Hvordan du blir ressurs-full i prosjekt 2013 - dummies

Når du har opprettet og organisert oppgavene i prosjektet ditt, er det neste trinnet typisk å skape ressurser. Før du lager ressurser i Project 2013, vil du trolig forstå hvordan de påvirker prosjektet ditt.

Forstå ressurser

Først og fremst er en ressurs en ressurs som bidrar til å oppnå et prosjekt, om aktiva er en person, et utstyr, et materiale eller en forsyning. Et aspekt ved å arbeide med ressurser effektivt er å administrere arbeidsflyten av enhver ressurs som har begrenset tilgjengelighet for prosjektet ditt. Når du oppretter ressurser, angir du tilgjengeligheten etter timer på dagen eller ukedagene.

For eksempel kan en person være tilgjengelig 50 prosent av tiden, eller 20 timer i standard 40-timers arbeidsuke, mens en annen kan være tilgjengelig på heltid (40 timer). Når du tilordner disse ressursene til prosjektet ditt, kan du bruke ulike visninger, rapporter og verktøy for å se om noen ressurser er overbooket når som helst under prosjektet.

Du kan også se om folk sitter rundt, twiddling tommelen, når de kan være tilgjengelige for å hjelpe til med en annen oppgave. Du kan til og med regne med ressurser som arbeider med flere prosjekter på tvers av organisasjonen og sørger for at de blir brukt effektivt.

Et annet aspekt ved å arbeide effektivt med ressurser er å forstå hvordan antall ressurser du tilordner å jobbe med en oppgave, påvirker varigheten av oppgaven. Med andre ord, hvis du har en viss mengde arbeid for å utføre, men få personer til å gjøre det, tar det en lengre tid å fullføre en typisk oppgave enn om scads av folk er tilgjengelige.

Oppgavstypen avgjør om en varighet endres basert på antall ressurser som er tildelt den.

Til slutt legger ressurser til kostnader for et prosjekt. For å ta hensyn til kostnader i prosjektet - for eksempel en person som jobber mange timer på en oppgave, datamaskiner du må kjøpe, eller tjenester som krever avgifter - må du opprette ressurser og tilordne dem til en eller flere oppgaver.

Ressourktyper: Arbeid, materiale og kostnad

Ved hjelp av ressursplanlegging, gjenkjenner Project bare disse tre ressursene:

• Arbeid: Denne personen, som en programmerer eller rørlegger, kan bli tilordnet, men ikke utarmet. Arbeidsressurser blir tildelt oppgaver for å oppnå arbeid.

• Materiale: Materialet har en enhetskostnad og bruker ikke arbeidstimer, men det kan være utarmet. Eksempler på materielle kostnader er stål, tre og bøker.

• Kostnad: Ved hjelp av en kostnadsressurs gir du fleksibiliteten til å spesifisere den aktuelle prisen, for eksempel reise eller frakt, hver gang du bruker ressursen.

Ved å bestemme hvilken ressurstype som skal brukes når du legger til en ekstern leverandør eller ressurs ressurs for prosjektet, kan det være vanskelig. Hvis du ikke vil legge til arbeidstimer til prosjektet når ressursen blir brukt, må du ikke sette opp ressursen som en arbeidsressurs. Bruk en kostnadsressurs eller en fast kostnadstilnærming i stedet.

Hvordan ressursene påvirker oppgave timing

Under Project 2013s standardinnstillinger er innsatsstyrt planlegging slått av for både manuelt og automatisk planlagte oppgaver. Så uansett hvor mange arbeidsressurser du tildeler, blir oppgavevarigheten den samme og Prosjektet stabler på flere timers arbeid for oppgaven, for å reflektere mer innsats.

I enkelte tilfeller av en fast eller oppgavetype, må tillegg eller fjerning av ressurser som er tildelt oppgaven, ha innvirkning på tiden det tar å fullføre oppgaven. I hovedsak er den gamle maximen & ldquo; To hoder er bedre enn en & rdquo; kan endres til & ldquo; To hoder er raskere enn en. & Rdquo;

Anta at en person er tildelt Dig Dig-oppgaven, som krever fire timers innsats. To personer tildelt Dig Ditch oppgaven vil fullføre jobben om to timer fordi to timer blir jobbet av hver ressurs samtidig, noe som gir fire timers innsats på halve tiden.

For å gjøre planlegging av en oppgave arbeid på denne måten, må du først endre oppgaven til en automatisk planlagt oppgave ved å bruke knappen Automatisk planlegging i Planlegg-gruppen på oppgavelinjen. Deretter må du slå på innsatsstyrt planlegging ved å dobbeltklikke på oppgaven, klikke på Advance-fanen i dialogboksen Oppgaveinformasjon, markere avkrysningsdrevet, og deretter klikke OK-knappen.

Tilordne flere personer til oppgaver, kortere ikke arbeidstiden proporsjonalt, selv om det er hvordan Project beregner det. Når du har flere mennesker, har du også flere møter, notater, duplisert innsats og konflikter, for eksempel. Hvis du legger til flere ressurser til en oppgave, bør du vurdere å øke mengden innsats som kreves for å fullføre oppgaven, for å regne for uunngåelig arbeidsgruppens ineffektivitet.

Slik estimerer du ressursbehov

Du vet vanligvis hvor mange materielle ressurser det tar å fullføre en oppgave: I de fleste tilfeller kan du bruke en standard formel til å beregne antall pounds, tonn, meter eller en annen mengde. Men hvordan vet du hvor mye innsats dine arbeidsressurser må investere for å fullføre oppgavene i prosjektet?

Inkluder en viss mengde ekstra materialressurser hvis du tror du vil trenge det for omarbeid eller skrap.

Som med mange aspekter av informasjon du legger inn i en Prosjektplan, hviler stor grad på innsats av dine egne erfaringer med lignende oppgaver og ressurser. Fortsett, husk disse advarslene:

• Ferdighetstall. En mindre dyktig eller mindre erfaren ressurs vil trolig ta mer tid til å fullføre en oppgave.Eksperiment - for eksempel øke varigheten med 20 prosent for en mindre dyktig ressurs, for eksempel, eller reduser den med 20 prosent for en mer dyktig ressurs.

• Historien gjentar seg selv. Se på tidligere gjennomførte prosjekter og oppgaver. Hvis du har sporet folks tid, kan du sannsynligvis se hvor mye innsats som var nødvendig for å fullføre ulike typer oppgaver på andre prosjekter og tegne paralleller med prosjektet. Denne teknikken for å estimere innsatsvarigheten er lik analog estimering.

• Spør og du skal motta. Spør ressursene selv å estimere hvor lenge de tror en oppgave vil ta. Tross alt, folk som gjør arbeidet burde vite best hvor lang tid det tar.

Tillat reservetid i et prosjekt for å ta hensyn til uforutsette omstendigheter, for eksempel at ressursene er mindre dyktige enn du hadde planlagt. For å sikre at milepældatoer er oppfylt, legger mange mennesker til en oppgave som heter Beredskap Reserve til deres tidsplaner umiddelbart før en milepællevering eller slutten av en fase.