Video: Visma.net Financials 2025
En innkjøpsordre tjener et enkelt formål: Det forteller noen leverandør at du vil kjøpe noe element. Faktisk er en innkjøpsordre en kontrakt å kjøpe.
Mange små bedrifter bruker ikke innkjøpsordre. Men når de vokser til en viss størrelse, velger mange bedrifter å bruke dem fordi innkjøpsordrer blir permanente poster av varer du har bestilt. Dessuten formaliserer kjøpsordrer ofte innkjøpsprosessen i et selskap. For eksempel kan du bestemme at ingen i firmaet ditt kan kjøpe noe som koster mer enn $ 100, med mindre de får en innkjøpsordre. Hvis du bare kan utstede innkjøpsordre, har du effektivt kontrollert innkjøpsaktiviteter gjennom denne prosedyren.
Følg disse trinnene for å bruke QuickBooks til å opprette innkjøpsordrer:
1. Fortell QuickBooks at du vil opprette en innkjøpsordre ved å velge Leverandører -> Opprett innkjøpsordre.
QuickBooks viser vinduet Opprett innkjøpsordre.
Merk at hvis leverandørmenyen ikke leverer en opprett innkjøpsordre-kommando, vet QuickBooks ikke at du vil opprette innkjøpsordrer.
2. Bruk rullegardinmenyen Leverandørmeny til å identifisere leverandøren fra hvem du vil kjøpe varen.
Listen over leverandører inneholder en liste over hver av leverandørene i leverandørlisten din.
3. (Valgfritt) Klassifiser kjøpet ved hjelp av rullegardinlisten Klasse.
4. (Valgfritt) Gi et annet skip til adresse i rullegardinlisten Send til.
Listen til Send til rullegardin viser en liste over alle dine kunder, leverandører og ansatte. Du velger skipet som skal adresseres ved å velge ett av disse andre navnene. Når du har valgt en oppføring fra listen Send til, fyller QuickBooks i Send til adressefeltet med den aktuelle informasjonen.
Vinduet Opprett innkjøpsordrer leverer noen vanlige og forhåpentligvis kjente knapper og bokser: Forrige, Neste, Skriv ut, Finn, Stavekontroll, Historikk og Mal.
5. Bekreft innkjøpsordrenes dato.
I utgangspunktet legger QuickBooks gjeldende systemdato inn i datafeltet. Du bør imidlertid bekrefte at datoen som QuickBooks går inn som kjøpsordre er korrekt. Dette er kontraktsdatoen. Ofte fastsetter datoen kontraktsvilkårene - for eksempel antall dager som varen må sendes innen.
6. Bekreft innkjøpsordrenummeret.
Innkjøpsordrenummeret, eller P.O.-nummeret, identifiserer kjøpsordre dokumentet unikt. QuickBooks sekvensielt antall innkjøpsordrer for deg og plasserer neste nummer i P.O. nr. Boks. Gissingen at QuickBooks gjør om riktig innkjøpsordrenummer er vanligvis riktig, men hvis det ikke er riktig, skriv inn erstatningsnummeret.
7. Bekreft leverandøren og send til informasjon.
Leverandørblokken og Ship To Block identifiserer leverandøren fra hvem du kjøper varen og skipet til adressen du vil at leverandøren skal sende forsendelsen til. Denne informasjonen bør være riktig hvis leverandørlisten din er oppdatert, og du har riktig brukt rullegardinmenyen Ship to, for å identifisere, om nødvendig, en alternativ Ship To-adresse. Likevel, bekreft at informasjonen som vises i disse to adresseblokkene er riktig. Hvis informasjonen ikke er riktig, fikser du det selvfølgelig. Du kan redigere adresseblokkinformasjon ved å velge feil informasjon og deretter taste inn hva som helst som skal vises.
8. Beskriv hvert element du vil bestille.
Du bruker kolonnene i vinduet Opprett innkjøpsordrer for å beskrive i detalj hvert element du vil bestille som en del av kjøpet. Hvert element går på egen rad. For å beskrive et element du vil kjøpe fra leverandøren, gir du følgende biter av informasjon:
• Element: Med kolonnen Vare kan du ta opp det unike elementnummeret for elementet du vil kjøpe. Husk at elementer må skrives inn eller beskrives i elementlisten. Det viktigste du trenger å vite om varelisten er at alt du vil vise på fakturaen - eller, for den saks skyld, i en bestillingsordre - må beskrives i varefilen.
• Beskrivelse: Kolonnen Beskrivelse viser beskrivelsen for elementet du velger. Du kan også redigere Beskrivelse-feltet slik at det gir mening for kunder eller leverandører.
• Antall: Antall kolonne lar deg identifisere mengden av elementet du vil ha. Du oppgir antall elementer du vil ha i dette feltet, åpenbart.
• Pris: Med kolonnen Pris kan du angi prisen per enhet eller pris per enhet for varen. Legg merke til at QuickBooks bruker forskjellige etiketter for denne kolonnen, avhengig av hvilken type virksomhet du har satt opp.
• Kunde: Kunde-kolonnen lar deg identifisere kunden for hvem varen blir kjøpt.
• Beløp: Amount-kolonnen viser total brukt til elementet. QuickBooks vil beregne beløpet for deg ved å multiplisere mengden etter pris (eller pris). Du kan også redigere kolonnemengden. I dette tilfellet justerer QuickBooks frekvensen (eller prisen) slik at antallet ganger alltid er lik mengden.
Du må skrive inn en beskrivelse av hvert element som skal inkluderes i innkjøpsordren. Dette betyr for eksempel at hvis du vil bestille seks elementer fra en leverandør, skal innkjøpsordren inneholde seks linjer med informasjon.
9. Skriv inn bestillingen.
Du vil skrive ut innkjøpsordren. Formålet med å registrere innkjøpsordre i QuickBooks er å opprette en formell oversikt over et kjøp. Du vil nesten alltid ønske å overføre denne innkjøpsordren til selgeren.Kjøpsordren forteller leverandøren nøyaktig hva du vil kjøpe og prisen du er villig til å betale. For å skrive ut innkjøpsordren, kan du klikke på knappen Skriv ut. Du kan også skrive ut bestillinger senere i en batch; for å gjøre det, lagre alle innkjøpsordrene du vil opprette, og velg deretter Fil -> Skriv ut skjemaer -> Innkjøpsordre-kommandoen.
10. Lagre innkjøpsordren.
For å lagre innkjøpsordren din, klikk enten Lagre og lukk eller knappen Save & New. Hvis du klikker Lagre og Ny-knappen, lagrer QuickBooks den innkjøpsordren og viser en tom versjon av vinduet Opprett innkjøpsordre, slik at du kan ta opp en annen innkjøpsordre.
