Båndene i SharePoint 2010 viser mange av de samme dokumentene i og ut med SharePoint 2010 - dummies

Båndet i SharePoint 2010 viser mange av de samme dokumenthandlingene som Rediger-menyen. En av fordelene med å bruke båndet er at du kan bruke den til å ta handlinger på flere dokumenter samtidig. For eksempel, si at du vil sjekke ut tre dokumenter på en gang.

Slik gjør du det med båndet:

I dokumentbiblioteket merker du av i boksen ved siden av hvert dokument du vil sjekke ut.
Klikk på Sjekk ut-knappen på Dokumenter-fanen i SharePoint-båndet.
Klikk på OK ved bekreftelsesprompten.

Dokumentene er sjekket ut.

Alternativt kan du bruke et dokumentets Rediger-meny for å få tilgang til kommandoen Sjekk ut-menyen.

Å sjekke ut - og dens motstykke, sjekker inn - er bare god dokumentbibliotekets etikette. Hvilken bedre måte å la andre vite at du gjør endringer i et dokument enn ved å sjekke det ut? Når du sjekker ut et dokument, setter du sjekket ut-flagget til Ja og lagrer navnet på personen som sjekket ut dokumentet.

Generelt sett kan du sjekke ut noe dokument som du har tenkt å redigere i en periode på mer enn fem minutter. Med andre ord, hvis du trenger å gjøre mer enn bare endre et feilstavet ord eller oppdatere datoen i en bunntekst, sjekk dokumentet. Selvfølgelig må du alltid huske å sjekke inn dokumenter når endringene er ferdige.

En grunn til å bruke SharePoint Workspace (tidligere kjent som Microsoft Groove) for å få tilgang til dokumenter i SharePoint-dokumentbiblioteker, er at du kan jobbe med dokumenter frakoblet, gjøre endringer, og deretter synkronisere disse endringene. Det er mye lettere å huske å synkronisere SharePoint Workspace i begynnelsen og slutten av hver dag enn det er å huske å sjekke ut og sjekke inn dokumenter.

Når du sjekker ut et enkelt dokument om gangen, ber Dem om å lagre dokumentet i mappen Lokale utkast. Følg disse trinnene for å se for deg selv:

I et dokumentbibliotek, svinger du over kolonnen Navn for dokumentet du vil sjekke ut.
Når pilen vises, klikker du på den for å vise dokumentets redigeringsmeny og velger Sjekk ut.

SharePoint viser utsjekkingsprompten.
Godta standardverdien til Bruk min lokale utkastmappe ved å klikke OK.

Dokumentet er sjekket ut og lastet ned til din lokale harddisk.

Med mindre administratoren har endret plasseringen, kan du finne din lokale utkast-mappe på C: users% username% documentssharepoint drafts.

For å åpne dokumentet du bare sjekket ut og lastet ned, må du bla til mappen Lokale utkast med Windows Utforsker og åpne filen.De fleste vil ikke bry seg med dette ekstra skrittet.

Når du sjekker ut et dokument, hvis det er i et Windows-kompatibelt program (for eksempel Word), får du en melding som lar deg angi om du vil sjekke dokumentet til mappen Lokale utkast. Vanligvis vil du velge alternativet Bruk min lokale utkastsmappe fordi det oppretter en midlertidig fil på harddisken din, og lar deg redigere den sjekket ut filen selv når du er frakoblet.

Ved å velge å ikke bruke din lokale utkast-mappe, åpnes filen fra SharePoint-serveren. Dette kan føre til at systemet henger og virker uresponsivt fordi det må vente på endringene dine for å reise frem og tilbake over nettverket til serveren. Hvis du mister nettverkstilkoblingen din, kan du miste endringer i dokumentet.

Last ned en lokal kopi av filen når du endrer. Du kan bruke din lokale utkast-mappe, SharePoint-arbeidsområde, eller manuelt laste ned filen og laste den opp igjen når du er ferdig med å gjøre endringer.

Dokumenter som er sjekket ut, viser en pil i dokumenttypeikonet. Som vist her, er det nederste elementet sjekket ut, mens de to øverste ikke er.

Hvis du vil se hvem som har et dokument sjekket ut, må du vise kolonnen Sjekk ut til i dokumentbiblioteket.

For å sjekke inn et dokument etter at du har gjort endringene, kan du gjenta trinnene du fulgte tidligere for å sjekke ut dokumentet, bare i trinn 2, velg alternativet Sjekk inn i dokumentets redigeringsmeny eller klikk på knappen på fanen Dokument i båndet.

Hvis du forandrer deg og vil late som om utsjekkingen aldri skjedde, kan du klikke på Kaste ut sjekk-knappen i stedet for å sjekke inn dokumentet. Dette kan være nyttig hvis du ved et uhell sjekket ut feil dokument.