Hvordan du bruker rapportvinduet i QuickBooks 2011 - dummies

Hvis du er komfortabel med å jobbe med Microsoft Windows, bør det være et øyeblikk å jobbe med QuickBooks Report-vinduet. Langs den øvre kanten av vinduet viser QuickBooks både knapper og bokser. Du bruker disse knappene og boksene for å endre visningen av rapportvinduet og for å kontrollere informasjonen som vises i rapportvinduet.

Arbeide med rapportvinduets knapper

Rapportvinduet gir vanligvis åtte forskjellige knapper: Endre rapport, memorisere, skrive ut, e-post, eksporter, skjul overskrift, skjul og oppdater.

• Endre rapport: Endre rapport-knappen viser dialogboksen Endre rapport. Du bruker denne kommandoknappen til å tilpasse en rapport.

• Memorize: Memorize-knappen viser dialogboksen Memorize Report. Etter at du har lagret disse innstillingene, kan du senere produsere nøyaktig samme rapport ved å velge den memoriserte rapporten fra undermenyen Rapporter → Memorized Reports.

  

• Skriv ut: Når du klikker på Skriv ut, viser QuickBooks dialogboksen Utskriftsrapporter, som lar deg velge hvordan og hvor rapporten skal skrives ut.

  

  Klikk på Forhåndsvis-knappen i dialogboksen Skriv ut rapporter for å vise forhåndsvisningsvinduet. Forhåndsvisningsvinduet viser hvordan de trykte rapportsidene dine vil se ut.

• Email: Med kommandoknappen Email kan du sende en kopi av rapporten som et vedlegg. Når du klikker på Email, starter QuickBooks ditt e-postprogram for deg.

• Eksporter: Hvis du klikker på Eksporter-knappen, viser QuickBooks kategorien Grunnleggende i dialogboksen Eksporter rapport, som lar deg kopiere informasjonen i en rapport til en fil som et regnearksprogram som Microsoft Excel lett kan åpne.

  

  Hvis du vil kopiere rapporten til et eksisterende Excel-regneark, velger du alternativet Eksisterende Excel-arbeidsbok.

• Skjul topptekst: Du klikker Skjul topptekst for å fjerne headerinformasjonen, for eksempel firmanavnet. Hvis du skjuler overskriften, kan du klikke på Skjul topptekst igjen for å få det til å vises igjen.

• Skjul: Kollaps-knappen kollapser detaljene i en rapport. QuickBooks viser ikke underkontoer på en sammenfalt rapport, bare kontoer. Hvis du vil koble sammen en rapport som du tidligere kollapset, klikker du på Utvid-knappen.

• Oppdater: Oppdaterings-knappen forteller QuickBooks å oppdatere en rapportinformasjon for endringer i QuickBooks-datafilen. Dette høres galt i begynnelsen, men du kan faktisk forlate rapportvinduene åpne. Dette betyr at et rapportvindu kan vise et resultatregnskap, for eksempel fra en uke siden.Ved å klikke på Oppdater knappen, vet QuickBooks at den skal oppdatere rapporten for de siste endringene.

Bruke rapportvinduene

Rapportvinduet inneholder fem bokser: Datoer, Fra, Til, Kolonner og Sorter etter. Disse boksene lar deg også kontrollere informasjonen som vises i rapportvinduet og utseendet på informasjonen.

• Datoer, Fra og Til bokser lar deg fortelle QuickBooks hvilket rapporteringsintervall du vil vise i rapporten. Du bruker disse boksene til å fortelle QuickBooks for hvilken måned, kvartal, år eller hva du vil at rapporten skal utarbeides.

• Rullegardinlisten Kolonner viser et sett med kolonnevalg. I utgangspunktet viser QuickBooks en enkelt total kolonne for en rapport. Hvis du for eksempel produserer en rapport som oppsummerer årlige inntekts- og kostnadsdata, kan du bruke rullegardinlisten Kolonner for å fortelle QuickBooks som du vil se månedlige kolonner.

• Sorter etter-rullegardinlisten lar deg velge hvordan informasjon skal bestilles på en rapport.