligvarebutikk, for eksempel, kan for eksempel sammenligne tobaksbeholdning på en daglig basis, øl og vinbeholdning på ukentlig basis, og alle andre dagligvareartikler på månedlig eller årlig basis. Denne tilnærmingen til ofte å telle de mest verdifulle og enkleste å stjele elementene, utfører to ting:

  • Lagerkrymping identifiseres raskt.

  • Bedriftseieren kan minimere lagerkrymping ved å identifisere typen inventar som ofte blir stjålet eller til og med når inventar blir oftest stjålet.

• Avstem bankkontoer. En ting som bedriftseiere bør gjøre er å forene sine egne bankkontoer. Ofte skjer de ansatte tyveri av regnskapspersonell som ansatte finne ut hvordan man skriver sjekker på selskapets bankkonto som eieren ikke ser. En sikker måte å finne en fiktiv og bedragerisk transaksjon på er at eieren skal avstemme kontoutskriften.

  Hvis eieren avstemmer kontoutskriften, kan hun sammenligne bankens regnskap for kontoen med selskapets QuickBooks regnskapsposter. Eventuelle åpenbare uoverensstemmelser kan løses - noe som betyr at QuickBooks regnskapsposter er mer nøyaktige. I tillegg har noen flaky, mistenkelige transaksjoner en tendens til å bli tydelig når bedriftseieren ser nøye på sjekker.

• Segregate regnskapsføring fra fysisk varetekning hvor det er mulig. I en liten bedrift er det vanskelig å alltid skille regnskapet for noen aktivitet fra fysisk varetekt eller fysisk ansvar for den aktiviteten.For eksempel er det vanskelig å separere lagerregnskapet fra fysisk varetekt eller tilgang til den beholdningen.

  En butikkist kan for eksempel lett kunne stjele sigaretter og også tilpasse beholdningsoppgavene gjennom salg av kassaapparater for sigaretter. Likevel, uansett hvor du kan adskille fysisk varetekt fra regnskap, inntreffer en innebygd feilkontroll.

  Du kan spørre din CPA for å få hjelp til å utforme måter å skille seg fra fysisk varetekt av eiendeler fra regnskaps- og bokføringstjenester. Og du virkelig, burde virkelig gjøre dette. Dessverre er de ansatte tyveri veldig vanlig.

• Tren ansatte i bruk av QuickBooks. Du bør trene ansatte til å bruke QuickBooks hvis du har en virksomhet av en hvilken som helst størrelse av to grunner:

  • Noen som vet hvordan man bruker QuickBooks, er mindre sannsynlig å gjøre utilsiktede feil. Så, hvis du kan, gir det god mening å gi noen ansatte hjelp eller trening eller begge deler. Disse ressursene lar folk mer komfortabelt og mer nøyaktig bruke QuickBooks-funksjoner til å bygge opp finansiell informasjon som gjør at du bedre kan administrere virksomheten din.

  • Uhyggelig regnskapsfører camouflage ansattes tyveri. Ofte, en av tingene du ser når de ansatte tyveri skjer, er virkelig ødelagte regnskapsposter. Så trening betyr ikke bare mer nøyaktige regnskapsposter, men også at du er mindre sannsynlig å ha et miljø som bidrar til tyveri eller forstyrrelser.

• Lukk QuickBooks-filen din. Hvis du tar en regnskapsprinsipp, lærer du at lukking betyr et sett med bokføringsprosedyrer som noen går gjennom til inntekts- og kostnadsregnskapet.

  I QuickBooks betyr lukking noe annet. Men du vil fortsatt lukke QuickBooks-filen for å opprettholde integriteten til dataene dine. Slik gjør du: Velg kommandoen Rediger → Innstillinger, velg Regnskap og deretter fanen Firmainstillinger, og klikk deretter Innstillingsdato-dato / passord-knappen. Når QuickBooks ber deg, spesifiser du en "sluttdato" og et passord.

  Etter at du har oppgitt denne informasjonen, forbyder QuickBooks enten brukere eller begrenser brukere fra å endre eller angi transaksjoner som er datert før sluttdatoen. (Bare personer med passordet kan endre eller angi transaksjoner med datoer tidligere enn sluttdatoen.)