Planlegging Fase av Office 365 Implementering - Dummies

Planleggingsfasen av en Office 365-implementering avhenger stort sett av mange faktorer, inkludert om du bruker den profesjonelle og småbedriftsplanen eller bedriftsplanen. Uansett hvilken plan du bruker, vil du få et håndtak på ressursene og rollene du trenger for implementeringen, samt slike oppgaver som:

• Møtesynkronisering

• Problemsporing

• Strategier rundt e-post, som postboksstørrelse og e-post integrering med SharePoint

• Kontoinnlevering og lisensiering

• Betraktning av Internett-båndbredde

• Programvare og maskinvarebeholdning

• Administrator og sluttbrukeropplæring

• Kommunikasjonsplanlegging

Synkroniseringsmøter for Office 365-implementering

Med enhver Enterprise-programvare adopsjon er det viktig å opprettholde åpne kommunikasjonslinjer. Hvis alle er på samme side, er det lettere å navigere problemer etter hvert som de oppstår i stedet for på slutten av prosjektet.

Å trekke en side fra SCRUM-metodikken, er det en god ide å ha daglige oppstart hvor lagene står i en sirkel og raskt kunngjør hva de jobber med, og hvilke hindringer som blokkerer dem fra å fortsette med oppgavene sine.

Programvareutviklingsmetoden kjent som SCRUM er en prosess for å fullføre kompliserte programvareutviklingssykluser. Begrepet kommer fra den australske sporten av rugby hvor hele laget beveger seg nedover feltet som en enhet i stedet for som enkelte spillere. Hvis du ikke er kjent med SCRUM, så sjekk ut Scrum Alliance-nettsiden.

Problemsporing for Office 365-implementering

Sporingsproblemer da de oppstår, er kritiske, og du trenger en prosess på plass. SharePoint er ideell for sporing av problemer, så du vil kanskje bruke en pilotimplementering av Office 365 som inkluderer SharePoint Online for å spore problemene dine for Office 365-implementeringen. Er ikke den taktikken et sinnsbender?

E-poststrategier for Office 365-implementering

E-post spiller en svært viktig rolle i nesten alle organisasjoner. Når du flytter til Office 365, flytter du ditt e-postsystem. E-post kan bli bredt spredt og integrert i mange forskjellige kroker av infrastrukturen.

Du vil sørge for at du gjør en grundig revisjon for å finne ut hvilke systemer og applikasjoner som bruker e-post, og som du vil flytte til Office 365. I tillegg bør størrelsen på brukerens e-postkasser være forstått og mengden e-post som vil bli migrert til Exchange Online (som er e-postdelen av Office 365).

Legg spesielt merke til hvordan du bruker SharePoint og hvordan SharePoint bruker e-post. Hvis du er ny på SharePoint, er du inne for en godbit fordi du får en forståelse for hvordan produktet integreres med e-post.

Kontoinnstilling og lisensiering for Office 365-implementering

Den gode nyheten er at Office 365 er svært fleksibel i lisensiering, brukervilkår og administrasjon. Med det sagt, vil du imidlertid planlegge antall brukere og krav til lisens du trenger for din organisasjon.

Du kan velge å vedta Office 365 på en gang eller som en fasetilnærming ved å flytte en enkelt gruppe til Office 365 som pilot. I begge tilfeller må du forstå lisenskravene dine slik at du kan planlegge ressurser og kostnader tilsvarende.

Gjennomgang av Internett-båndbredde for implementering av Office 365

Fordi Office 365 lever i skyen og er tilgjengelig over Internett, må forbindelsen være topp. Nettverksadministratoren eller IT-konsulenten kan bruke et antall forskjellige verktøy for testing av nettverksbåndbredde, slik at du har førstehåndsrapporter om hvor mye båndbredde du bruker for øyeblikket i organisasjonen din og hvordan flytting til skyen vil påvirke brukerne.

Programvare og maskinvare-inventar for Office 365-implementering

Det er viktig å foreta en revisjon av dagens programvare og maskinvareressurser. Heldigvis har Microsoft et verktøy tilgjengelig for bare en slik oppgave. Det kalles Microsoft Assessment and Planning (MAP) verktøykasse, og det kan lastes ned ved å søke etter det i Microsoft Download Center.

Administrator og sluttbrukeropplæring for Office 365-implementering

Som med ethvert nytt system er trening et nødvendig element. Office 365 er designet med intuitive brukergrensesnitt for både administrasjon og sluttbrukere, men uten trening planer du terningene.

En populær og vellykket tilnærming til trening når det gjelder intuitive design kalles trener trener. Tanken er at du investerer i formell opplæring for en strømbruker, og da brukeren trener resten av selskapet. Denne strategien er veldig kraftig, selv for store organisasjoner fordi treningen skaleres eksponentielt. Etter hvert som folk trent, trener de andre.

Migreringsbehov for implementering av Office 365

En av de største aspektene ved å flytte til Office 365 vil være overføring av innhold, inkludert postkasser og annet innhold. Den ideelle situasjonen er at organisasjonen din har levd under en stein, og har ikke noe dokumentstyringssystem på plass eller tilpasset portalfunksjonalitet.

I dette scenariet begynner du ganske enkelt å bruke SharePoint i all sin prakt og bade i effektiviteten og produktivitetsgevinsten i et moderne portalmiljø.

Sjansene er imidlertid at du allerede har en rekke systemer på plass. Disse systemene kan være SharePoint, eller de kan være en tilpasset utviklet løsning. I alle fall må du planlegge å migrere innholdet og funksjonaliteten til disse systemene i Office 365.Den gode nyheten er at Office 365 er definitivt et produkt verdt å tilbringe tid, innsats og ressurser i å vedta.