Vedlikehold av alle alternativene i et valgfelt kan være tungvint og utsatt for feil. SharePoint 2010 bruker en lignende modell til relasjonsdatabaser ved å skille oppslag informasjon fra listen transaksjonen .
Tenk på alle oppslagsdata som kan opprettholdes i separate lister. For eksempel kan oppslagslister på maskinvareopphold omfatte maskinvare type, vedlikeholdskontrakt og avdeling sted. Disse listene kan opprettholdes uavhengig av transaksjonsliste - selve varen.
Du kan for eksempel lage en avdelings tilpasset liste med et enkelt felt - Tittel - og fylle det med navnene på avdelinger i organisasjonen. Bygg opp frivillige prosjekter-transaksjonslisten (hvor du sporer ansatte som jobber med frivillige prosjekter), og avdelinger er en kolonne i denne listen.
I stedet for å bygge et valgfelt, bruk Oppdatatype for å koble til Avdelingslisten din og bruk Tittel-feltet som data for Avdelingskolonnen på listen Frivillige prosjekter.
Du kan også legge til andre kolonner fra oppslagslisten til rullegardinlisten for å hjelpe brukerne til å velge riktig valg. Når en bruker velger verdien fra rullegardinlisten, vises også verdiene for de ekstra kolonnene.
Her er et scenario som bruker en oppslagskolonne til å vise kundens salgsområde. Kundens navn og salgsområde er lagret i en liste og vises i en annen liste ved hjelp av en oppslagskolonne.
For brukere som er kjent med databaser og referanseintegritet, legger SharePoint 2010 til alternativer for å støtte denne implementeringen. Oppslagskolonner kan også brukes til å lage en kjede av sammenføyde lister som kan brukes til å spørre og vise verdier fra flere kolonner.