Hvordan å estimere innsats og varighet i prosjekt 2013 - dummies

Utvikle nøyaktige estimater - enten for ressurser, varighet eller kostnader - er en av de mest utfordrende og omstridte delene av å styre et prosjekt. Du bør forstå arten av estimering og forskjellen mellom innsatsen som trengs for å oppnå arbeidet og varigheten, som angir antall nødvendige arbeidsperioder (aktivitetsvarighet) i prosjekt 2013.

Flere teknikker er tilgjengelige for å hjelpe deg med å utvikle estimater, avhengig av arbeidets art. Du kan begynne med å se på forskjellen mellom innsats og varighet og deretter på ferdighetene du trenger for å utvikle nøyaktige estimater.

Innsats er antall arbeidsenheter som kreves for å fullføre en oppgave. Innsats er vanligvis uttrykt som stabstimer, stabsdager eller uker i personalet.

Varighet er det totale antallet arbeidstidsperioder (ikke inkludert helligdager eller andre ikke-arbeidsperioder) som kreves for å fullføre en oppgave. Varighet er vanligvis uttrykt som arbeidsdager eller arbeidsplasser.

Noen ganger ser folk ut til å estimere varigheten ved å rive dem ut av luften eller konsultere en Magic 8 Ball. Estimering er utvilsomt en kunst og en vitenskap.

Kunsten stammer fra ekspertvurderingen som lagmedlemmer og estimatorer tar med til prosessen. Deres erfaring og visdom fra tidligere prosjekter er uvurderlig i å utvikle estimater, bestemme den beste estimeringsmetoden, og vurdere estimater (eller antagelsene bak dem) for å vurdere deres gyldighet. I tillegg til det kunstige bidraget fra eksperter, gruppemedlemmer og estimatorer, omfatter en rekke metoder vitenskapen om estimering.

Analog estimering er den vanligste metoden for estimering. Ovennevnte eksperter utfører vanligvis denne form for estimering. I sin mest grunnleggende form sammenligner denne metoden tidligere prosjekter med det nåværende prosjektet, bestemmer områder av likhet og forskjeller, og utvikler deretter et estimat tilsvarende.

En mer robust søknad bestemmer varighetstrikkene og analyserer forholdet mellom tidligere lignende prosjekter med det nåværende prosjektet. Varighet drivere kan inkludere størrelse, kompleksitet, risiko, antall ressurser, vekt, eller hva andre aspekter av prosjektets innflytelse varighet.

Hvis du vil bruke analog estimering effektivt, må prosjektene dine være like, ikke bare like i utseende. En programvareoppgradering kan høres ut som noen som ikke er kjent med programvare, men det er store forskjeller i hva en programvareoppgradering innebærer, så en programvareoppgradering er ikke nødvendigvis lik andre.

Parametrisk estimering bruker en matematisk modell for å bestemme prosjektets varighet. Selv om ikke alt arbeid kan estimeres ved hjelp av denne metoden, er det raskt og enkelt: Multipliser mengden arbeid med antall timer som kreves for å oppnå det.

For eksempel, hvis en maleren kan male 100 kvadratmeter i timen og du har 6 000 kvadratmeter å male, kan du anta 60 timers innsats. Hvis tre personer maler (60 ÷ 3), skal oppgaven ta 20 timer, eller tilsvarende 2,5 dager.

Når mye usikkerhet, risiko eller ukjente faktorer omgir en aktivitet eller en arbeidspakke, kan du bruke trepunktsberegning for å oppnå en rekkevidde og en forventet varighet. I denne metoden samler du tre estimater basert på disse typer scenarier:

• Best case: I dette optimistiske scenariet (representerer brevet O ) er alle nødvendige ressurser tilgjengelige, ingenting går feil, og alt fungerer riktig første gang.

• Mest sannsynlig: Virkeligheten til prosjektlivet er innregnet i estimatet, for eksempel utvidet utilgjengelighet av en ressurs, arbeidsavbrudd eller en feil som forårsaker forsinkelse. Dette er m ost-sannsynlig (eller M) scenariet.

• Verste tilfelle: Dette p essensielle (P) estimatet antar ufaglærte ressurser, eller utilstrekkelige ressurser, mye omarbeid og forsinkelser.

Den enkleste måten å utvikle den forventede varigheten på er å summere de tre estimatene og dividere med 3. Imidlertid er denne teknikken ikke den mest nøyaktige fordi den antar - urealistisk - en lik sannsynlighet for at best-case, sannsynlig og verste fall scenarier ville oppstå.

I virkeligheten har det mest sannsynlige estimatet en større sjanse for å forekomme enn enten det beste eller de aller minste tilfellene. Derfor vekt den mest sannsynlige scenariet og bestem det vektede gjennomsnittet.