Hvordan du lager oppsummeringsoppgaver og deltakere i prosjekt 2016 - dummies

Når du ser på en prosjektnedbrytingsstruktur i Project 2016, også kjent som WBS, eller en prosjektoppgaveliste, som den som er vist i Følgende figur ser du at det organiserer oppgaver i nivåer. De øvre nivåene er fra WBS. Det lavere nivået består av oppgaver som har blitt dekomponert fra WBS.

En oppgave som har andre oppgaver drevet under den i denne disposisjonstrukturen er en oppsummeringsoppgave, eller overordnet oppgave. Oppgavene som ligger under oppsummeringsoppgaven, er undertekster, eller barnoppgaver. Sammendragsoppgaver angis i fet skrift i prosjektbeskrivelsen.

Du kan fortelle når en oppsummeringsoppgave har en familie av undertøy som klamrer seg til skjørtene: Når en underoppgave er skjult, vises en liten, klar trekant til venstre for oppsummeringsoppgaven. Når du klikker på trekanten med spissen av pekeren, utvides oppgaven for å vise hele klanen sin av undertekster, og oppsummeringsoppgaven legger til en svart trekant til venstre.

Prosjektoversikt, viser sammendragsoppgaver og deltakster.

I figuren kan du se at oppsummeringsoppgavene til Database og brukergrensesnitt har skjulte undertekster. Betalings- og bekreftelsesoppsummeringsoppgavene viser alle deltakene.

All informasjon om en oppgavefamilie blir rullet opp i oppsummeringsoppgaven på høyeste nivå. Derfor har enhver oppgave med deltakere ingen timing eller kostnadsinformasjon: Den samler den totale varigheten og kostnaden fra summen av delene.

Denne opprullingsfunksjonen er kumulativ: Oppgaven på laveste nivå ruller opp til sin overordnede, noe som kan rulle opp i en annen oppsummeringsoppgave, som for eksempel ruller opp i en prosjektoppsummeringsoppgave. Enhver oppgave med oppgaver under den får sin varighet og kostnadsinformasjon fra en opprulling av deltakene, uansett hvor dypt nestet det kan være i hierarkiet.

Familienes struktur i en disposisjon er også nyttig når du trenger å omorganisere et omriss: Når du flytter en oppsummeringsoppgave, kommer alle deltakene rett sammen for turen, uansett om den er utvidet!

Hvis en oppsummeringsoppgave er planlagt manuelt, fungerer ikke opprullingsfunksjonen, og Project viser advarsler som forteller deg det. Gantt-linjen for oppsummeringsoppgaven har en rød advarselslinje som viser den beregnede varigheten av deltakene når de ikke samsvarer med oppsummeringsoppgavens varighet. Oppsummeringsoppgavens Finish-feltoppføring har også en rød, skarp understrekking for å indikere et potensielt planleggingsproblem.

For å håndtere denne situasjonen, kan du endre oppsummeringsoppgaven til å bruke automatisk planlegging, i så fall beregner det opprullingsdataene riktig.Hvis du vil at oppsummeringsoppgaven skal fortsette å være manuelt planlagt, kan du redigere sluttdatoen eller bruke oppgaveinspeksjonen til å fikse oppsummeringsoppgaveplanen.

Hvor mange nivåer kan du gå i WBS?

Du har ingen praktisk grense på hvor mange nivåer oppgaver du kan opprette i en oversikt. Prosjektet gir deg mulighet til å strekke til flere detaljer enn du trenger for alle, men de mest komplekse timene.

Husk, men: På et tidspunkt må du håndtere timing og ressurser til hver av disse oppgavene og deretter spore deres fremgang. For mye detalj kan gjøre prosjektplanen vanskelig å håndtere. For eksempel, hvis prosjektet ditt er noen måneder, vil du ikke spore til et nivå der aktivitetene varer bare noen få timer. Best Practices foreslår at du alltid konfigurerer timeplanen din til det nivået du vil administrere teamet ditt - vanligvis forretningsdagar eller uker.

For lengre prosjekter kan du planlegge ved å bruke rullende bølgeplanlegging, en metode for gradvis å utdype detaljene for nærtidsarbeid og holde på et høyere nivå alt arbeid som er lengre ut. Hvis du for eksempel har et toårig prosjekt, kan du ha planlagt de tre første månedene i detalj, de neste tre månedene på et høyere nivå, og resten av prosjektplanen som bare viser milepæler og viktige leveranser. Når du går gjennom prosjektet, begynner du å legge til flere detaljer i seks måneder og utover. En god tommelfingerregel er å holde en god detalj i 90 dager ute.

Rolling wave planlegging er ikke en unnskyldning for å legge til omfang; Det er bare utarbeidelsen av eksisterende omfang.

Prosjektoppsummeringsoppgaven

På samme måte som et skip har bare en kaptein, oppsummerer bare en oppgave alle andre oppgaver i et prosjekt. Vis prosjektoppsummeringsoppgave, som representerer det høyeste (minst detaljerte) informasjonsnivået, og er ofte ganske enkelt tittelen på prosjektet, for eksempel New Product Rollout. Når du forteller Project for å vise prosjektoppsummeringsoppgaven, faller hver oppgave i prosjektet under det i oversikten, som vist her.

Prosjektoppsummeringsoppgaven.

Når du bygger prosjektet ditt, kan du enkelt lage en prosjektoppsummeringsoppgave selv (angi andre oppgaver under det) eller bruke en Project-funksjon for å generere en automatisk når som helst - selv etter at du har bygget alle fasene av prosjektet ditt. For å få prosjektet til å vise en prosjektoppsummeringsoppgave automatisk, følg disse trinnene:

1. I Gantt-diagramvisningen velger du kategorien Kontekstverktøysformatkontekst.
2. Marker avkrysningsboksen Prosjektoppsummering i Vis / Skjul-gruppen.

Som du kan se, er Oppgave 0, Youth Center 10K Run / Walk, prosjektoppsummeringsoppgaven. Legg merke til at linjen for prosjektoppsummeringsoppgaven på diagrammet er grå, og at stolpene for andre oppsummeringsoppgaver er svarte.

Når du tenker på det, er en overskrift på øverste nivå i en oversikt summen av delene: Overskriften gjenspeiler det generelle emnet for alle elementer under det. Prosjektoppsummeringsoppgaven fremmer dette konseptet et skritt videre: Denne oppgaven ruller opp alle faktiske data fra andre oppgaver til én linje.Dermed reflekterer prosjektets oppsummeringsoppgave varigheten av hele prosjektet. Fra en monetær vinkel reflekterer prosjektoppsummeringsoppgavens totale kostnad de totale kostnadene for hele prosjektet. Tall som disse kan være praktisk å ha på fingertuppene - og det er en verdi av en oppsummeringsoppgave.

Hvis du er forvirret på lengden på oppsummeringsoppgaven din, husk at sammendragsoppgavens varighet er forskjellen mellom den tidligste oppgavestartdatoen og den siste oppgavens sluttdato. Imidlertid regnes ikke arbeidsdager i oppsummeringsaktivitetsvarigheten. Lengden på oppsummeringsoppgaven er derfor lik antall arbeidsdager i løpet av deltakene, ikke antall kalenderdager mellom starten på den første oppgaven og slutten av den siste.

Ikke alle bruker prosjektoppsummeringsoppgaver. Du kan bare opprette, på det høyeste nivået av oversikten, oppgaver som representerer store prosjektleveranser eller faser - med underfaser og undertekster under dem - og ikke opprette en oppgave som er høyere i ordren enn alle andre. Men å ha en prosjektoppsummeringsoppgave har visse fordeler:

• Du kan raskt se totalene for prosjektet et øyeblikk i kolonnene med data i Gantt-diagramvisning og andre visninger.
• Du kan legge til en lenke til prosjektoppsummeringsoppgaven i et annet prosjekt, slik at alle dataene for ett prosjekt gjenspeiles i en annen. Hvis du for eksempel oppretter fem tidsplaner for nye produktlanseringer i firmaet ditt, kan du enkelt opprette en hovedplan for alle lanseringer av bedriftens produkter ved å koble til prosjektoppsummeringsoppgavene i hvert av prosjektene.