Slik importerer du oppgaver fra Microsoft Outlook - dummies

Microsoft gir en brukervennlig importfunksjon som overfører oppgavene du oppretter i Outlook til Project 2013. Når du begynner å tenke på hva som må oppnås i et prosjekt, oppgaver begynner å ligne avlskaniner; hva som kan starte som en rekke enkle oppgaver i Outlook blir ofte et fullverdig prosjekt. Det er her importen kommer inn.

Funksjonen Import Outlook Tasks er i hovedsak et importkart som er forhåndsinnstilt for å jobbe med Outlook-oppgavefeltene. Følg disse trinnene for å importere Outlook-oppgaver til Project:

1. Åpne planen du vil sette inn oppgaver i, eller åpne et nytt prosjekt (velg Arkiv → Nytt, klikk Blank prosjekt og klikk på Opprett).

2. Klikk på Oppgave-fanen på båndet, klikk på nederste del (med nedpilen) på Oppgave-knappen i Sett inn-gruppen, og klikk Importer Outlook-oppgaver.

3. Hvis en varselmelding om Microsoft Outlook vises, klikker du Tillat.

   Dialogboksen Importer Outlook-oppgaver vises.

   

4. Merk av i boksen ved siden av hver oppgave du vil importere, eller klikk på Velg alt-knappen for å importere alle Outlook-oppgaver.

   Som standard lagrer Outlook oppgaver i mappen Oppgaver. Hvis du markerer mappen: Oppgaver, er det en annen måte å velge alle oppgaver i Outlook.

5. Klikk på OK-knappen.

   Oppgavene blir importert og vises deretter på slutten av listen over oppgaver med endringsmarkering brukt.

Når du importerer en oppgave fra Outlook, importeres også navn, varighet og notater (hvis noen). Hvis en oppgave i Outlook ikke har varighet, og du har angitt Automatisk planlegging som prosjektoppgavemodus, oppretter Prosjekt oppgaven med en estimert en dags tidsramme.

Sette inn hyperkoblinger

Du kan sette inn hyperkoblinger i et prosjektoversikt, noe som gir en nyttig måte å raskt åpne et annet prosjekt, en annen fil av en hvilken som helst type eller en nettside.

Du kan sette inn en hyperkobling og opprette en oppgave som du kan bruke til å representere tidspunktet eller kostnadene til et annet prosjekt eller delprosjekt i planen, fordi tids- og kostnadsinformasjonen ikke transporteres fra det hyperkoblede prosjektet. Hyperlinks brukes ofte til å koble til dokumentasjon for en eksisterende oppgave, for eksempel teknisk dokumentasjon, antagelser eller ekstern informasjon.

For å sette inn en hyperkobling til en annen i prosjektet, følg disse trinnene:

1. Skriv navnet på den nye oppgaven i en tom oppgavenavncelle.

2. Høyreklikk på den nye oppgavenavnscellen som du vil at den hyperkoblede oppgaven skal vises på.

3. Velg Hyperlink.

   Dialogboksen Sett inn hyperkobling vises.

   

4. Skriv inn teksten du vil vise for hyperkoblingen i boksen Tekst til visning.

   Kontroller at denne teksten tydelig angir hvilken informasjon som oppsummeres.

5. Klikk på ikonet Eksisterende fil eller webside i området Link til.

   Du kan lenke til et dokument av hvilken som helst type eller til en nettside.

6. I listen Søk i, finn og velg filen du vil legge inn en hyperkobling til.

7. Klikk på OK-knappen.

   Lenkteksten er satt inn, og et hyperkoblingssymbol vises i indikatorfeltet. Du kan ganske enkelt klikke på dette koblingssymbolet for å åpne den andre filen.

Sette inn ett prosjekt i en annen

Du kan også sette inn oppgaver fra ett prosjekt til et annet. Du gjør dette ved å sette inn et helt eksisterende prosjekt i et annet prosjekt. Prosjektet som er satt inn er et delprosjekt. Denne metoden er nyttig når ulike prosjektgruppemedlemmer administrerer ulike faser av et større prosjekt.

Muligheten til å samle delprosjekter på ett sted gjør at du kan lage en hovedplan hvorfra du på alle plasser kan se på alle deler av et større, mer komplekst prosjekt.

Hvis du setter inn flere delprosjekter, lager du et ressursbasseng som du gjør tilgjengelig for alle delprosjektene for ressursfordelingskonsekvens.

Følg disse trinnene for å sette inn en annen prosjektfil i tidsplanen:

1. I Gantt-diagramvisning velger du oppgaven i oppgavelisten over som du vil at det andre prosjektet skal settes inn.

2. Velg Prosjekt → Delprosjekt.

   Kommandoen Subproject er i Insert-gruppen.

   

3. Bruk navigasjonsruten og fillisten, finn filen du vil sette inn, og klikk den for å velge den.

4. Hvis du vil koble til den andre filen slik at eventuelle oppdateringer til det gjenspeiles i kopien av prosjektet du setter inn, må du kontrollere at avkrysningsboksen Link to Project er valgt.

5. Klikk på Sett inn-knappen for å sette inn filen.

   Det innsatte prosjektet vises over oppgaven du valgte da du begynte innsettingsprosessen.

Det oppgitte prosjektets høyeste oppgave vises på nivået av oppgaven du valgte da du setter inn prosjektet, med alle andre oppgaver under det i konturfeltet. Hvis du trenger, bruk verktøyene Outdent og Indent på verktøylinjen Formatering for å plassere de oppgitte oppgavene på riktig nivå i prosjektet.