Hvordan du lager e-postvarsler for en SharePoint-gruppe - dummies

Hvis RSS ikke er noe, kan du velge å motta e-postvarsler når SharePoint-apper endres ved å opprette et varsel. Varsler er en fin måte å holde oversikt over endringene dine lagkamerater gjør på dokumenter og elementer.

Du må ha tillatelsen Lag meldinger for å opprette varsler. Denne tillatelsen gis vanligvis med konfigurasjonen utenfor Site Members SharePoint-gruppen.

Følg disse trinnene for å opprette et varsel til en app:

1. Bla til appen der du vil abonnere på et varsel, og klikk deretter på rullegardinmenyen Alert Me i delen & Spor delen av biblioteket-fanen i båndet (for en biblioteksbasert app) eller Liste-fanen til båndet (for en listebasert app).

   Hvis du ikke ser Alert Me-knappen, er sjansen din administrator ikke konfigurert utgående e-postinnstillinger. Hvis utgående e-postinnstillinger ikke er konfigurert i sentraladministrasjon, vises ikke Alert Me-knappen helt enkelt for brukere. Hvis du bruker SharePoint Online, har imidlertid utgående e-post allerede blitt konfigurert av Microsoft, og du er god til å gå.

2. Velg Angi varsel på dette biblioteket fra rullegardinlisten.

   Vinduet Ny varsel vises.

   Du kan abonnere på et varsel for et element eller et dokument ved å velge elementet eller dokumentet og velge Varsel meg på fanen Innhold i båndet.

3. Skriv inn et navn for varselet i tekstboksen Alerttittel.

   Gjør navnet noe meningsfullt for deg i innboksen din, for eksempel Dokumenter endret i dag - Budsjettteamstedet . Ellers har du ingen meningsfull måte å fortelle en advarsel fra en annen.

4. I tekstboksen Send varsler til, skriv inn navnene på personer i tillegg til deg som skal motta varselet.

   Det er riktig, du kan abonnere andre folk til et varsel! Du må ha Administrer Alert-tillatelsen, som som standard er gitt til Site Owners.

   Organisasjoner og nettstedseiere kan ønske å abonnere flere brukere til et varsel for å sikre at de får viktige oppdateringer, samt oppfordre dem til å bidra til et diskusjonsforum, blogg eller wiki. Brukere kan fortsatt velge bort ved å endre innstillinger i deres Alert-innstillinger.

5. I delen Leveringsmetode velger du om du vil motta varsler via e-post eller tekstmelding til mobiltelefonen din.

   Tekstmeldinger krever at SharePoint-administratoren konfigurerer denne tjenesten gjennom en tredjepart, slik at du kanskje ikke kan sende varsler til telefonen din.

6. I delen Endre type velger du alternativet som samsvarer med typen meldinger du vil motta. Alle endringer, nye elementer blir lagt til, eksisterende elementer blir endret eller elementer slettes.

   Hvis du er ansvarlig for å administrere en app, bør du motta et varsel når elementer blir slettet.

7. I delen Send varsler for disse endringene, velg når du skal motta varsler.

   Alternativene du ser her, varierer ut fra hvilken type app du jobber med. For eksempel kan en oppgave-app du motta et varsel når en oppgave er merket fullført eller når en høy prioritet-oppgave endres.

8. I delen Når du skal sende varsler, velg frekvensen av varselleveransen.

   Du kan motta dem umiddelbart, en gang om dagen eller en gang i uken. Daglige oppsummeringer er fine; Ellers vil du sannsynligvis få for mange e-postmeldinger.

9. Klikk OK for å opprette varselet ditt.

Sjekk dette eksempelet for å konfigurere et varsel.

Motta en e-post når en liste eller et bibliotek endres.

Når som helst brukerne sier at de trenger en arbeidsflyt for å motta varsel, må du først prøve et varsel. Du vil bli overrasket over hvor ofte varsler gir de alternativene som trengs.

Hvis appen din har en personlig eller offentlig visning som inneholder et filter, kan du abonnere på endringer i den aktuelle visningen. For eksempel, si at du vil bli varslet via tekstmelding når et element i en Issue Tracking-app har sin prioritet satt til Høy. Du vil opprette en visning som filtrerer appen for høyprioriterte problemer. Velg den filtrerte visningen i delen Send varsler for disse endringene når du oppretter varselet ditt, og du vil motta varsler når elementer oppfyller filterkriteriene.

Du må ha en e-postadresse konfigurert i SharePoint-profilen din for å motta varsler. Hvis din SharePoint-server er plassert i nettverket ditt, er det vanligvis ikke et problem. Office 365 er kanskje ikke integrert med nettverks- og e-postinformasjon. I disse situasjonene kan administratoren enten manuelt konfigurere e-postadressen din eller gi deg tillatelse til å gjøre det.

Du kan administrere alle dine varsler fra en enkelt side i stedet for å navigere til hver liste. For å administrere alle varsler du har på et gitt nettsted, og endre eller slette dem, følg disse trinnene:

1. Bla gjennom til en app der du for øyeblikket abonnerer på et varsel.
2. Velg Varsle meg → Administrer mine varsler på listen Liste over båndet i delen Del og spor.
3. Velg riktig advarselsnavn-lenke.

   Administrer mine varsler på denne siden viser alle alternativene du så på når du først opprettet varselet. Endre innstillingene som ønsket.

   Har du ikke satt varselet til å begynne med? Du kan fortsatt lese gjennom innstillingene og endre valgene (se forrige trinns liste). Dine endringer påvirker ikke innvarslingsinnstillingene for andre hvis varselet ble opprettet for flere brukere samtidig.

4. Klikk OK for å endre varselet med de nye innstillingene eller Slett for å slette varselet.

   Hvis du sletter et varsel som ble opprettet for deg, sletter du ikke varselet fra andre brukere som er i gruppen som varslet ble opprettet for.

Hvis du er nettstedadministrator, kan du administrere varslene til alle på nettstedet ved å klikke koblingen Brukervarsler på siden Webområdeadministrasjon på siden Nettstedinnstillinger.