Holde oversikt over kundesupport i QuickBooks 2003 - dummies

Hvis kundene dine ikke alltid betaler deg foran for kjøpene dine, må du registrere en annen type betaling - de som kundene gjør for å betale eller betale ned hva du har fakturert dem. For å registrere innbetalingene må du selvfølgelig først registrere fakturaer for kunden. Hvis du utsteder kredittnotaer som kundene kan bruke til å redusere beløpene de skylder, må du også først registrere kredittmemoer for kunden. Resten er lett.

For å få tilgang til et vell av kundeinformasjon alt på en side, velg Kunder -> Kunde senter. Kundesenteret vises, oppført utestående saldoer, unbilled tid og kostnader og kunder etter lønnsomhet.

For å vise mottaksbetalingsvinduet, velg du Kunder -> Motta betalinger. Eller velg Kunder fra navigatørlisten og klikk deretter på ikonet Motta betalinger. Beskriv deretter kundebetalingen og fakturaene som er betalt. For gory detaljer, les gjennom følgende trinn:

en. Velg kunder -> Motta betalinger.

Vinduet Motta betalinger vises.

2. Identifiser kunden og om nødvendig jobben.

Aktiver kunden: Job-rullegardinlisten og velg kunden eller jobben ved å klikke på den. QuickBooks viser de åpne, eller ubetalte, fakturaene for kunden i listboksen Stor utestående faktura / utsagnsgebyr nederst i vinduet.

3. Oppgi betalingsdato.

Trykk på Tab for å flytte markøren til Dato-tekstboksen og skriv inn riktig dato i MM / DD / YY-format.

4. Oppgi beløpet av betalingen.

Flytt markøren til beløpslinjen og skriv inn kundens betalingsbeløp.

5. (Valgfritt) Angi betalingsmåten.

Aktiver Pmt. Metode-rullegardinliste og velg betalingsmåten.

6. (Valgfritt) Gi sjekkenummeret.

Flytt markøren til Ref. / Sjekk Nei linje. Deretter skriver du sjekkenummeret fra kundens sjekk. Trenger du å fullføre dette trinnet? Naw. Men denne informasjonen kan være nyttig hvis du eller kunden senere har spørsmål om hvilke sjekker som betales for hvilke fakturaer.

7. (Valgfritt) Legg til en notatbeskrivelse.

Bruk memo beskrivelsen for å lagre litt informasjon som vil hjelpe deg på en eller annen måte. Merk at dette feltet skrives ut på Kundeerklæringen.

8. Bestem hvordan du vil håndtere betalingen.

Alternativ knappene i nedre venstre hjørne av vinduet bør se litt kjent fordi de også vises i vinduet Enter Sales Receipts. Disse alternativene gjør at du kan angi om du skal gruppere betalingen med andre ubestemte midler eller sette den direkte på en konto.

9. Hvis kunden har noen utestående kreditter, kan du bestemme om du skal bruke dem i denne betalingen.

QuickBooks tilsvarer beløpene til en av kundens eksisterende kreditter. De kan være alt fra en overbetaling på en tidligere faktura til en returkreditt eller noe annet.

Hvis du vil bruke et kredittnota til en bestemt åpen faktura, velger du fakturaen og klikker deretter på Sett inn kredittkort. Når QuickBooks viser fanen Credits i dialogboksen Rabatt og kreditt, klikker du på kredittnotaet du vil bruke.

10. Identifiser hvilke åpne fakturaer kunden betaler.

Så lenge du har valgt automatisk innbetalingspreferanse, bruker QuickBooks automatisk betalingen til de åpne fakturaene, som begynner med den eldste åpne fakturaen. Du kan endre dette programmet ved å legge inn beløp i Betaling-kolonnen. Bare klikk på den åpne fakturaens betalingsbeløp og skriv inn riktig beløp.

Du kan legge ut en del av betalingen uapplikert, hvis du vil. Du kan også opprette et kredittnota for den uapporterte delen av en kundebetaling ved å klikke på Print Credit Memo-knappen.

Hvis du vil bruke kundens betaling til de eldste åpne fakturaene, klikker du på Auto Apply-knappen. Hvis du vil uautorisere betalinger som du allerede har brukt for å åpne fakturaer, klikker du på Fjern markeringer. Rydde valg og automatisk bruk er den samme knappen. QuickBooks endrer navnet på knappen, avhengig av om du allerede har lagt inn betalinger.

11. Juster betalingen for tidlig betaling, om nødvendig.

Hvis du tilbyr betalingsbetingelser som inkluderer en tidlig betalingsrabatt, reduserer QuickBooks det originale beløpet for åpen faktura (vist i kolonnen Orig. Amt.) Ved tidlig betalingsrabatt du angir for å beregne det justerte beløpet som skal betales (vist i Amt. Due kolonne).

For å angi rabatten, velg den åpne fakturaen som har den tidlige betalingsrabatten du vil endre. Klikk deretter på rabattinfo-knappen. Med liten eller ingen nøling vises rabattfanen i rabatt- og kreditt-dialogboksen. Skriv inn dollarbeløpet for rabatten i tekstboksen Mengde rabatt. Deretter angir du bekostningskontoen du vil bruke til å spore tidlige betalingsrabatter ved å aktivere rullegardinlisten Rabattkonto og velge en av kontoene. (Rentekostnad er sannsynligvis en god konto å bruke, med mindre du vil sette opp en spesiell tidlig rabattkostnadskonto kalt noe som rabattkostnad eller rabatter gitt. Tross alt er tidlige betalingsrabatter beløpet til interesse.)

Når du er ferdig, klikker du OK for å gå tilbake til mottaksbetalingsvinduet.

12. Oppgi kundens betalingsinformasjon.

Etter at du har identifisert hvilke fakturaer kunden betaler - det ikke-anvendte beløpet sannsynligvis skal vises som null - du er klar til å registrere kundens betalingsinformasjon. Du kan gjøre det ved å klikke på Lagre og Nytt eller Lagre og Lukk. QuickBooks lagrer kundebetalingen som vises på skjermen. Hvis du klikker Lagre og Ny, viser QuickBooks et tomt mottatt betalingsvindu, slik at du kan legge inn en annen betaling.

Du kan returnere til kundebetalinger du registrerte tidligere ved å klikke på Forrige-knappen.