Enhetlig telefonsvarer og e-postdummier

Voicemail er en viktig enhetlig kommunikasjonsfunksjon for å ha et telefonsystem. Muligheten til å legge igjen en talepost er sikkert bedre enn å ha telefonen på ubestemt tid uten å nå brukeren. Men voicemail har sine ulemper.

• Generelt mottar brukerne bare sin talepost når de bruker telefonen som telefonsvareren var igjen. De fleste telefonsvarersystemer gir også en metode for fjernhenting av meldinger ved å ringe inn i talepostsystemet, men disse funksjonene brukes sjelden, med mindre noen kommer til å være borte fra kontoret i lengre tid.

• Med enhetlig meldingstjeneste, blir telefonsvarene levert til samme innboks som e-post og annen kommunikasjon, og kan hentes ved hjelp av en e-postklient. Brukerne har ofte e-post levert på sine mobiltelefoner, og mange organisasjoner har nettbasert tilgang til bedriftens e-postsystem, slik at muligheten til å motta talepost i e-post betyr at du har tilgang til telefonsvareren din nesten og når som helst og hvor som helst.

• Noen enhetlige kommunikasjonssystemer vedlegger talepostmeldinger som et MP3-, WAV- eller annet lydfilformat til en e-post. Andre enhetlige kommunikasjonsplattformer, for eksempel Microsoft Unified Communications, legger inn telefonsvareren i selve e-posten. Faktisk, når du bruker Microsoft Exchange med Unified Messaging og Microsoft Outlook, har telefonsvaremeldinger en innebygd lydspiller slik at de kan spilles direkte fra e-posten uten behov for noen ekstra lydverktøy.

• Med Microsoft Outlook og Microsoft Exchange-telefonsvarer kan du også klikke på Spill på telefon for å få talepostsystemet til å ringe deg på telefonen din hvis du vil lytte til talepostmeldingene med mer personvern enn du kan ha ved å blarse dem over datamaskinens høyttaler. Hvis du er i en kaffebar eller et annet offentlig område, kan dette være en nyttig funksjon.