Enhetlig kommunikasjon for dummier Cheat Sheet - dummies

Samlet kommunikasjon kan koble alle dine meldinger og kontakter til en enkelt tilstedeværelse. Du kan se, høre og kommunisere med kolleger og kunder gjennom en hvilken som helst felles kanal, og rute den til et standardgrensesnitt.

Høyeste fordeler med enhetlig melding

Samlet meldingstjenester gir en rekke fordeler for brukere å administrere sine virksomheter med tilgjengelige, interfaced elektroniske kommunikasjonssystemer, for eksempel e-post, tale, messenger-tjenester.

En enkelt innboks. Unified Messaging kan levere alle typer meldinger og kommunikasjon til en enkelt innboks. Den enkle innboksen er enklere for administratorer å opprettholde, og gir fleksibilitet for brukerne å administrere og samhandle med all sin kommunikasjon.
Effektiv kommunikasjon. Brukere kan kommunisere mer effektivt ved å ha tilgang til all kommunikasjon på en gang og være fri til å dele, videresende eller administrere dem på den måten som er mest hensiktsmessig eller effektiv for den gitte kommunikasjonen.
Kostnadsbesparelser. Sammenslåing strømlinjer kommunikasjonsadministrasjonen og konsoliderer infrastrukturen på færre fysiske servere, og sparer penger for bedriften.
Tilgang fra hvor som helst. Unified Messaging gir alternative metoder for tilgang til kommunikasjon. Ved å slå sammen e-post, tale og annen kommunikasjon, kan brukerne få talemeldinger i e-post, få e-post diktert over telefonen, eller få tilgang til kommunikasjon via Internett.

Nøkkelen til enhetlige meldingsfunksjoner

Konseptet med enhetlig meldingstjeneste og funksjonene som leveres, varierer fra leverandør til leverandør, men generelt er dette noen av evnene du kan forvente:

Automatisert Attendant. En automatisert ledsager er som en virtuell resepsjonist eller operatør. Den automatiske ledsageren kan jobbe med enten berøringsmenyinngang eller stemme-gjenkjenning, og kan gjøre det enklere og mer intuitivt for innringere å nå avdelingen eller personen de søker.
Motta telefonsvarer. I stedet for å bli lagret på en separat telefonserver eller -system, lagres telefonsvarer i en felles innboks sammen med e-post og annen kommunikasjon. Voicemails kan spilles direkte fra en e-post eller kan bli vedlagt e-posten som en lydfil.

Motta talepost i e-postboksen utvider også alternativene for tilgang til talepost; Den kan hentes fra en telefon, fra e-postklienten, via nettbasert e-posttilgang, eller til og med via e-posttilgang på en mobiltelefon.
Motta fakser. Hvis du mottar fakser på en frittstående faksmaskin som spretter ut faktiske papirkopier av meldingen, vil dette ikke hjelpe deg mye.Men hvis du stole på en faksserver, kan faksen omdirigeres til en enhetlig meldingsinnboks.

Gammeldags faksing krever at du er fysisk til stede på faksmaskinens side for å motta den; Samme meldingsfakser kan nås hvor som helst, når som helst, på alle samme måter som tidligere nevnt for tilgang til talepost.
Varselmelding. Tradisjonell talepost er vanligvis avhengig av et blinkende lys på telefonrøret eller en stødtone når telefonen blir plukket opp for å varsle om at det er en ventende melding.

Med enhetlig melding mottar brukeren telefonsvareren i e-post, noe som gjør den tilgjengelig fra hvor som helst i verden til enhver tid, i tillegg til at softphone-klienten vanligvis har en slags telefonsvarvarsel for å varsle brukeren om at det er en ny talepost.
Direkte tilgang til talepost. Noen telefonsystemer i bedriften har allerede denne funksjonen, men det er fortsatt en kul funksjon. Med stemme knyttet til enhetlig meldingstjeneste, kan du legge talepost for en medarbeider uten å ringe telefonen.

Hvis du vil legge igjen meldinger til noen uten å forstyrre personen eller bare ønsker å legge igjen en påminnelse uten å ha en faktisk samtale, kan muligheten til å koble direkte til taleposten være nyttig.
Ruteavspilling til telefon. Selv om enhetlig kommunikasjon og enhetlig meldingstjeneste kan gi deg muligheten til å spille meldingene dine tilbake på datamaskinen, enten via softphone-klienten eller ved å spille en innebygd eller vedlagt lydfil fra en e-post, kan du ikke alltid gjøre det dette.

Hvis du er i en kaffebar eller sitter i en flyplass, vil du kanskje at meldingene dine skal være private. Enhetsmeldinger lar deg starte avspilling av talepostmeldinger på datamaskinen, men omdirigere dem til skrivebordet eller mobiltelefonen din.

Unified Message Viseverktøy

Med enhetlig kommunikasjon og konvergens av telefonsvarer med e-post og med PC-skrivebordet, har du nye måter å kommunisere med talepostmeldinger. Du er sannsynligvis vant til en slags lys på pulten din eller en stødt ringetone når du løfter håndsettet for å varsle deg når en ny talepostmelding venter. Avhengig av enhetlig kommunikasjonsplattform kan disse varslene bli utvidet til skrivebordet av enten

Unified Communications-klient. Klientprogrammet for enhetlig kommunikasjonstelefon eller direktemeldinger har vanligvis en slags varsel for å varsle deg når en ny talepostmelding er tilgjengelig.
Windows systray. Den enhetlige kommunikasjonsprogramvaren kan knytte seg til Windows-skrivebordet og gi en slags meldingsventilindikator i Microsoft Windows-operativsystemets rekkefølge.

Unified Voicemail og E-Mail

Voicemail er en viktig enhetlig kommunikasjonsfunksjon for å ha et telefonsystem. Muligheten til å legge igjen en talepost er sikkert bedre enn å ha telefonen på ubestemt tid uten å nå brukeren. Men voicemail har sine ulemper.

Generelt mottar brukerne bare sin talepost når de bruker telefonen som telefonsvareren var igjen. De fleste telefonsvarersystemer gir også en metode for fjernhenting av meldinger ved å ringe inn i talepostsystemet, men disse funksjonene brukes sjelden, med mindre noen kommer til å være borte fra kontoret i lengre tid.
Med enhetlig meldingstjeneste, blir telefonsvarene levert i samme innboks som e-post og annen kommunikasjon, og kan hentes ved hjelp av en e-postklient. Brukerne har ofte e-post levert på sine mobiltelefoner, og mange organisasjoner har nettbasert tilgang til bedriftens e-postsystem, slik at muligheten til å motta talepost i e-post betyr at du har tilgang til telefonsvareren din nesten og når som helst og hvor som helst.
Noen enhetlige kommunikasjonssystemer vedlegger talepostmeldinger som et MP3-, WAV- eller annet lydfilformat til en e-post. Andre enhetlige kommunikasjonsplattformer, for eksempel Microsoft Unified Communications, legger inn telefonsvareren i selve e-posten. Faktisk, når du bruker Microsoft Exchange med Unified Messaging og Microsoft Outlook, har talepostmeldinger en innebygd lydspiller slik at de kan spilles direkte fra e-posten uten behov for noen ekstra lydverktøy.
Med Microsoft Outlook og Microsoft Exchange-talepost kan du også klikke på Spill på telefon for å få talepostsystemet til å ringe deg på telefonen hvis du vil lytte til talepostmeldingene med mer personvern enn du måtte ha ved å blar dem over datamaskinens høyttaler. Hvis du er i en kaffebar eller et annet offentlig område, kan dette være en nyttig funksjon.

Forenklet meldingstildeling

Fordi enhetlig meldingstjeneste gjør at du kan motta talepostene dine og fakser som er innebygd eller festet til e-post i en enkelt, samlet innboks, kan du også arbeide med disse meldingsformene slik som du kan jobbe med en e-postmelding. Med enhetlig meldingstjeneste og en enkelt innboks har du større kontroll og fleksibilitet for å dele kommunikasjon med andre. Noen eksempler på denne fleksibiliteten inkluderer:

Voicemail kan videresendes til andre personer eller grupper som kan være mer hensiktsmessige å løse et problem.
Voicemail kan eskaleres til ledelsen for å løse problemer.
Fakserte innkjøpsordrer kan videresendes til aktuelle avdelinger for håndtering.
Voicemail og faksmeldinger kan sikkerhetskopieres og arkiveres for fremtidig referanse.

Unified Remote Call Control

Med Remote Call Control (RCC) kan du integrere din enhetlige kommunikasjonsplattform med ditt eksisterende telefonsystem for Private Branch Exchange (PBX). RCC gjør det mulig å utnytte noen av evnen til enhetlig kommunikasjon uten at du må overføre til et VoIP-basert telefonsystem. I hovedsak knytter et RCC-integrert system den eksisterende PBX-infrastrukturen til det forenklede kommunikasjonsmiljøet:

Når brukere foretar eller mottar et anrop ved hjelp av sin skrivebordstelefon, oppdateres nærværsstatusen i enhetlig kommunikasjon for å gjenspeile at de er på en samtale.
Softphone-applikasjonen for enhetlig kommunikasjon kan brukes til å ringe og motta samtaler og på annen måte samhandle med bordstelefonen.

Funksjonen til RCC er avhengig av evnen til PBX-systemet til å brukes, men kan omfatte