Innholdsfortegnelse:
- Begynn for liten
- Mangler å dekke dine forutsetninger
- Behandle prosjektet som den eneste VIP (svært viktig prosjekt)
- Å tro at tilgjengeligheten er et ferdighetssett
- Abonnere på myten om ubegrensede ressurser
- Stole på urealistiske estimater
- Glemmer å forberede seg på Murphys lov
- Succumbing å møte galskap
- Glem det at det bare er en modell
- Stole på mirakler
Video: Prosjektoppgave i Prosjektledelse 2024
Det er vanskelig å administrere et prosjekt. Omfang, ressurser, forventninger, tidsplaner og budsjetter endres alltid. Selv om Project 2016 kan hjelpe deg med mekanikken til å organisere, planlegge og spore et prosjekt, kan det ikke hjelpe deg med å forhindre alle fallgruvene i prosjektledelsen. Her er en titt på ti av de vanligste fallgruvene og tips om hvordan du unngår dem.
Begynn for liten
For å starte på høyre fot i et nytt prosjekt, start med å reflektere over det store bildet og arbeid deg ned til detaljene systematisk. Du må forstå formålet, målene og den strategiske betydningen av prosjektet før du dykker inn i detaljerte oppgaver som er nødvendige for å fullføre prosjektet.
Begynn med å stille disse spørsmålene: Skal prosjektet organiseres av leverbare? Etter fase? Etter geografi? Etter type teknologi? Tenk gjennom implikasjonene ved å organisere prosjektet ditt på hver av disse måtene.
Når du bestemmer hvordan du vil organisere prosjektet, kan du starte arbeidsavbruddstrukturen (WBS). Hvis du bestemmer deg for å organisere prosjektet ditt per fase, reflekteres hver fase av prosjektet i toppnivået til WBS; hvis du bestemmer deg for at leveranser er en bedre måte å organisere prosjektet på, er det toppnivået. Når toppnivået ditt er etablert, kan du begynne å dekomponere toppnivået i mer detaljerte arbeidspakker og fra arbeidspakker til oppgaver.
Mangler å dekke dine forutsetninger
Du kunne ikke planlegge et prosjekt uten noen forutsetninger. Å gjøre forutsetninger er ikke et problem, men å tro at andre mennesker kjenner - eller deler - forutsetningene dine er et problem.
Når du starter et nytt prosjekt, opprett en antagelseslogg - enten i et Excel-regneark eller som et Word-bord. Dokument forutsetningen, angi fristen for å validere den, og legg til et felt for kommentarer. Det er veldig enkelt, men det sikrer at alle opererer under det samme settet av antagelser.
Lim inn antagelsen til Notes-delen av oppgavene som berøres av antagelsen.
Behandle prosjektet som den eneste VIP (svært viktig prosjekt)
Prosjektet ditt er viktig for deg; Faktisk kan det være det viktigste aspektet av arbeidet ditt. Det kan imidlertid ikke være så viktig for alle andre. Hvis du jobber i en organisasjon som har mange pågående prosjekter, er det sannsynligvis ikke ditt nummer 1-prioritet. Når ressursene trekkes fra prosjektet ditt for å hjelpe deg med en annen, kan du bare gå tilbake til tidsplanen og revidere planen for å fullføre arbeidet.Du må kanskje revidere grunnlinjen eller til og med opprette en ny.
Å tro at tilgjengeligheten er et ferdighetssett
Når du arbeider dypt inne i prosjektet og prøver å balansere ressurs tilgjengelighet med arbeidet som må fylles ut, er den enkleste strategien å lete etter den første ikke-allokerte eller under- tilordnet ressurs og tilordne personen til en oppgave. Problemet er at den ufordelte ressursen kanskje ikke har ferdigheter til å utføre arbeidet. En ansattes stilling i IT-avdelingen, for eksempel, garanterer ikke, eller til og med, at han kan bygge en database eller arkitekt et system. Identifiser ferdighetene som er nødvendige for å fullføre arbeidet, og identifiser ferdighetssettene med tilgjengelige ressurser. Du må kanskje til og med identifisere ferdigheter nivåer, som inngangsnivå, midlevel og ekspert.
Abonnere på myten om ubegrensede ressurser
Hvis du ikke beregner innsatsen i og varigheten av hver oppgave, risikerer du å tildele for mye arbeid til en enkelt ressurs. I de fleste tilfeller er ressursene ikke dedikert til prosjekter på heltid. Mange ressurser jobber i en matrise organisasjon - de jobber med flere prosjekter, eller de gjør prosjektarbeid.
Hvis du ikke bestemmer hvor lenge ressursene må tilbringe på prosjektet og nivåer arbeidet tilsvarende, står du overfor en ubehagelig overraskelse når prosjektet legger seg fordi ressursene ikke er 100 prosent dedikerte eller fordi du har overallokert dem.
Stole på urealistiske estimater
Som prosjektleder stoler du på teammedlemmer for å gi nøyaktige kostnads- og varighetsestimater av deres arbeid. Tross alt kan du ikke være fagperson innen alle områder. Men fordi du fortsatt er ansvarlig for tidsplanen og budsjettet du utvikler, bør du forstå hvordan estimatene ble utviklet og deretter verifisere riktig estimeringsmetode.
I avsnittet Notater dokumenterer du beregningsgrunnlaget og antagelsene som brukes til å utvikle et estimat for å holde oversikt over variablene knyttet til estimatet.
Glemmer å forberede seg på Murphys lov
En prosjektleder har en do-do-holdning. Å være i ferd med å løse problemer og levere resultater, betyr imidlertid ikke at du har råd til å være blindt optimistisk om prosjekter. Levering til tid og på budsjett avhenger dels av å etablere beredskapsreserven for både tidsplanen og budsjettet. Du kan etablere reserve for individuelle oppgaver som iboende er risikabelt og sette en samlet prosjektreserve. For enklere prosjekter er en reserve på 10 prosent tilstrekkelig. For ledende teknologi, kan du trenge en reserve på 50 prosent eller mer.
Succumbing å møte galskap
Nummer-ett hinder for å fullføre oppgaver er utvilsomt møtet. Du kan huske arbeidsdager hvor du hustled fra ett møte til det neste, bare for å komme til slutten av dagen og innse at du ikke klarte å fullføre noe av ditt eget arbeid. Du trenger sannsynligvis ikke å delta på alle disse møtene. Og hvis de i det minste hadde blitt kjørt mer effektivt, kunne de ha konkludert om halvparten av tiden.
Stopp møysvansen! Planlegg møter - til og med ukentlige statusmøter - bare når det er nødvendig. Forsøk ved å holde lagsmøter hver annen uke eller gjennomføre en-mot-en-møter med individuelle lagmedlemmer. Hvis et bestemt emne på dagsordenen krever innspilling fra en interessent, kan du invitere personen til å delta kun på den delen av møtet og deretter bli unnskyldt for å komme tilbake til arbeid.
Glem det at det bare er en modell
Når du vet hvordan du lager en effektiv tidsplan ved hjelp av Project, må du ikke feillegge tidsplanen for virkeligheten. Planen er bare en modell av virkeligheten, gitt informasjonen som er tilgjengelig på det tidspunktet. Informasjon, forutsetninger, estimater og ressurser alle endringer; Risiko og problemer er alltid til stede; og selvfølgelig endres omfanget av prosjektet. Så snart du baserer prosjektet, er det sannsynligvis utdatert.
Gjør ditt beste for å oppdatere modellen med den nyeste informasjonen, men husk at bare planlegging av et arrangement garanterer ikke at det vil oppstå.
Stole på mirakler
Hvis du ikke kan finne ut hvordan du møter en frist gitt ressursene og informasjonen du går inn i Project, er det lite sannsynlig at du vil møte tidsfristen. Faktisk kan Project hjelpe deg med å kommunisere problemene som er forbundet med en aggressiv leveringsdato. Du kan vise interessentene tidsplanen og be dem om å hjelpe deg med å bestemme hvordan du kan øke ferdigstillelsen av oppgavene. I noen tilfeller kan interessenter gi relevant informasjon som hjelper deg med å ferdiggjøre tidligere; I andre tilfeller vil de imidlertid at prosjektet gjøres på en bestemt dato, men det er ingen rimelig måte å møte forfallsdato på.
Når du møter en urealistisk frist, møt den så godt du kan. Hvis tidsfristen bare er umulig, bekrefter du det. Du kan bruke Project for å søke etter alternative tilnærminger for å oppnå prosjektleveransen - selv om du ikke kan bruke den til å komprimere tid.
