Arbeider med distribusjonslister i Outlook

Du kan opprette en distribusjonsliste i Outlook Contacts-modulen din som inneholder navn på mer enn én person for de tidene når du sender en melding til flere personer samtidig. Du kan også tilordne kategorier til distribusjonslister (akkurat som du kan med individuelle kontakter), og du kan sende en distribusjonsliste til andre personer som et vedlegg til en e-postmelding, slik at de kan bruke samme liste som du gjør hvis de er også ved hjelp av Outlook.

Opprette en distribusjonsliste

Opprette en distribusjonsliste er et enkelt spørsmål om å lage et navn på listen din og velge fra samlingen av navn du har lagret på systemet ditt. En distribusjonsliste holder ikke oversikt over telefonnumre og adresser, bare e-postadresser.

For å opprette en distribusjonsliste i kontaktmodulen din, følg disse trinnene:

1. Velg File -> New -> Distribution List (eller trykk Ctrl + Shift + L).

Dialogboksen Distribusjonsliste vises.

2. Skriv inn navnet du vil tildele til distribusjonslisten din.

Navnet du skriver inn, vises i tekstboksen Navn.

3. Klikk på Velg medlemmer-knappen.

Dialogboksen Velg medlemmer vises, viser en liste over tilgjengelige navn på venstre side og en tom boks på høyre side.

4. Dobbeltklikk navnet på hver person du vil legge til i distribusjonslisten din.

Hvert navn som du dobbeltklikker vises i kolonnen Legg til i distribusjonsliste på høyre side av dialogboksen.

5. Når du er ferdig med å plukke navn, klikker du OK.

Dialogboksen Velg medlemmer lukkes.

6. Klikk på Lagre og Lukk (eller trykk Alt + S).

Dialogboksen Distribusjonsliste lukkes, og Distribusjonslisten vises i listen over kontakter.

Når du oppretter en distribusjonsliste, kan du også inkludere e-postadressene til folk som ikke er inkludert i kontaktlisten eller noen av dine andre Outlook-adressebøker. Hvis du vil legge til en slik outsider i distribusjonslisten din, klikker du Legg til ny (i stedet for Velg medlemmer) i trinn 4 ovenfor. Skriv inn navnet og e-postadressen til personen du vil legge til i dialogboksen Legg til nye medlemmer, klikk OK, og følg resten av trinnene nøyaktig på samme måte.

Redigere en distribusjonsliste

Folk kommer og folk går i distribusjonslister, akkurat som de gjør overalt. Heldigvis kan du redigere listene. Bare klikk på Kontakter-ikonet i navigasjonsruten og dobbeltklikk navnet på en av distribusjonslister (oppføringene som viser et lite tohodet ikon til høyre for navnene deres).Når du åpner en distribusjonslisteoppføring, ser du samme skjermbilde som du så da du først opprettet listen. Her har du noen nyttige alternativer:

• For å fjerne et medlem av listen: Klikk det navnet og klikk på Fjern-knappen.
• For å velge et nytt medlem fra navnene som allerede finnes i kontaktlisten eller listen Global adresser: Klikk Velg medlemmer og følg samme rutine som du bruker når du oppretter en liste.
• For å legge til en person hvis e-postadresse ikke er oppført i noen av adressebokene dine: Klikk på Legg til ny knapp, fyll inn personens navn og e-postadresse, og klikk OK.

Bruke en distribusjonsliste

Distribusjonslister vises som elementer i kontaktlisten din sammen med folks navn - så (som du sikkert kan gjette) kan du bruke en distribusjonsliste til å adressere en e-postmelding akkurat som du ville med noen kontakt. Slik gjør du det:

• Du kan dra kortet for en distribusjonsliste til innboksen din for å opprette en ny e-postmelding til listen.
• Du kan skrive navnet på distribusjonslisten i Til: -linjen i en e-postmelding, og klikk på Kontroller navnene i verktøylinjen.

Når Outlook legger til en understreke til navnet i boksen Til: Du vet at meldingen din vil gå til folkene på Distribusjonslisten din.