Ved hjelp av arbeidsgruppemaler på nettverket ditt - dummier

Selv om et tilfeldig offer til kontorets guder kan gjøre nettverkslivet litt enklere, er en mal ikke et sted for tilbedelse. I stedet er en mal en spesiell type dokumentfil som inneholder formateringsinformasjon, boilerplate-tekst og andre tilpassede innstillinger som du kan bruke som grunnlag for nye dokumenter.

Tre Office-programmer - Word, Excel og PowerPoint - lar deg spesifisere en mal når du lager et nytt dokument. Når du oppretter et nytt dokument i Word, Excel eller PowerPoint ved å velge Arkiv → Ny, ser du en dialogboks som lar deg velge en mal for det nye dokumentet.

Office leveres med et sett med maler for de vanligste dokumenttyper. Disse malene grupperes under de forskjellige kategoriene som vises øverst i den nye dialogboksen.

I tillegg til maler som følger med Office, kan du lage dine egne maler i Word, Excel og PowerPoint. Å lage egne maler er spesielt nyttig hvis du vil etablere et konsistent utseende for dokumenter utarbeidet av nettverksbrukere. For eksempel kan du opprette en brevmal som inneholder bedriftens brevpapir eller en forslagsmal som inneholder en firmalogo.

Office lar deg lagre maler på to steder. Hvor du legger dem, avhenger av hva du vil gjøre med dem:

• Brukermaler-mappen på hver brukers lokale diskstasjon: Hvis en bestemt bruker trenger en spesialisert mal, legg den her.
• Mappen for arbeidsgruppemaler på en delt nettverksstasjon: Hvis du har maler som du vil gjøre tilgjengelig for alle nettverksbrukere på nettverksserveren, legger du dem her. Dette arrangementet tillater fortsatt at hver bruker oppretter maler som ikke er tilgjengelige for andre nettverksbrukere.

Når du bruker både en Brukermaler-mappe og en arbeidsgruppemaler-mappe, kombinerer Office mallene fra begge mappene og lister dem i alfabetisk rekkefølge i Ny dialogboks. For eksempel kan mappen Brukermaler inneholde maler som heter Blank Document og webside, og mappen Workgroup Templates kan inneholde en mal som heter Company Letterhead. I dette tilfellet vises tre maler i den nye dialogboksen, i denne rekkefølgen: Tomt dokument, Firma brevpapir og webside.

Følg disse trinnene i Microsoft Word for å angi plasseringen til mappene Brukerskjerm og arbeidsgruppemaler.

1. Klikk på Office-knappen, og klikk deretter på Word Options. Dialogboksen Ordalternativer åpnes.
2. Klikk på kategorien Avansert.De avanserte alternativene vises.
3. Bla ned til Generelt-delen, og klikk deretter på File Locations-knappen. Dialogboksen Filsteder vises.

   

   Angi filplasseringer.
4. Dobbeltklikk på Arbeidsgruppemaler-elementet. Dette trinnet åpner en dialogboks som lar deg bla til plasseringen av malfiler.
5. Bla til malfiler, og klikk deretter OK. Du kommer tilbake til dialogboksen Filstasjoner.
6. smell OK for å avvise dialogboksen Filstasjoner. Du kommer tilbake til dialogboksen Ordalternativer.
7. Klikk på OK igjen. Dialogboksen Ordalternativer blir avvist.

Selv om innstillingene for brukermaler og arbeidsgruppemaler påvirker Word, Excel og PowerPoint, kan du bare endre disse innstillingene fra Word. Alternativdialogbokser i Excel og PowerPoint viser ikke alternativene Brukerskjerm eller Arbeidsgruppemaler.

Når du installerer Office, kopieres standardmaler som følger med Office, til en mappe på datamaskinens lokale diskstasjon, og alternativet Brukemaler er satt til denne mappen. Alternativet for arbeidsgruppemaler er tomt. Du kan sette mappen Workgroup Templates til en delt nettverksmappe ved å klikke Nettverksmaler, klikke på Endre-knappen og angi en delt nettverksmappe som inneholder arbeidsgruppemaler.