SharePoint online innhold og innholdstyper - dummies

En av de mange kule funksjonene SharePoint Online tilbyr, er det mulig for brukerne ikke bare å laste opp dokumenter, men også å opprette et nytt Word-dokument rett fra dokumentet bibliotek ved å klikke på Dokumenter fra biblioteket Verktøy på båndet og deretter klikke på Ny. Denne handlingen åpner et nytt blankt dokument i Microsoft Word som vil bli lagret på nettet etter at du har gitt det et filnavn.

Hva de fleste nye SharePoint-brukere ikke vet er at du faktisk kan laste opp en kobling til et dokument i et annet bibliotek eller opprette nye Microsoft Office-dokumenter enn Word. For det første eliminerer dette dupliserte dokumenter som kan bli et mareritt å synkronisere. For sistnevnte strømlinjeformiserer det etableringen av formbaserte dokumenter.

Opplasting av en kobling i stedet for en fil er gjort mulig ved hjelp av SharePoint-innhold og innholdstyper. Tenk på innhold som Word-dokumentet du lastet opp eller den nye filen du opprettet fra dokumentbiblioteket. Måten du definerte innstillingene for dokumentene dine, er innholdstypen.

Hold en versjon av et dokument på flere SharePoint Online-nettsteder

Du administrerer to separate SharePoint-nettsteder, og du har et dokument du vil dele mellom de to nettstedene. Hvis du oppretter to dokumenter for å laste opp en for hvert nettsted, må du oppdatere to dokumenter når noe endres. For å unngå det ekstra arbeidet, kan du laste opp ett dokument på ett nettsted, og "laste opp" en link til dokumentet på det andre nettstedet. For å gjøre dette, følg disse trinnene:

1. I dokumentbiblioteket hvor du vil legge til linken, klikker du på bibliotekskategorien fra biblioteksverktøy-menyen på båndet.

2. Klikk på Bibliotekinnstillinger på båndet.

3. Klikk på Avanserte innstillinger under Generelle innstillinger.

4. Under Tillat styring av innholdstyper, velg Ja. Rull ned og klikk OK.

5. Under innholdstyper ser du at dokumentet allerede er oppført som standard innholdstype.

6. Klikk på koblingen Legg til fra eksisterende nettsted innholdstyper under dokumenttype-typen.

7. På siden Legg til innholdstyper velger du Lenk til et dokument under boksen Tilgjengelige nettstedinnhold:.

8. Klikk på Legg til i midten for å legge til den valgte innholdstypen i innholdstypene som skal legges til: boksen til høyre.

9. Klikk på OK.

   Du blir tatt tilbake til siden Document Library Settings.

Nå som du har lagt til Linker som innholdstype, la oss se den i aksjon. Gå ut av bibliotekets innstillinger og gå tilbake til dokumentbiblioteket. For å gjøre dette, følg disse trinnene:

1. Klikk på kategorien Dokument i biblioteksmenyen på båndet.

2. Klikk på ikonet Nytt dokument for å vise tilgjengelige innholdstyper. Velg Link til et dokument.

3. Skriv inn dokumentnavnet og nettadressen i den nye koblingen til et dokumentvindu som vises.

4. Klikk på OK.

   Du blir tatt tilbake til dokumentbiblioteket ditt.

Viola! Nå kan du se linken oppført som om det var et ekte dokument i biblioteket. Når du oppdaterer den opprinnelige filen, åpnes lenken alltid den nyeste versjonen av filen den er koblet til.

Legg til en Excel-mal i innholdstypen SharePoint Online

Du vil kunne lage ikke bare Word-dokumenter fra biblioteket ditt, men også Excel-filer. Excel-filen du vil bruke når du oppretter nye Excel-filer, er en formmal for en faktura du opprettet. For å oppnå dette må du først legge til faktura mal som en ny innholdstype i nettstedet samlingen.

Det andre trinnet er å legge til denne nye innholdstypen i dokumentbiblioteket ditt ved å følge trinn 1 til 9 i forrige avsnitt, men erstatte lenke til et dokument med den nye Excel-skjemabildemalen.

Følg disse trinnene for å legge til fakturaen din som en ny innholdstype i websitet:

1. Gå til nettstedet for foreldre, gå til Site Actions → Nettstedinnstillinger.

2. Under Gallerier klikker du på Innholdsinnholdstyper og klikker på Opprett.

3. Gi det et navn (Faktura mal), skriv inn en beskrivelse om nødvendig, og velg Dokument Content Type under Velg foreldre innholdstype fra.

4. Velg dokument under Parent Content Type og velg fra en av de eksisterende gruppene, eller opprett en ny gruppe for den nye innholdstypen, og klikk deretter OK.

5. Klikk Avansert under Innstillinger, velg Opplast en ny dokumentmal, bla etter malingen din, og klikk deretter OK.

Din nye mal vises nå som et alternativ når du oppretter nye dokumenter i dokumentbiblioteket.