Dokumentbiblioteker og SharePoint 2010 - dummies

Dokumentarkivene i SharePoint 2010 lar deg lagre og dele filer på en sikker måte, og de legger også til funksjoner som hjelper deg med å håndtere ting som dokument arbeidsflyt (prosessene som la folk redigere, kommentere og godkjenne dokumenter) og versjonshistorier (hva skjedde med en fil, og hvem gjorde det).

Og selv om filaksjer gir deg en bane gjennom mapper til dokumentet, gir SharePoint-dokumentbiblioteker deg andre baner for å avsløre innhold. Du kan få tilgang til dokumenter direkte gjennom nettleseren, du kan boble dem opp i Web-deler, og du kan sortere og filtrere dem med metadata og innholdstyper. Og med dokumentbiblioteker kan du utsette filer etter tittel, ikke bare filnavn.

Dokumentbibliotek gir deg flere valg om hvordan dokumentene kommer inn i dem også. Du kan lagre et dokument med dokumentbibliotekets URL, men du kan også sende dokumenter til dokumentbiblioteker eller dra og slipp fra Windows Utforsker. Og du kan lage dokumenter direkte i dokumentbiblioteker.

Hvis du gjør et søk på en fildeling, kan du hente treff på dokumenter som du ikke har tillatelsene til å åpne. SharePoint, derimot, tillater at resultatene blir sikkerhetstrimmet slik at hvis du ikke får tilgang til det, kan du ikke engang se det i søkeresultatene dine.

Alt i SharePoint er en liste. Et dokumentbibliotek er bare en spesiell type liste. Selv om de fleste andre SharePoint-lister er organisert rundt ting som er definert hovedsakelig av metadataene, er dokumentbiblioteker organisert rundt filer som eksisterer separat og beskrives av metadata.

Et dokumentbibliotek trenger ikke bare å inneholde Microsoft Word-filer. Dokumentbibliotek kan inneholde mange filtyper, inkludert Excel-, PDF- og Visio-filer. Selv websider lagres i dokumentbiblioteker.

Dokumentbiblioteker legger til muligheten til å finne dokumentene dine. I motsetning til en fildeling, som behandler filer som separate objekter, behandler dokumentbiblioteker dokumenter som innhold og lar deg knytte bestemte opplysninger ( metadata ) med settene med dokumenter i dem. Dette betyr at dokumenter kan bli funnet ut fra likhetene som beskrives av metadata, og ikke bare av søkealternativene du har på en fildeling.

Du lurer kanskje på hvorfor det er ikke enklere å forlate dokumentene dine på en delt nettverksstasjon enn å bruke et dokumentbibliotek i SharePoint 2010. Den mest overbevisende grunnen til at SharePoint tilbyr mange måter å organisere dokumenter på, for eksempel

• Dokument biblioteker gir en unik nettadresse for tilgang til en gruppe dokumenter. Dokumentbibliotekene gjør det mulig å legge til sikkerhet i grupper med relaterte dokumenter, og ved hjelp av sikkerhetstrimming forhindrer de uautoriserte brukere i å se dem i søkeresultatene.

• Dokumentegenskaper gjør det mulig å lage mange visninger av de samme dokumentene.

• Mapper gjør det mulig å gruppere en undergruppe av dokumenter basert på tillatelseskrav.