Administrer innhold med SharePoint Online Document Libraries - dummies

Med SharePoint Online, et av Office 365-produktene, fungerer dokumentbiblioteker på samme måte som de hadde brukt deg til å bruke tid, energi og ressurser til implementering av SharePoint deg selv. Med SharePoint Online, registrerer du deg bare om morgenen og begynner å bruke SharePoint på ettermiddagen.

A dokumentbibliotek er en spesiell mappe som du kan få tilgang til via nettleseren din eller direkte fra Office-programmer, for eksempel Word eller Excel. Hvis du noen gang har brukt SharePoint, er du kjent dokumentbiblioteker.

Et SharePoint-dokumentbibliotek tar seg av den tunge løftingen av å administrere innhold, for eksempel muligheten til å sjekke inn og sjekke ut et dokument, versjon, sikkerhet og arbeidsflyt. Hvert dokument i et bibliotek har en kontekstmeny som kan nås ved å svinge over elementet og deretter klikke på rullegardinmenyen som vises i høyre hjørne.

Et kjent tema i Office 365 er integrasjon mellom produkter. I tillegg til å jobbe med dokumentbibliotekets funksjonalitet, for eksempel sjekke inn og sjekke ut ved hjelp av nettleseren, kan du også gjøre det fra Office-dokumentene.

Som du kan forestille deg, tar det mye plass i databasen for å lagre flere versjoner av dokumenter. Av denne grunn er versjonen slått av som standard på nye SharePoint-dokumentbiblioteker.

For å slå på versjonen, følg disse trinnene:

1. På båndet klikker du på fanen Bibliotek og klikker deretter på Bibliotekinnstillinger-knappen.

   Siden Bibliotekinnstillinger vises.

2. Klikk på Versjonsinnstillinger-lenken.

   Siden Versjonsinnstillinger vises.

   

3. Velg installeringsinnstillingene som kreves for ditt scenario.

   • Du kan velge å ha No Versioning, Major Versions eller Major og Minor versjoner. Større versjoner opprettes når du sjekker inn et dokument, og mindre versjoner blir opprettet når du lagrer et utkast.

   • Du kan også konfigurere en rekke andre innstillinger, blant annet ved å kreve innholdsgodkjenning, antall versjoner som skal beholdes, antall utkastsversjoner som skal beholdes, sikkerhetsnivået og om biblioteket skal kreve at brukere sjekker ut dokumentet før de kan gjøre endringer.

4. Klikk på OK for å lagre innstillingene dine.