Finne ut hvordan SharePoint 2003 legger til Business Value - dummies

Hvis du driller frem og tilbake om implementering av SharePoint, kan du lese videre for noen spesifikke måter at dette teamets nettstedbyggingsverktøy kan gi verdier til din virksomhet.

Søker kan koste deg

Den tiden din ansatte bruker til å søke etter skjemaer, filer og telefonnumre, legger til. For ikke å nevne den tiden ansatte bruker trolling rundt kontoret, ser etter den nyeste versjonen av et merkebilde eller selskapets policy om (for eksempel) å ringe personlige telefonsamtaler på mobiltelefoner som leveres med firmaet. Hold ansatte på skrivebordene deres og jobber ved å bruke SharePoint for å gi den referanseverdien de trenger.

Selvbetjening sparer penger

Din organisasjon kan spare penger ved ikke å reprodusere og distribuere papirdokumenter som brosjyrer og presentasjoner for intern distribusjon. Sende papirkopier er dyrt og sløsingstiltak. Du kan sende elektroniske kopier via e-post, men da vil du beskatte e-postserveren din og belaste mottakerne med avgjørelsen om (og hvor) for å lagre vedlagte fil.

Hopp over alt det tullet og bruk SharePoint til å lagre og distribuere elektroniske versjoner av dokumentene dine:

• Bruk dokument, bilde og form biblioteker til å lagre elektroniske versjoner av filene dine.
• Send en hyperkobling til filen i e-post.
• Lag en oppføring på portalens hjemmeside, og annonsere eventuelle forventede dokumenter som neste års markedsplan.

Ved å sende en hyperkobling til en fil som er lagret i et SharePoint-bibliotek, trenger ansatte ikke å bekymre deg for hvor du skal lagre den elektroniske eller papirfilen. De kan legge til hyperkoblingen til sine personlige lister over hyperkoblinger i Mitt nettsted. Neste gang de vil tilbakekalle presentasjonen fra siste kvartals salgsseminar, trenger den ikke å være lenger unna enn Min side side.

Bridging your islands

Et selskaps struktur gir seg ofte til å skape øyer med informasjon. Dessverre er det ofte denne strukturen som hindrer dine produktivitets produktivitet eller kommer i veien for å finne tilfredshet for en kunde. I stedet for å se et selskap når det gjelder funksjonelle avdelinger (for eksempel Markedsføring og regnskap), bruk SharePoint til å knytte øyer og bryte kjedene i den formelle rapporteringsstrukturen. Slik gjør du følgende: SharePoint-funksjoner hjelper deg med å få jobben gjort:

• Lag fleksibilitet: Du kan bruke lagsider til å opprette et bestemt arbeidsområde for et lag uavhengig av den fysiske plasseringen av lagets medlemmer eller som rapporterer til hvem.
• Dokument-sentrisk samarbeid: Du kan tillate ansatte å samarbeide rundt et dokument, for eksempel en oppdatert personellpolitikkhåndbok, ved hjelp av et dokument arbeidsområde.
• Hjemmets søte møterom: Du kan bruke møterom for å støtte møter (individuelt eller i serie) med et sentralt sted for alle tilknyttede deltakere, dagsordener og handlingsobjekter.
• Visningsprosesser: Du dokumenterer dine forretningsprosesser ved å sette dem på et lagsted for hele firmaet eller laget å se og bruke.
• Formalisere det uformelle: Du setter deg inn i avdelingene dine og bringer departementets regneark, retningslinjer og skjemaer til SharePoint.

Sende en samlet melding

Bruk portalen til å kommunisere en felles visjon til dine ansatte om virksomheten din gjennom følgende elementer:

• Hjemmeside: Kommuniser verdien av en melding, for eksempel selskapets visjon uttalelse, ved å plassere det rett på portalenes hjemmeside for alle å se.
• Navigasjon: Bruk portalens navigasjonsfunksjoner til å lede ansatte til informasjon om produkter og kampanjer.
• Oppføringer: Bruk oppføringene - linkene og annonsene - på portalen din for å rette medarbeiderens oppmerksomhet til de interne gruppesider og bedriftsnyheter du vil at de skal legge merke til.
• Målgrupper: Målgrupper av ansatte, som veiledere eller alle i kundeservice, med oppføringer som forsterker en melding, for eksempel verdien av oppsigelse.
• Se og følg: Bruk fargevalg og merkevarebygging av portalen din til å transformere din SharePoint-portal fra et upersonlig stykke programvare til -kilden for internt selskaps nyheter og informasjon.

Opprette en følelse av fellesskap

Bruk SharePoint for å holde medarbeiderne oppdatert med nybjørne og nyleieannonser. Du eller dine ansatte kan til og med ønske å bruke SharePoint for å lage en bilpool eller finne en lunsjkammerat.

Kutte kostnadene til informasjonssystemer

Tenk deg å redusere antall hjemmegodde avdelingsløsninger som bruker regneark og Access-databaser. Ved å erstatte disse med lister og biblioteker i SharePoint, oppnår du noen umiddelbare forbedringer:

• Enkel administrasjon: Dine forretningspesifikke løsninger vil være mer konsistente - noe som gjør dem enklere å administrere, støtte, sikkerhetskopiere og gjenopprette enn dusinvis av engangsløsninger tilberedt av regnearkjockeys.
• Tilgjengelighet, portabilitet og gjenbrukbarhet: Dataene som er lagret i SharePoints lister og biblioteker, lagres i en SQL Server-database. Viktig informasjon er ikke låst i et regneark som bare brukes av en avdeling.
• Økt sikkerhet: SharePoint tilbyr en innebygd modell for sikkerhet og tillatelser som bygger på din eksisterende investering i Active Directory. Enda bedre, avdelingene dine kan bruke den modellen til å administrere hvem som har tilgang til det - uten å ringe til helpdesken.
• Mulighet for å eliminere Office-klienter: Ved å bruke lister og biblioteker i SharePoint, trenger du kanskje ikke å ha Office-programmer som Excel installert på alle klientmaskiner.Folk kan bruke nettleseren til å slå opp data (eller legge til data i en liste) i SharePoint. Denne listen kan til og med være knyttet til et regneark som oppdateres mens en annen bruker legger til data ved hjelp av nettleseren.
• Forenklet planlegging: Ved å bringe alt dette innholdet under ett tak og på radaren, blir kapasitetsplanleggingen forenklet.
• Opplæringshjelp: Fordi SharePoint gir et konsekvent utseende, er trening enklere.