Administrer innhold med SharePoint Online Document Sets - dummies

I SharePoint Online, en av produktene Microsoft Office 365, kan et dokumentsett gruppere deg dokumenter sammen basert på noen kriterier og deretter arbeide med gruppen av dokumenter som en enkelt enhet.

For eksempel kan du ha et prosjekt du jobber med for markedsføring og et prosjekt du jobber med for regnskap. Du kan gruppere markedsføringsdokumenter sammen og gruppere regnskapsdokumenter sammen. Du kan da samhandle med regnskaps- eller markedsføringsdokumenter som en enkelt gruppe i stedet for enkeltvis.

Ved hjelp av dokumentsett kan du sende alle dine markedsføringsdokumenter gjennom en arbeidsflyt i en batch samtidig, eller se versjonen for alle dokumentene som et sett på et bestemt tidspunkt.

For å begynne å bruke Document Sets, må du først aktivere funksjonen for nettstedet ditt. For å gjøre dette, følg disse trinnene:

1. Klikk på Site Actions-knappen, og klikk deretter på Site Settings.

   Siden Nettstedinnstillinger vises, og viser alle innstillingene for dette bestemte SharePoint-nettstedet.

2. Gå til Administrasjonssammensetningen for Site Collection og klikk på koblingen Nettstedssamlingsfunksjoner.

   Funksjonssiden for denne spesifikke nettstedssamlingen vises.

3. Klikk på Aktiver-knappen ved siden av Dokumentsett-funksjonen.

Når funksjonen Document Sets er aktivert, kan du legge til funksjonaliteten til et hvilket som helst bibliotek. Dokumentet settes i form av en innholdstype i SharePoint. En innholdstype er gruppering av metadatafelt i en enkelt gruppe. For eksempel kan du ha en oppskrift som har en innholdstype som inneholder metadata, for eksempel ingredienser, matlagingstider og nødvendige krydder.

SharePoint Document Set innholdstypen inneholder all funksjonalitet som kreves for å gruppere flere dokumenter i en enkelt enhet.

Et felles dokumentbibliotek i SharePoint er biblioteket Delt dokumenter. Du kan legge til dokumentsettfunksjonaliteten i biblioteket Delt dokumenter ved å følge disse trinnene:

1. Naviger til biblioteket der du vil legge til dokumentsettfunksjonaliteten.

2. Klikk på knappen Biblioteksinnstillinger som er plassert på fanen Bibliotek.

   For å legge til en innholdstype i dette biblioteket må du først aktivere redigering.

3. Klikk på koblingen Avanserte innstillinger på siden Biblioteksinnstillinger.

   Siden for avanserte innstillinger vises, og lar deg utføre avansert konfigurasjon for dette biblioteket.

4. I delen Innholdstype velger du Ja for å tillate redigering av innholdstypene.

5. Klikk på OK for å gå tilbake til siden Biblioteksinnstillinger.

   Legg merke til at en ny seksjon vises på siden nå kalt innholdstyper.

6. Klikk på koblingen Legg til fra eksisterende nettsted innholdstyper for å legge til en eksisterende innholdstype for innhold.

7. Velg innholdet for dokumentsett, klikk på Legg til, og klikk deretter OK.

Nå som dokumentsettingsfunksjonen er lagt til i biblioteket, kan du opprette et nytt dokumentsett. Hvis du vil opprette et nytt dokumentsett, klikker du på fanen Dokumenter i båndet og deretter under rullegardinmenyen Nytt dokument, velger du Dokumentsett.

Et dokumentsett vises i biblioteket Delt dokument, akkurat som et annet dokument. Du kan samhandle med et dokumentsett akkurat som du samhandler med et enkelt dokument i biblioteket. Forskjellen er imidlertid at når du klikker på et dokumentsett, åpner du gruppering av dokumenter i stedet for et enkelt dokument.

Når dokumentsettet åpnes, vises et nytt dokumentsett-faneblad på båndet. Denne kategorien lar deg administrere dokumentsettet med funksjoner, for eksempel redigering av egenskapene, endring av sikkerhetsrettigheter, deling av dokumenter, fange versjoner eller skyving av alle dokumentene gjennom arbeidsflyt i en batch.