Microsoft 2010 for Dummies Cheat Sheet - dummies

Av Nancy C. Muir

Prosjekt 2010, den nyeste inkarnasjonen av Microsofts populære prosjektstyringsprogramvare, tilbyr en enorm rikdom av funksjonalitet. Microsoft Project 2010, men sannsynligvis ikke som noen annen programvare du noen gang har brukt, så mastering det kan virke som en skremmende prosess. Dette Cheat Sheet gir deg tips og triks for å gjøre det du gjør hver dag som prosjektleder.

Slik bruker du Microsoft Project 2010 til å løse ressurskonflikter

Når en ressurs er samlet, bruk Microsoft Project 2010 for å sikre at prosjektet ditt forblir på sporet. Med Microsoft Project 2010 kan du løse ressurskonflikter ved å endre oppgaver, endre planlegging og mer. Vurder følgende taktikk for å løse ressurskonflikter:

• Endre ressursens tilgjengelighet til prosjektet. For eksempel, endre personens tilgjengelighet fra 50 prosent til 100 prosent.

• Endre oppgaver for å ta ressursen av noen oppgaver i konfliktens tidsramme. Den nye Team Planner-visningen er flott for dette formålet.

• Flytt en oppgave som ressursen er tilordnet til en senere dato, ved hjelp av Verktøyet Verktøy eller endre oppgavens avhengighetsforhold.

• Legg til en annen ressurs i en oppgave som den overordnede ressursen er opptatt av. Endre oppgaven til automatisk planlegging og innsatsdrevet, hvis nødvendig, for å la oppgaven bli ferdig før og frigjøre ressursen tidligere.

• Erstatt ressursen med en annen på enkelte oppgaver. Prøv Guiden for ressursbytte for å få hjelp med dette hvis du bruker Project Server.

• Velg en oppgave, og klikk deretter på Inspiser-knappen i oppgavegruppen på oppgavelinjen. Faktorene som kjører timingen for den valgte oppgaven, er gitt slik at du kan ta alt som trengs for å håndtere dem. For eksempel hvis en oppgaveavhengighet kjører timing og du kan endre denne avhengigheten, kan det løse problemet.

• Gjør endringer i ressursbasiskalenderen slik at ressursen kan fungere mer tid i en uke.

Opprett et prosjektplan med Microsoft Project 2010

Opprett en prosjektplan er enkelt med Microsoft Project 2010. Følgende er noen praktiske skritt for å hjelpe deg med å bygge en Microsoft Project-plan. Etter at du har fullført listen, er du klar til å starte prosjektet og følge eventuelle fremskritt på det. Du kan deretter rapportere fremgang til ledelsen ved å bruke Microsoft Project-rapporter, ved å bare skrive ut timeplanen din, eller ved å dele den på nettet.

• Oppgi prosjektinformasjon (for eksempel startdato).

• Sett opp arbeidskalenderen din.

• Opprett oppgaver, velg planleggingsmetode og oppgave type innstillinger og angi informasjon om varighet.

• Lag milepæler (oppgaver med null varighet) i prosjektet ditt.

• Organiser oppgavene dine i faser, ved hjelp av Prosjektets disposisjonsstruktur.

• Opprett avhengighet mellom oppgaver, legg til begrensninger hvis det er hensiktsmessig.

• Lag ressurser, tilordne pris / rente og ressurskalenderinformasjon.

• Tilordne ressurser til oppgaver.

• Løse ressurskonflikter.

• Gjennomgå total varighet og kostnad for prosjektet, gjør justeringer om nødvendig.

• Angi en basislinje.

Nyttige nettsteder for å skape prosjektledelseskompetanse

Om du vurderer prosjektledelse som en kunst eller ferdighet, hjelper Microsoft Project 2010 deg til å gjøre det bedre. Forbedre Microsoft Project-ekspertisen ved å besøke nettsteder som tilbyr maler og tredjeparts tillegg til Microsoft Project og annen prosjektstyringsinformasjon:

• Microsoft Template Gallery

• Oversikt over Microsoft Enterprise Project Management Solution

• Prosjektledelsesinstitutt < prosjektstyring. com

• Det amerikanske samfunnet for fremmende prosjektledelse

• allPM, International Institute for Learning, prosjektlederens hjemmeside

• International Project Management Association

• Hurtigkommandoer for Microsoft Project 2010

Microsoft Project 2010 maksimerer effektiviteten som Du klarer prosjekter - men Project 2010-snarveier sparer også tid på tastaturet: Her er noen hurtigtaster du vil bruke hele tiden når du bygger og jobber med en Prosjektplan.

Tastetrykk

Resultat	Sett inn
Setter inn ny oppgave	Ctrl + K
Setter hyperkobling	F7
Starter stavekontroll	Alt + F10
Tildeler ressurser	Skift + F2
Åpner dialogboksen Oppgaveinformasjon	F1
Åpner Microsoft Project Help	Ctrl + F
Viser dialogboksen Finn	Ctrl + F2
Lenker Utvalgte oppgaver	Ctrl + G
Viser Gå til dialogboksen	Ctrl + H
Viser dialogboksen Erstatt	Ctrl + Z
Klarer forrige handling	Ctrl + Y
Gjenta den ubesvarte handlingen	Ctrl + P
Viser forhåndsvisningen i Backstage	Ctrl + N
Åpner et nytt tomt prosjekt	Ctrl + O
Åpner dialogboksen Åpne boks	Ctrl + S
Lagrer filen	Tidsbesparende teknikker for prosjektstyring

Prosjektledelse handler om å spare tid. Men selv med ledelsesverktøy som Microsoft Project 2010, kan prosjektet ditt løpe lenger enn du forventet. I så fall kan du prøve følgende metoder for å stramme timingen:

Øk antall automatisk planlagte oppgaver i prosjektplanen, slik at Project kan omordne dem automatisk.

• Endre avhengigheter slik at oppgavene kan begynne raskere, om mulig.

• Lag overlappende avhengigheter når det passer.

• Reduser mengden av slakk (men aldri bli kvitt alt!) På individuelle oppgaver.

• Legg til ressurser til automatisk planlagte innsatsdrevne oppgaver for å få dem til å bli ferdig tidligere.

• Vurder om prosjektet ditt kan klare seg uten bestemte oppgaver (for eksempel en andre QA-testfase eller en ledelsesvurdering av en pakkedesign).

• Outsource en fase av prosjektet ditt når interne menneskelige ressurser ikke kan fullføre det fordi de er opptatt med andre oppgaver.