Outlook og Outlook Alerts og SharePoint Online - dummies

Med Outlook 2010 og SharePoint Online-integrering, kan du synkronisere dokumentbiblioteker med Outlook og vise dokumentene i Outlook-innebygd visningsprogram. Du kan også trekke lister, for eksempel kalendere, oppgaver og kontakter til Outlook, og til og med jobbe med dem offline, og vite at når du kobler deg til Internett, synkroniseres oppdateringene dine tilbake til SharePoint.

For både biblioteker og lister klikker du på Koble til Outlook-alternativet på båndet og følger instruksjonene for å synkronisere dem til Outlook. Du må gjøre dette for hvert av bibliotekene og lister du vil trekke inn i Outlook.

Hvis du bruker Outlook til å administrere dine egne oppgaver, skiller seg fra gruppearbeidene dine i SharePoint, kan du nå aggregere både Outlook-oppgaver og SharePoint-oppgaver for å sikre at du ikke glemmer å plukke opp melk fra matbutikken på vei hjem mens du er opptatt med å levere godt arbeid for laget ditt.

Bare hent din SharePoint-oppgaveliste i Outlook, og du vil se at alle oppgaver som er tildelt deg fra SharePoint-listen, nå vises i listen Oppgaver sammen med oppgavene du opprettet for deg selv i Outlook. Du kan vise To-Do-listen to måter:

• I Outlook-navigasjonsruten til venstre klikker du Oppgaver, og velg deretter To-Do-liste under Mine oppgaver.

• Se etter oppgavelinjen under kalenderen i boksen To-Do i Outlook på høyre side. Hvis du ikke ser Til-Do-linjen, er den sannsynligvis skjult. Vis det ved å klikke Vis fra menyen, klikk på ikonet for å gjøre bar fra båndet, og velg deretter Normal.

Hvis du fremdeles mottar e-postvarsler for å være på toppen av SharePoint-dokumentbiblioteker og lister, må du konfigurere Outlook-varsler i stedet. Følg disse trinnene:

1. Klikk på menyen Brukerinnstillinger øverst til høyre på skjermen din fra ditt lagsted på et profesjonelt og liten virksomhetsabonnement. Hvis du har et virksomhetsabonnement (E-plan), klikker du på navnet ditt øverst til høyre på skjermen.

   

2. Velg Mine innstillinger i rullegardinmenyen.

3. Klikk Mine varsler.

4. Klikk på Legg til varsel.

5. Velg listen eller biblioteket du vil bli varslet til.

   Du kan bare velge en om gangen.

6. Skriv inn dine valg for varselet.

   Alternativene inkluderer frekvens, hvem skal sende den til, leveringsmetode, når du skal sende varselet og så videre.

7. Klikk på OK.

Enda en annen måte å sette opp varsler er å gå til dokumentbiblioteket eller listen, gå til Bibliotekverktøy på båndet, og klikk Alert Me. Følg instruksjonene.

Du vil bli varslet via e-post at du har opprettet varselet ditt.