Hvordan å dele ressurser i prosjekt 2013 - dummier

Når en organisasjon engasjerer seg i prosjekter av samme art samtidig, kan tegning fra en sentralisert ressursbasseng spare tid fordi de ikke trenger å skape ressurser som allerede er eksistere. Sporing av ressurser på tvers av prosjekter kan også være nyttig.

Mange organisasjoner håndterer mange prosjekter på samme tid. Noen ganger er et prosjekt det eneste prosjektet av sin type i et selskap, for eksempel å organisere et kontorflyt. Andre, for eksempel et byggeprosjekt i et arkitektfirma, skjer samtidig med flere andre lignende prosjekter og trekker på mange av de samme ressursene, som arkitekter og utkastsmenn.

Du kan bruke en annen tidsbesparende Prosjekt 2013-funksjon for å trekke eksisterende ressurser fra en bedrifts adressebok eller fra din egen adressebok i Outlook.

Skim fra ressursbassengene

Hvis du bruker Project 2013 i hele firmaet ditt, kan du ha en ressursbasseng, et sentralisert lager med vanlige ressurser som gjør at prosjektlederne kan tildele disse ressursene til sine ulike prosjekter. Ved å bruke et ressursbasseng kan du danne en mer realistisk ide om hvor travle ressurser som er på tvers av alle prosjekter når som helst.

Ikke forveksle ressursbasseng med bedriftsressurser, som krever at du konfigurerer Project Professional, Project Server og Microsoft Office Project Web App. Et ressursbasseng er bare en prosjektfil som bare inneholder en liste over ressurser i ressursarkvisning og lagres på en delt nettverksstasjon for arbeidsgruppen din eller på bedriftsserveren din.

Alle som har tilgang til ressursbassengfilen, kan tildele ressursene den inneholder til prosjekter. Et ressursbasseng sparer alle problemer med å gjentatte ganger opprette disse ressursene i sine individuelle prosjekter.

Hvis du kombinerer separate prosjekter i et masterprosjekt på et hvilket som helst tidspunkt, kan Project 2013 du ha dupliserte ressurser. Hvis du knytter de kombinerte prosjektene og slett en duplikat ressurs i masterprosjektet, blir det også slettet i delprosjektet.

En bedre praksis er å ha alle separate prosjekter dele ressurser fra en ressursbasseng slik at det ikke finnes dupliserte ressurser når du oppretter masterprofilfilen.

Importer ressurser fra Outlook

Prosjektet lar deg spare tid for å legge inn ressursinformasjon ved å la deg trekke ressurser fra Outlook.

Hvis du vil trekke ressurser fra Outlook, må du ha den angitt som standard e-postprogram: Åpne Outlook, og når du blir spurt om du vil at det skal være standardprogrammet ditt, si ja.

Når du legger inn en eller flere Outlook-ressurser i prosjektet, blir de lagt til prosjektlisten din, ved hjelp av ressursnavnet og e-postadressen som finnes i Outlook-adresseboken. Standard førstegangs initial og arbeidstype er også forhåndsattegnet. Du kan deretter legge til ressursen noen detaljer du liker.

Hvis du vil sette inn ressurser fra Outlook-adresseboken, viser du ressursarkvisning og følger disse trinnene:

1. Velg Ressurs → Legg til ressurser → Adressebok.

   Dialogboksen Velg ressurser vises.

2. Klikk navnet på en ressurs i Navn-listen.

3. Klikk på Legg til for å plassere det valgte navnet i ressurslisten.

4. Gjenta trinn 2 og 3 for å legge til prosjektet alle ressursnavnene du vil importere.

5. Når du er ferdig, klikker du OK-knappen.

Navnene vises nå på prosjektressurslisten, klar for å tildele dem oppgaver.