Biblioteker for SharePoint Online Sites - dummies

Når du trenger en måte å organisere filer slik at de er tilgjengelige via et SharePoint Online-nettsted, finner du et utvalg prebuilt for de vanligste typene biblioteker i SharePoint Online. Ta en gander på disse standardbiblioteker og de korte beskrivelsene av hva de gjør:

• Asset Library: Her lagrer du informasjonen eiendeler annet enn dokumenter - klar til bruk informasjon i form av bilder, lydfiler, videofiler - for å gjøre dem tilgjengelige og regulere bruken av dem.

• Data Connection Library: Denne bibliotekstypen er der du kan sette og dele filer som spesifiserer og beskriver eksterne dataforbindelser. For eksempel vil du kanskje at brukerne skal kunne trekke data fra et datalager. Å sette opp en tilkobling til datalageret og få alle servernavnene, brukernavnene og tilkoblingsinformasjonen helt riktig, kan være kjedelig.

  Ved hjelp av et datatilkoblingsbibliotek kan en administrator konfigurere tilkoblingene og lagre dem i biblioteket. Brukerne vil da bare bruke tilkoblingen til datalageret når de vil trekke data og analysere det.

• Dokumentbibliotek: Du kjører over - og opprett - mange av dem i SharePoint. Slike biblioteker er for lagring av dokumenter, organisering av dem i mapper, kontroll av deres versjoner og regulering av bruken av dem med et innsjekkings- / utsjekkingssystem.

• Formularbibliotek: Her lagrer du og administrerer elektroniske versjoner av blanke forretningsformer for hverdagsdokumentasjon, for eksempel innkjøpsordrer og statusrapporter. For å opprette og vedlikeholde biblioteker av denne typen, trenger du en Microsoft-kompatibel XML-editor.

  Som det skjer, gir Microsoft en - InfoPath. Vær imidlertid oppmerksom på at skjemabiblioteket bare er et sted å lagre dataene som er lagt inn i skjemaet. For å bygge selve skjemaet, må du bruke InfoPath.

• Bildebibliotek: Denne bibliotekstypen er for lagring og deling av digitale bilder. Forskjellen mellom Assets Library og Picture Library kan være subtil fordi de begge lagrer bilder. Hovedforskjellen ligger i navnet. Bildebiblioteket er utformet spesielt for å lagre bilder, og aktivitetsbiblioteket brukes til å lagre bilder.

  Hvis du tenker på et bilde som et bilde og et bilde som noe som en logo eller grafikk, begynner forskjellene å dukke opp. Bildene i et bildebibliotek viser for eksempel et miniatyrbilde når de vises i søk, men bildene i et bildebibliotek gjør det ikke.

• Record Library: Du lager forretningsposter i dette biblioteket.Når du oppretter et rekordbibliotek, legger du til noen funksjonalitet som gjør at SharePoint kan lage opptakshåndterings- og oppbevaringsplaner. Denne typen funksjonalitet er viktig når du vil sørge for at du gjør din due diligence til å holde oversikt over dine forretningsrekorder ved å la SharePoint gjøre den tunge løftingen.

• Rapportbibliotek: Denne bibliotekstypen er dedikert til nettsider og dokumenter som holder styr på ytelsen (og andre slike beregninger), fremgang mot forretningsmål og annen informasjon som brukes i forretningsinformasjon.

• Slide Library: Du kan bruke denne typen bibliotek til å vise Microsoft PowerPoint-lysbilder (eller de som er opprettet i kompatible lignende programmer) til flere seere gjennom SharePoint-systemet. Du kan også bruke denne bibliotekstypen til å finne, organisere og gjenbruke eksisterende lysbilder.

• Wiki Page Library: Biblioteker av denne typen har sammenkoblede nettsider som inneholder innhold, for eksempel tekst eller bilder og funksjonalitet i form av Web Parts som flere brukere kan redigere enkelt.